- избегать неконкретных формулировок (например "разные документы", "общая переписка").

    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых  в следующей последовательности:

    - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

    - название организации или структурного  подразделения (автор документа);

    - название организации, которой  будут адресованы или от которой  будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

    - краткое содержание документов  дела;

    - название местности (территории), с которой связано содержание  документов дела;

    - даты (период), к которым относятся  документы дела;

    - указание  на копийность документов дела.⁵

    Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

    Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

    Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

    Название  документа в заголовке дела указывается  в единственном или множественном  числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например " Протоколы собраний акционеров предприятия").

    Термин "документы" употребляется в  заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, но не связанных  последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле.

    Например "Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)".

    Термин "документ" применяется также  в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседания ученого".

    В заголовках дел, содержащих плановую или  отчетную документацию, указывается  период (месяц, квартал, год) на (за) который  составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например "Годовой бухгалтерский отчет ООО "СИБТЕХИНВЕСТ" за 2010 год".

    При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится  дело, указываются в именительном падеже.

    В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется. При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

    если  переписка ведется с однородными  корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например "Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам";

    если  переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например "Переписка об организации  региональной научно-практической конференции " Юридическое образование в России"";

    если  переписка ведется с одним  корреспондентом, его указывают  в заголовке дела. Например "Переписка  с Министерством образования  Российской Федерации по учебным  вопросам".

    При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например "Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам".⁶

2.3 Требования к заполнению формы номенклатуры дел

 

    Составляют  номенклатуру по форме, установленной  Основными правилами работы ведомственных  архивов. Номенклатура содержит в себе пять граф: индекс дела; заголовок дела (тома, части); количество дел (томов, частей); срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню; примечание.

    Графа первая - "Индекс дела". Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

    Группы  цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

    Например: 06-02

    06 - индекс факультета (структурное подразделение университета)

    02 - Приказы ректора университета  по основной деятельности. (Копии).

    В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

    Графа вторая - "Заголовок дела (тома, частей)". В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела.

    В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

    Графа третья - "Количество дел (томов, частей)". Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).

    Графа четвертая - "Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню". Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до минования надобности" (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или "до замены новыми" (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка "ЭК", которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

    Графа пятая - "Примечание". Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.

    В конце года в номенклатуре заполняется  итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.⁷

4.   Установление сроков хранения дел

 

    Сроки хранения дел устанавливают для  обеспечения сохранности документов. Сроки хранения - одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

    Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными. При определении  сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

    "Перечень  типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

    «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы»;

    «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы».

    Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому  на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются  ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное  перечисление документации организаций и предприятий их системы.

    Сроки хранения документов - постоянные или  временные (один, три, пять, десять 15 лет  и т.д.) устанавливаются в зависимости  от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.

    Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2009 году, исчисляется с 1 января 2010 года.⁸

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

    Номенклатура  дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

    Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД).

    Составлению номенклатур дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

    Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций  и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Басаков, М.И., Замыцкова, О.И. Делопроизводство. Издательство Феникс. - Ростов-на-Дону. - 2004.
2. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. Издательство МЭИ. - М. - 2004.
3. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. Издательский дом Дашков и К. - М. - 2004.
4. Мосягина, О.В., Емышева, Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. - 2006. - № 4.
5. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Издательство Юрайт-Издат. - М. - 2004.
6. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления. Издательство Академия. - М. - 2004.
7. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. - 2007. - № 1.