Журнал регистрации входящей корреспонденции

 

ГОУ ВПО «БАШКИРСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСВТЕННОЙ СЛУЖБЫ

И УПРАВЛЕНИЯ ПРИ  ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН» 
 
 

Кафедра профессиональной коммуникации, документоведения и архивоведения

032001.62 Документоведение  и документационное обеспечение  управления 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА 

Журнал  регистрации входящей корреспонденции 
 
 
 

Руководитель

канд. фил. наук, доцент     ________________________________  Р.А. Валеева 
 
 

Студент 032001.62 группы

3 курса специальности

«Документоведение

и документационное

обеспечение управления»     ______________________________ Т.Н. Осипова 
 
 
 
 
 
 
 
 

Уфа 2011 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение                     3

1 Общие правила регистрации документов                         4

2 Журнальная форма  регистрации документов              7

3 Правила регистрации входящих документов      9

4 Некоторые недостатки журнальной формы регистрации           15

Заключение                  16

Список  использованных источников              17

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Цель  данной работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (понятие, назначение, принцип регистрации документов; индексирование документов; форму журнальной регистрации документов).

     В организации работы с документами  ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

     Регистрация документов - это ключевой момент в  организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

     Регистрация - один из начальных этапов работы с  полученными документами, следующий  сразу за их первичной обработкой¹.

     Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

     Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в  определенную регистрационную форму, что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения.

1. Общие правила регистрации документов

 

     Регистрация определяется как «запись учетных  данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения»². Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

     Однако  можно привести более развернутое  определение регистрации документов как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения в регистрационную форму основных сведений о нем и присвоения документу учетного регистрационного номера и даты.

     Для большинства документов процесс  регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты.

     Три основные цели регистрации:

- учет документов;

- справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов);

- контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании³.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях, независимо от способа получения.

     Документы, полученные только для сведения и  не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

     К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы. Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.

     Каждый  документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным  порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

     Документы должны регистрироваться один раз. Однократность  регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства⁴. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как  поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной  почте. Поэтому факс, принимающий  документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

     При получении документов:

-       проверяется правильность доставки  корреспонденции. Ошибочно

доставленная  корреспонденция возвращается;

-       конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично»;

-       проверяется наличие всех листов  документа, наличие приложений. При

получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с

нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа;

-       на всех документах проставляется  отметка о получении (штамп),

содержащая  следующие элементы:

1)     дата получения документа (при  необходимости часы и минуты);

2)     валовый порядковый номер;

-       рекомендуется также включать в штамп название организации (чаще всего  сокращенное, в виде аббревиатуры типа ГТС, УЕЗТУ, ГКБ №3 и т.п.).

Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов,

поступающих в организацию в течение года. 
 
 
 
 

2. Журнальная  форма  регистрации документов

 

     Журнальная  форма регистрации документов в  России была впервые введена еще  в XVIII в. и закреплена Генеральным  регламентом (1720 г.).

     При использовании журнальной формы  регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков⁵. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

     В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может  размещаться на одном или на двух листах.

     Формат  листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными. Часто для ведения делопроизводственных журналов используются книги учета, которые продаются практически в любом канцелярском магазине. Эти книги имеют плотную обложку. В них обычно 72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями), скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может быть много. В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом случае в журнале делается типографским способом вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, номера страниц.    

        На обложке журнала указываются: названия организации и структурного подразделения, в котором ведется журнал; название журнала; даты начала и окончания журнала; количество листов; номер тома и другие сведения.

     Состав  реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      3 Правила регистрации входящих документов 

     Вся поступающая в организацию корреспонденция  принимается и обрабатывается централизованно  службой документационного обеспечения  управления (далее - ДОУ), которая включает канцелярию, общий отдел, секретаря  и др.

     До  вскрытия почтовой корреспонденции (конвертов, пакетов) проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте, пакете) и целостность упаковки, сохранность печатей (при наличии). Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено».

     Упаковка  документов на машинных носителях не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

     Все полученные конверты (пакеты) вскрываются  в службе ДОУ, за исключением присланных в адрес общественных организаций (например, профкома) и с пометкой «лично», которые передаются адресату.

     После вскрытия конвертов (пакетов) проверяется  комплектность и сохранность  вложений. Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса.

     В случае повреждения корреспонденции  и невозможности ее использования  составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.

     Конверты  после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

- дата  почтового штемпеля необходима  как свидетельство даты отправки или получения документа;

- на  документе отсутствует реквизит  «Дата»;

- дата  документа существенно отличается  от даты его получения;

- в полученном  документе нет обратного адреса  отправителя.

     В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.