Языковые нормы делового письма

Приведенные примеры  ошибок далеко не единственные промахи, которые допускают составители  деловых писем. Такие ошибки, как  неправильный порядок слов в предложении, смещение структуры простого и сложного предложения, неумение использовать причастные и деепричастные обороты, нарушение лексических норм в устойчивых и терминированных словосочетаниях, тавтология и многие др., зачастую приводят к негативным последствиям, т.е. к затруднению восприятия документа, а в худшем случае к неверному толкованию смысла изложенной информации.

Таким образом, становится ясно какую колоссальную роль играют языковые нормы при составлении  деловых документов. Невнимание к  основным нормам приводит сегодня к  «загрязнению» официально-делового языка, который имеет или имел вековые традиции.

В письменном деловом  общении большую роль играет деловой  этикет, который является важнейшим  инструментом в достижении коммуникативной  цели. Деловой этикет проявляется  в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Важным элементом  делового письма является обращение к адресату. Привлечь его внимание и главное заинтересовать – основная задача обращения. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время оно нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

Уважаемый господин ...(фамилия)! 
Уважаемая госпожа ... (фамилия)! 
Уважаемые господа!

Приведенные примеры  являются наиболее общими формулами  обращения. Однако существуют некоторые  нюансы, которые следует учитывать при обращении к деловому партнеру:его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Существуют негласные  правила делового этикета, которые  необходимо соблюдать в деловой  переписке. К таким правилам можно  отнести следующие аспекты:

• при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. обычно используют форму выражения от первого лица множественного числа: Представляем на рассмотрение и утверждение новый законопроект ... Предлагаем Вашему вниманию новую книгу Воронцовой Д.Л. «Окно» ... 
  Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования ...;
• в письмах конфиденциального содержания и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, используется формула обращения от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;
• нельзя начинать письмо словами отказа. Более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения (Наша фирма вынуждена отказаться от сотрудничества в связи с завышенными ценами на продукцию, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе);
• не рекомендуется намекать деловому партнеру на его невнимательность и навязывать ему заранее спланированный исход какого-либо вопроса (Прошу внимательно рассмотреть данное предложение…; Надеемся на благоприятный исход нашего дела…);
• если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна 
  быть заключительная формула вежливости: С уважением;
• не тактично употреблять в письмах слова «срочно», «незамедлительно» тем самым, подталкивая адресата к спешке в принятии решения. Более приемлемыми могут быть выражения: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно просим сразу же сообщить о своем решении.

Составление делового документа – задача не из легких. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Невозможно написать деловое письмо, не зная текстовых и языковых норм официально-делового стиля. Для того, чтобы уметь грамотно составлять официальные документы, надо как можно больше практиковаться в написании деловых писем, а главное, необходимо учиться и еще раз учиться этому нелегкому искусству.

 
Список используемых материалов:

Колтунова М.В. Деловое  письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999.

Рогожин М.Ю. Документы  делового общения. М., 1999.

Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

Статья подготовлена при содействии агентства деловой  литературы «АЙ ПИ ЭР МЕДИА»