Унифицированные системы управленческой деятельности

4.      код организации;

5.      основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6.      идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7.      код формы документа;

8.      наименование организации;

9.      справочные данные об организации;

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печати;

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организацию;

30. идентификатор электронной копии документа.

Существуют определенные требования к оформлению реквизитов документов.

Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).[9]

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.[10]

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.[11]

Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях, независимо от их подчиненности и формы собственности.

2. Какие программы для подготовки документов  используются в вашей организации?

Я работаю в ООО «Рейтинг», основной деятельностью которого является независимая оценка.

Для подготовки документов в нашей организации в основном используется пакет программ Microsoft Office, включающий в себя обновленные программы «Microsoft Word», «Microsoft Excel».

«Microsoft Word» позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор «MS Word» обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

Область применения «Microsoft Excel» весьма широка. В первую очередь это бухгалтерские и инженерные расчеты, составление различных сводок, диаграмм, прайс-листов, а также многое другое.

Также в нашей организации используется программа «Microsoft Outlook». Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, «Microsoft Outlook» является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, «Outlook» позволяет отслеживать работу с документами пакета «Microsoft Office» для автоматического составления дневника работы.

Еще одна программа, используемая в нашей компании – система AUDATEX – это база данных, предназначенная для производства калькуляций восстановительного ремонта транспортных средств.

Система АUDATEX предназначена для автоматизированного определения величины ущерба поврежденных транспортных средств; составления расчета стоимости восстановительного ремонта автомобилей согласно нормативам заводов-изготовителей. В базе программного комплекса AUDATEX содержится полная информация о 26000 моделях транспортных средств от 60 производителей (цены, технологии ремонта, запасные части и сборочные единицы с указанием номеров по каталогам и т.д.).

Также используется в работе программа «1C Предприятие V.7.7» - предназначенная для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами).

3.Составьте приказ об итогах работы с документами в 2008 году в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы:

Список используемой литературы.

1.      Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник / Т.В.Кузнецова – М: Юнити, 2009.

2.      Делопроизводство: Учебник / А.В.Пшенко – М.: Феникс, 2010.

3.      Делопроизводство: Учебник / Т.А.Букова  – М.: Высшая школа, 2010.

4.      Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Л.А.Доронина – М: Проспект, 2008.

5.      Курс делопроизводства: Учебное пособие / Ю.М.Аксенов – М.: Инфра – М, 2009.

[1] Делопроизводство: Учебник / Т.А.Букова  – М.: Высшая школа, 2010. С.93.

[2] Курс делопроизводства: Учебное пособие / Ю.М.Аксенов – М.: Инфра – М, 2009. С. 114.

[3] Делопроизводство: Учебник / А.В.Пшенко – М.: Феникс, 2010. С. 204.

[4] Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Л.А.Доронина – М: Проспект, 2008. С. 130.

[5] Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Л.А.Доронина – М: Проспект, 2008. С. 133.

[6] Курс делопроизводства: Учебное пособие / Ю.М.Аксенов – М.: Инфра – М, 2009. С. 129.

[7] Курс делопроизводства: Учебное пособие / Ю.М.Аксенов – М.: Инфра – М, 2009. С. 136.

[8] Делопроизводство: Учебник / А.В.Пшенко – М.: Феникс, 2010. С. 180.

[9] Делопроизводство: Учебник / А.В.Пшенко – М.: Феникс, 2010. С. 157.

[10] Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник / Т.В.Кузнецова – М: Юнити, 2009. С. 97.

[11] Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник / Т.В.Кузнецова – М: Юнити, 2009. С. 111.