Аудит расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные суммы выдаются сотруднику в ООО «Каравелла» наличными деньгами из кассы, способ выдачи денег при помощи банковской карты не предусмотрен.

Согласно Инструкции к плану счетов расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный. В дебете – суммы выданные  под отчет в корреспонденции со счетами учета денежных средств; в кредите – израсходованные подотчетным лицом суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы выдаются наличными деньгами (п. 10 Порядка ведения кассовых операций). В бухучете делается запись:

Дебет 71  Кредит 50 – выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

В течение 3 дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним. Его типовая форма № АО‑1

Аудитор проверил:

1) правильность заполнения авансового отчета:

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

2) целевое расходование денег:

Для этого необходимо: основанием для выдачи, цели, сравнить цель с результатом. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

3) убедился в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм: если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть: кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. Помимо платежных документов: товарные чеки, накладные, акты выполненных работ.

Аудитором были проверены: авансовый отчет №706, 02.09.10, оправдательный документ – кассовый чек; авансовый отчет №709, 02.09.10, оправдательный документ – приходный ордер №367, накладная № 15874 от 02.09.10, квитанция к приходному кассовому ордеру №3147, кассовый чек; авансовый отчет №720, 12.09.10, оправдательный документ – приход №1508, товарный чек б/н;  авансовый отчет №717, 07.09.10, оправдательный документ – командировочное удостоверение, служебное задание, билеты, чеки, посадочные талоны, акт №0642 от 04.09.10.

Таблица 9. - Тест выборочного контроля авансовых отчетов

Аудитор убедился, что авансовый отчет утвержден руководителем организации – генеральным директором.

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отражаются в бухучете в день утверждения авансового отчета.

Возмещение перерасхода после утверждения авансового отчета осуществлялся на основании расходного кассового ордера: Д 71 К 50.

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в бухучете отражался проводкой на основании приходного кассового ордера: Д 50 К 71.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор проконтролировал арифметическую точность и отслеживал взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета (таблица 10).

Таблица 10. - Проверка соответствия остатков синтетических и аналитических регистров учета расчетов с подотчетными лицами

Проверка документального оформления выдачи денежных средств, правильность отражения в бухгалтерском учете и проверка документального оформления расходования денежных средств, правильность отражения в бухгалтерском учет  предусматривают проверку оформления первичных учетных документов. Проверке подвергнуты данные счета 71, приказы о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9а), командировочные удостоверения (форма Т-10), служебные задания (форма Т-10а), авансовые отчеты (форма АО-1), Главная книга, приходные и расходные кассовые ордера.

В ходе проверки установлено, что все они являются доброкачественными, т.е. составлены по утвержденной форме и заполнены в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете предприятий. Также установлено, что все операции, отраженные в первичных документах отвечают требованиям законности (не противоречат законодательству, инструкциям) и целесообразности (направлены на выполнение задач, стоящих перед предприятием).

Рис.3 Схема анализа взаимоувязки аналитического и синтетического учета

Взаимоувязка аналитических и синтетических данных зависит от   формы   ведения   учета   на    предприятии.    ООО «Каравелла» применяет компьютеризованную форму учета. Поскольку  расчет  данных  по  синтетическим  счетам  и формирование   оборотно-сальдовой   ведомости   производится   автоматически бухгалтерской программой. В данном случае  сосредоточивали  внимание  на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в  ЭВМ,  а также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский  баланс»  на  основе машинограммы   «Оборотно-сальдовая   ведомость»    за    отчетный    период. (Бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия» позволяет автоматически по  данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, в этом случае сверяли данные  Баланса (приложение 4) с  данными оборотной ведомости (приложение 6).

Арифметический пересчет данных регистров учета по счету 71 показал, что подсчет произведен верно. Обороты и сальдо на конец отчетного периода по проверяемому счету соответствуют итоговому значению дебетового и кредитового оборота за отчетный период и остаткам на конец отчетного периода данным Главной книги (приложения 7) – 4 280 244,13 руб.

Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами:

1. Проверено соответствие сумм, выданных подотчетным  лицам  из  кассы предприятия, путем сличения данных журнала-ордера N 1 и журнала - ордера N 7 за каждый месяц.

2. Проверено соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты  с  подотчетными лицами" (журнала-ордера N 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

3. Сопоставили месячный оборот по возврату подотчетных сумм  в  кассу по журналу-ордеру N 7 с соответствующим итогом по ведомости к журналу-ордеру N 1.

4.  Проверили  соответствие  данных  о  выданных  подотчетных  суммах, отраженных в журнале-ордере N 7 и журнале-ордере N 1, данным за  отчетный  период  по  форме  N  4 приложения к балансу.

5. Сопоставили месячные  обороты  по  кредиту  счета  71  "Расчеты  с подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08,  10, 26, 41, 91,  и т.п. с записями в Главной  книге  по  дебету  соответствующих счетов.

6. Проверили  соответствие  сумм  в   представленных   оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

7. Проверили соответствие аналитических данных  журнала-ордера  N  7  (в  разрезе подотчетных  лиц)  с  представленными  проверке   авансовыми   отчетами   за конкретный период.

Нередко в организациях допускаются ошибки в  расчетах  с  подотчетными лицами вследствие  небрежного  ведения  бухгалтерского  учета  и  отсутствия контроля за расчетами с работниками (таблица 11).

Таблица 11. -   Перечень выявленных ошибок при аудите расчетов с подотчетными лицами

При тестировании документов  на  наличие  ошибок  аудитору  достаточно выявить  пять  одинаковых  нарушений  чтобы  сделать  вывод  о  значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких  несоответствий  можно опустить.

6. Отчет аудитора о проделанной работе

В соответствии с последним пунктом аудиторской программы был составлен отчет по результатам аудиторской проверки, который оформили в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности  "Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника".

Данные, содержащиеся в отчете, приведены с целью доведения до руководства аудируемого лица данных о недостатках в учетных записях, бухгалтерском учете и системе внутреннего контроля, которые могут привести к существенным ошибкам в бухгалтерской отчетности.

Отчет по результатам аудиторской проверки ООО «Каравелла».

В соответствии с заключенным договором  проведен аудит ООО «Каравелла» за период с  15.02.2011г. по 04.03.2011г.

Аудиторская организация – общество с ограниченной ответственностью «фирма «Crasy-аудит» зарегистрирована регистрационной палатой Администрации г. Липецка по юридическому адресу: г. Липецк, ул. Плеханова, д.15 (регистрационное свидетельство от 09.02.98г. № 3121).

Аудиторская группа, принимающая участие в проверке, состояла из двух человек: руководитель аудиторской проверки Буракова Е.Н. и аудитора Николаевой Д.С.

Местонахождение и почтовый адрес на момент поведения аудиторской проверки Общества:

352800, г. Туапсе, ул. Морская, д.2.

При планировании и проведении аудита отчетности рассмотрено состояние внутреннего контроля ООО «Каравелла». Внутреннему контролю дали оценку – средний, 80%. Ответствен­ность за организацию и состояние внутреннего контроля несет исполнительный орган аудируемого предприятия.

Обязанность аудитора заключается в том, чтобы выразить мнение о достоверности во всех существенных отношениях данного участка учета и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита.

Аудит проводился выборочным методом.

Аудит проводился в соответствии с:

- Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ с измен. и доп. от 28 декабря 2010г.;

- Федеральными правилами (стандарты) аудиторской деятельности, утвержденными Постановление Правительства РФ от  23 сентября 2002 г. N 696 с измен. и доп. от 2 августа 2010г.;