Деловая риторика

При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров - организаторов  совещаний.

Выделяют шесть  групп ошибок:

1) Отсутствует  главная тема совещания;

2) При наличии  нескольких тем совещания нет  обеспечения их точного разграничения  и соответствующего аналитического  обсуждения;

3) Участникам  предварительно не разъяснена  суть обсуждаемой проблемы;

4) В повестку  дня включены вопросы разного  объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание  может превратиться в обсуждение  или в ссору между отдельными  участниками или группами;

5) На совещании  обсуждаются проблемы и вопросы,  которые можно решить в рабочем  порядке;

6) Не удается  придерживаться повестки дня.  Участники отступают от нее  и рассматривают стихийно возникшие  побочные темы или какую-либо  проблему, которая существует на  данном предприятии постоянно.

Состав  участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Количественный  состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самой распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний, то есть массовое приглашение.

Качественный  состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение  дня и времени  проведения совещания. Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй - между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как будет намного лучше.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещаний:

• не регламентируется его продолжительность;

• не соблюдается  установленная продолжительность;

• слишком большая  продолжительность;

• не делаются перерывы;

• не ограничивается время на доклады и выступления;

• участники  не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Местом для  проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет  руководителя организации. В настоящее  время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний  помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, такое помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

Подготовка  участников совещания. Менеджер - организатор совещаний должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

2) Проведение совещания. Время на проведение совещания составляет 40-45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10-15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.

Регламент - это порядок ведения  заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula - что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

Протокол  совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими  решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

1) Достижение  цели совещания;

2) Решение;

3) Исполнители  задания и сроки.

Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

1) Дата и место  проведения;

2) Номер протокола;

3) Краткое содержание  обсуждаемого вопроса;

4) Присутствовали;

5) Отсутствовали,  причины отсутствия;

6) Копии (фамилия  тех, кому предназначены);

7) Повестка дня  по пунктам;

8) Тема по  пункту повестки дня;

9) Обсудили (кто  выпустил);

10) Постановили  (сообщается, что именно);

11) Выполнения  решения возложено на (фамилия);

12) Сроки исполнения (дата).

3) Подведение итогов и принятие решения. Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки должны выполнить определенный объем работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.

Решения могут  вырабатываться двумя способами:

• Специально избранная  комиссия по подготовке решения заранее  составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои корректировки и принимают его  по результатам голосования.

• Председатель собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение.

Контроль  над выполнением  решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным.

2. Типы собеседников

Абстрактный собеседник - это тип людей, воображаемая психологическая  модель, отражающая определенные характерные  свойства, которые имеют значение для подготовки и проведения деловой  беседы.

Для классификации  типов деловых, но абстрактных собеседников используются следующие критерии:

• компетентность, то есть обладание знаниями, позволяющими судить о предмете разговора, умение высказывать веское, авторитетное мнение по вопросу, обсуждаемому в ходе деловой  беседы;

• откровенность;

• искренность;

• владение приемами общения с другими участниками  беседы;

• заинтересованность в теме и успехе беседы.

Классификация абстрактных типов собеседников.

Вздорный  человек (нигилист). Характеристика: часто выходит за рамки темы деловой беседы; в ходе деловой беседы нетерпелив, несдержан и возбужден; часто своей позицией и подходом неосознанно провоцирует собеседников на то, чтобы они не соглашались с его аргументами и выводами.

Рекомендации  по общению во время беседы:

• следует постараться  обсудить с ним возможные споры  моменты заранее, до начала групповой  беседы;

• не терять хладнокровия и уверенности в собственной  компетентности;

• стараться  включать в формулировки решения  его слова;

• прежде чем  отклонить его решение, предоставить другим собеседникам возможность опровергнуть его;

• постараться  установить с ним контакт, сделать  его своим сторонником;

• беседуя с  ним с глазу на глаз, применять  нерефлексивное слушание, чтобы понять истинные причины его негативной позиции;

• в критический  момент приостановить групповую  беседу, чтобы дать ему остыть.

Позитивный  человек. Характеристика: среди всех типов абстрактных собеседников этот самый приятный тип делового партнера. Всегда стремится к сотрудничеству при проведении дискуссии.

Рекомендации  по общению во время беседы:

• следует побуждать  такого собеседника к активному  участию в дискуссии;

• нужно стараться, чтобы остальные участники беседы разделяли его позитивный подход к решению дискуссионных вопросов;

• следует в  критических ситуациях искать помощи и поддержки именно у него.

Всезнайка. Характеристика: труден в общении, всегда уверен в том, что знает все лучше других, любит навязывать свою точку зрения, обо всем имеет свое мнение, постоянно требует слова.

Рекомендации  по общению во время беседы:

• посадить его  рядом с ведущим беседу;

• время от времени  напоминать ему, что другие тоже должны высказаться;

• предоставить ему возможность резюмировать, формулировать  промежуточные заключения;

• иногда задавать ему сложные специальные вопросы, на которые в случае необходимости  может ответить кто-нибудь из участников беседы.

Хладнокровный, неприступный. Характеристика: замкнутость, чувствует себя и держится отчужденно, не включается в деловую беседу, создавая впечатление у участников беседы, что это кажется ему недостойным его внимания и усилий.

Рекомендации  по общению во время беседы:

• любым способом заинтересовать его в участии  в обсуждении проблемы;

Незаинтересованный. Характеристика: тема беседы такого собеседника не интересует. Он как бы «спит» во время беседы и безразличен к обсуждению.

Рекомендации  по общению во время беседы:

• следует задавать ему вопросы информативного характера, постепенно вовлекая его в беседу;

• нужно, выясняя  точку зрения такого собеседника, избегать вопросов, при ответе на которые  можно ограничиться словами, да и нет;

• следует задавать ему вопросы по теме разговора  из той области, в которой он считает  себя наиболее компетентным.

Важная  птица. Характеристика: абсолютно не выносит критики - ни прямой, ни косвенной. Чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных.

Рекомендации  по общению во время беседы:

• нельзя позволять  ему разыгрывать роль гостя;

• следует время  от времени просить высказываться  по какому-либо вопросу всех собеседников поочередно;

• не показывать свое раздражение по поводу манеры поведения такого собеседника;

• следует до определенного момента соглашаться  с таким собеседником, чтобы уменьшить  его желание противоречить и  подготовить его к контраргументации.

Болтун. Характеристика: часто бестактно и без видимой причины прерывает ход беседы, не обращает внимания на время, которое тратят все участники беседы на выслушивание его пространных высказываний.

Рекомендации  по общению во время беседы: