Виды регистрации документов

Министерство  образования и  науки Российской Федерации 

МОУ «Волжский институт экономики, педагогики и права» 

Кафедра социологии и философии 

Факультет заочного обучения 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине: 

«Делопроизводство и контакты» 
 
 

на  тему:

«Виды регистрации документов» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Волжский, 2012 
 
 

     Содержание

Введение                                                                                                                    3

Виды  регистрации документов                                                                               4

Заключение                                                                                                               9

Список  использованной литературы                                                                    10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Актуальность  темы заключается в том, что роль регистрации документов в любой сфере общественной деятельности имеет, особое значение для целей управления, где документ является информационным носителем, и то, как он оперативно оформляется и регистрируется, перерабатывается. Все это влияет на управленческую деятельность. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений.

     Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов. Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

     Цель  данного реферата – изучить и проанализировать регистрации документов (понятие, назначение, принцип и виды регистрации документов).

     Виды  регистрации документов

     Регистрация документов - важная составляющая организации  работы с документами. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы, не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

     Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

     Значение  регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

     Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставления на нем регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учет количества документов; обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов; обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов; обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

     Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия. Не регистрируемые документы сразу же передаются в соответствующие службы, структурные подразделения или конкретным лицам. На практике в настоящее время существует, и применяют три вида системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

     Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником, например: секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Что характерно для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

     Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций с документами в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Она характерна в крупных учреждениях или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная система регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

     Но, практика показывает, что наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная система. Смешанная система предполагает, что одни части документов проходят централизованную регистрацию, как правило, это являются, наиболее важные части документации. Например, которые поступают из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан. А другая же часть (расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания) документа регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

     Выбор того или иного вида работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

     При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

     Для внутренних документов обычно применяется  простая порядковая нумерация. Регистрационные  индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

     В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.

     При любой форме организации регистрации  должен соблюдаться ее основной принцип  – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

     Должны  регистрироваться документы, поступающие  в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

     При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые  разрабатываются предприятием:

     · Список структурных подразделений с их условными обозначениями;

     · Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;

     ·  Классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

     Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

     Заключение

     Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество поступающих и отправляемых документов во многих учреждениях измеряется десятками и сотнями тысяч, и не менее 80% из них регистрируются. Регистрация документов составляет основу управления организацией, где можно без преувеличения сказать, что качество и четкое организованное делопроизводство аппарата управления во многом зависит от опытного сотрудника знающего делопроизводство. Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат виды и формы регистраций документов, содержащие совокупность данных о документах.