Требования к тексту распорядительной документации

- Гарантируем  возврат кредита в сумме...,

- Оплату  гарантируем. Наши банковские  реквизиты...,

- Контроль  за выполнением возлагается...

     Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное  или специальное понятие. Совокупность  терминов отдельной области знаний  или профессиональной деятельности  составляет терминологию, или терминосистему.

     Употребление терминов в строго  фиксированном значении обеспечивает  однозначность понимания текста, что очень важно в деловом  общении.

    Термины, используемые в управленческой  документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной  области, которой посвящается  содержание документа, а также  термины, сложившиеся в сфере  документационного обеспечения.[2, c.520]

    Правильность и стабильность  употребления терминов на практике  достигается использованием терминологических  словарей и стандартов, которые  устанавливают строго однозначную  систему понятий и терминов  и способствуют упорядочению  терминологии. Термины, употребляемые  в сфере документационного обеспечения  управления, зафиксированы в ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения».

   В письмах должны употребляться  только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования  учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические  названия и другие должны точно  соответствовать официальным названиям.

     Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

   В тексте одного письма можно  выражать просьбы или другие  вопросы, если они на исполнение  будут переданы одному лицу.

   Кроме традиционных языковых  формул в деловой переписке  встречаются иностранные слова  и словосочетания. Практически они  играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома,  часть распространена в меньшей  степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных  слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет  хорошее впечатление у знающего  эти слова партнера и позволяет  поставить в тупик постороннего  читателя.

     По содержанию и назначению  письма могут быть:

- инструктивными;

- сопроводительными;

- гарантийными;

- информационными;

- благодарственными;

- поздравительными;

- рекламными.

   Есть также письма-просьбы, письма-запросы,  письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения  и др. Каждая разновидность писем  имеет свои особенности в составлении и оформлении.

   Письма-приглашения.

   Письма-приглашения с предложением  принять участие в семинарах,  совещаниях и других мероприятиях  обычно адресуются руководителю  организации, конкретному должностному  лицу, но могут быть адресованы  и всему коллективу. В письмах  указываются условия участия,  место и время проведения мероприятий,  а при необходимости и форма  одежды. В письме обычно оформляется  реквизит «приложение», в котором  сообщается программа мероприятия. 

   Гарантийные письма

   Гарантийные письма составляются  с целью подтверждения определенных  обещаний или условий и адресуются  организации или тдельному лицу. Гарантироваться могут плата  за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата  товара, аренды и т. д. В таких  письмах используются стандартные  выражения: «фирма гарантирует,  гарантируем, просим выслать в  наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем,  сроки поставки гарантируем, качество  изделий гарантируем...».

   В письме обычно указываются  платежные реквизиты организации,  дающей гарантии оплаты.

   Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

   Письма-просьбы

   Существует огромное количество  ситуаций, дающих повод для изложения  просьб от имени предприятий,  организаций, учреждений. Текст данного  письма обычно строится по  следующей форме: в основной  части содержания изложение причины,  побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в  заключительной части высказывается  надежда на ожидаемый результат.  Просьбы обычно выражаются словами  «прошу, просим»;

Просим  оказать содействие...;

Просим  выслать в наш адрес...;

Прошу ликвидировать задолженность...;

Прошу принять меры...

   Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости  исполнения просьбы, поэтому в  тексте письма приводятся убедительные  доказательства, прилагаются расчеты,  сметы и другие подтверждающие  основания, которые оформляются  реквизитом «приложение».

    Письма-ответы

    Текст письма-ответа обычно начинается  с повторения просьбы. Далее  излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Характер  информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой  переписке действует принцип  параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

1. Наличие  в письме-ответе ссылки на первоначальное  письмо и его тему;

2. Использование  одинаковых языковых средств  выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;

3. Сопоставимость  объемов информации и аспектов  содержания в обоих письмах;

4. Соблюдение  определенной последовательности  в изложении аспектов содержания.

   Благодарственные письма

   В последнее время в деловой  переписке стали широко применяться  письма-благодарности.

Письма  благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные  услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

   Письмо может быть оформлено  на бланке письма или на  бланке цветном бланке) благодарственного  письма. В том случае, если письмо  оформлено на бланке письма, оно  регистрируется в установленном  порядке. Письмо, оформленное на  бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на  реквизит «подпись» может быть  проставлена печать. Поскольку письмо  носит личностный характер, в  нем не рекомендуется оформлять  реквизит «исполнитель». В текстах  писем используется типовая форма  изложения:

- Выражаю  благодарность...;

- Искренне  признателен...;

- С благодарностью  отмечаем...;

- Благодарю...;

     Сопроводительные письма

     Сопроводительные письма составляются  для сообщения адресату о направлении  каких-либо документов. Текст письма  состоит из двух частей: сообщения  о высылаемом материале и уточняющих  сведениях (приложения). Обычно текст  сопроводительного письма очень  короток, умещается на формате  А5 и не имеет самостоятельного  заголовка. Сопроводительные письма  обычно начинаются со слов:

- Направляю  информацию...;

- Возвращаем  справочные материалы...;

- Возвращаем  подписанный с нашей стороны  договор...;

- Посылаем  справочную литературу...

     Разновидностью сопроводительного  письма выступает договорное  письмо. В этом письме говориться  о конкретном виде документа  — договоре. [3,c.235] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Требования  к тексту распорядительной документации  

     Деятельность  предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией управляющей компанией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или  коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей обособленных подразделений  и управляющей компании. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению документов по установленным  правилам.[7, c.368]

     Все документы делятся на 2-е большие  группы:

     – первая – документы по общим вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений компании;

     – вторая – документы по функциям управления, которые готовятся функциональными подразделениями обособленными подразделениями.

     Управленческие документы делятся на организационные и распорядительные.

     Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделений предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

     Распорядительные документы – документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности компании, так и принятые в порядке единоначалия.

     Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:

     – постановления;

     – распоряжения;

     – деловые, служебные письма, решения, протоколы;

     – приказы, инструкции, поручения;

     – акты и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, в т.ч. вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности структурных подразделений администрации.

     Документы классифицируются также:

     – по месту составления (внутренние и внешние);

     – по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);

     – по срокам исполнения (срочные и несрочные);

     – по происхождению (служебные и личные);

     – по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

     Языку служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость. Служебные документы предприятия связаны с правовой нормой, поэтому объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. В официально – деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально – деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

     – краткость и компактность изложения официального документа;

     – точность и определенность формулировок;

     – однозначность и единообразие терминов;

     – последовательность.

     В соответствии с Регламентом работы компании правом представления Генеральному директору Управляющей компании (далее УК) постановлений и распоряжений обладают директора обособленных подразделений. Подготовка проектов постановлений и распоряжений директора обособленных подразделений (далее ОП), а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена руководителям структурных подразделений ОП, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных подразделений.