Языковые нормы делового письма

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. Например: По счету принято сто  пятьдесят единиц готовой продукции. С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок».

Например: Приказываю Иванову Т. Л. представить отчет 01.05.07.

К синтаксическим особенностям можно отнести и специальное посторенние текста – имеется ввиду рубрикация. Она связана с делением текста на пункты и подпункты. Обычно такое строение документа используется при составлении договоров, соглашений, контрактов. В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта или подпункта (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Выбор варианта нумерации  зависит от содержания текста, его  объема, состава, композиционной структуры. В простых текстах используются однотипные знаки – арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.

Более крупные по сравнению  с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или  арабскими цифрами и именуются.

Например: 
1. Общие положения. 
2. Обязанности. 
3. Права.

При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и  подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части  включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное  за пожарную безопасность, назначается  и освобождается приказом Генерального  директора.

1.2. Лицо, ответственное  за пожарную безопасность, подчиняется непосредственно Генеральному директору.

При дальнейшем дроблении  текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Заголовки и подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер. Заглавие документа – неотъемлемая часть любого делового письма, которая говорит о характере или тематике документа (Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.). Заголовок документа несет основную смысловую нагрузку.

Только в деловой  переписке не указывается название документа. Заголовок должен быть кратким  и не должен превышать двух строк. В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В  ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется.

Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке: 
О доставке товара. 
О поставке груза. 
Об оплате счета.

Функционально заголовок  представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

С точки зрения набора реквизитов весь текст документа  делится на следующие части:

• заголовочная часть документа: адрес фирмы (улица, дом, город, индекс, номер телефона и факса), вид документа (указывается не во всех документах), дата;
• основная часть документа: заголовок (располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева), непосредственно текст документа, приложение;
• оформляющая часть документа: должность и фамилия автора, его служебный телефон, подпись, печать (не всегда).

Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Они распространяются на все типы документов.

Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа. Так, в официальных письмах не указывается наименование вида документа. Во всех остальных документах название указывается.

Например: Договор, Приказ, Указ и др. Деловые письма обычно пишутся на бланках.

Бланк – это фирменный  лист бумаги, на котором, как правило, уже указаны реквизиты предприятия. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.

Лексический состав текстов  официально-делового стиля имеет свои особенности. Во-первых, это точность словоупотребления, т.е. использование слов согласно их значениям.

Слово в тексте документа  должно употребляться только в одном  значении, не допускающем никаких  инотолкований и двусмысленностей. И, во-вторых, это использование специальной терминологии, характерной для делового стиля. Так, в текстах данного стиля используются слова и словосочетания, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, заключение под стражу, поставка, удостоверение личности, научный 
сотрудник и др., среди них значительное количество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и проч. Следует заметить, что в официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент употребления инфинитива среди согласных форм. Это также связано с императивным характером официально-деловых текстов.

Рассмотрим пример: 
«При изучении любого международного соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде всего, необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:

• налоги, на которые распространяется действие соглашения;
• территории, на которые распространяется действие соглашения». (Консультант. 1997. № 24).

В данном примере можно  найти следующие особенности  деловой лексики: слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги); выражающее долженствование словосочетание необходимость определить; а также можно выделить такие черты делового текста, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.

Использование специфических  терминов накладывает на автора дополнительные обязательства. Автору необходимо следить  за тем, чтобы термин был понятен  не только ему, но и адресату. Если термин является малоупотребительным и  его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

• дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;
• уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано 
  форс 
  мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
• убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Восприятие текста также может затруднить неоправданное  использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: апеллировать вместо обращаться; паблисити (PR) вместо реклама, прерогативы вместо исключительное право; эксклюзивный вместо исключительный и т.п.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и  историзмы). В деловом письме следует  писать не при сем направляем, а  направляем; не сего года, а этого  года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

Для делового языка  характерны сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально 
технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и др. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводит к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер. 
Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например, прибыть (приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (автобус, самолет, «Жигули» и т.д.), населенный пункт (деревня, город, село и т.д.) и др. Если в тексте надо упомянуть имя человека, то для этого используются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (патологоанатом Антипов Т.Н., свидетель Столяров Т.П., ректор университета Сергеева Е.И. и т. п.).

Используя в деловом  письме какие-либо прилагательные, следует  учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой  речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

К терминам официально-делового стиля относят также большой  пласт номенклатурной лексики, которая  довольно часто фигурирует в деловых  письмах.

К такой лексике  принадлежат:

• номенклатура должностей (генеральный директор, менеджер по рекламе, финансовый директор и др.);
• номенклатура наименований (ООО «ВЕК», ИП Мельников, ФСБ, ЧОП «Дружба» и др.);
• номенклатура товаров (бензин Л-76, станки с ЧПУ, ЗИЛ-130 и др.).

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, наиболее часто используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т.д. Все сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

• на протяжении всего документа сокращения должны быть одинаковыми. Нельзя сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно;
• не допустимо применять сокращение в тексте, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы; нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;
• нельзя сокращать слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений. Например: г. (год), г. (город), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Также к официально-деловой терминологии можно отнести различные аббревиатуры. В деловых текстах используют всевозможные сокращения номенклатурных знаков различного свойства.
• названия известных правовых актов: УГ (Уголовный кодекс), ГК (Гражданский кодекс);
• наименования организаций: МВФ (Международный валютный фонд), ЦБР (Центральный банк России);
• названия, указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий: ООО (Общество с ограниченной ответственностью), ОАО (Открытое акционерное общество);
• названия должностей: ИО – исполняющий обязанности;
• названия технических приборов: АСУ (автоматическая система управления), КПД (коэффициент полезного действия.).

Кроме профессиональных терминов в деловых письмах часто  используется так называемая процедурная  лексика. Это лексика с обобщенным значением, которая в тексте документа представляет конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации. Так, в деловой речи применяются следующие общие выражения: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.). К процедурной лексике можно отнести и некоторые обобщенные понятия: предприятие (фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат), товар (консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.).

Термины, процедурная  лексика и номенклатурная лексика  составляют основную стилеобразующую  лексику языка документов. Они используются параллельно в тексте документов, дополняя друг друга (в договорах обычно применяются термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам – номенклатурная лексика).

Как уже упоминалось, важнейшей особенностью деловой лексики является то, что слово в тексте необходимо использовать только в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Однако незнание или неточное знание лексического значения слов влечет за собой массу ошибок, которые затрудняют восприятие текста документа или даже искажают его смысл.

Одной из самых распространенных ошибок является не различие слов-паронимов (близкие по звучанию, но различающиеся  по значению слова). К таким словам относятся: гарантийный – гарантированный, представить – предоставить, эффектный – эффективный, проводить – производить, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т.д.

Например, следует  различать:

• гарантированный отдых (обеспеченный чем-либо) – гарантийный талон (служащий гарантией);
• представить коллективу нового сотрудника (предъявить, показать) – предоставить справку (отдать что-либо в пользование, 
  распоряжение);
• проводить митинг (осуществлять что-либо) – производить консервы (вырабатывать, изготавливать что-либо).

Неумение использовать слова-синонимы также может привести к смысловым нарушениям в текстах  документов. Например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Следует писать – соорудить спортивную площадку, воздвигнуть памятник, построить дом. Неправильное написание: воздвигнуть гараж, построить дворец, соорудить башню.