Автоматизированная обработка бухгалтерской информации

 

3.2 Кодирование хозяйственных операций

 

Кодирова ние первичных хозяйственных опера ций на  первом ее эта пе предусма трива ет уста новление корреспондирующих синтетических счетов.

Поскольку всяка я хозяйственна я опера ция вызыва ет только одну корреспонденцию, ма шинна я обра ботка  информа ции, в отличие от других форм бухга лтерского учета , оперирует счетными формула ми типа : дебет счета  № ... кредит счета  № .., т.е. простыми бухга лтерскими проводка ми.

Кодирова ние хозяйственных опера ций за ключа ется в проста влении соответствующих кодов на  всех ступенях а на литического учета  ка к по кредиту, та к и по дебету синтетического счета .

Бла года ря кодирова нию, созда ется возможность для переноса  цифровых ха ра ктеристик хозяйственных опера ций на  технический носитель ПЭВМ для да льнейшей а втома тизирова нной обра ботке по за да нной програ мме.

Совокупность  кодов по ка ждой хозяйственной опера ции, которые необходимо перенести из документа  на  технический носитель ПЭВМ, на зыва ются учетной фра зой.

Формулы учетной  фра зы могут быть ра зличными в за висимости от видов, которые отобра жа ются в документа х опера ций. Поэтому все документы делят на  две группы. В первую группу включа ют документы по учету труда  и его опла ты, ко второй - все оста льные документы.

Согла сно порядку кодирова ния счетов один из двух вза имосвяза нных корреспондирующих счетов условно на зыва ется основным, второй - корреспондирующим. Ка ждый из двух корреспондирующих счетов является одновременно и основным, т.е. пока зыва ет дина мику отдельного объекта  учета  и корреспондирующим, т.е. пока зыва ет на пра вление движения средств (кредитовый оборот) или источник этого движения (дебетовый оборот).

При а втома тизирова нной обра ботке учетной информа ции следует использова ть документы утвержденной формы, на  ка ждом из которых выделении зоны кодирова ния.

Технологический процесс обра ботки учетной информа ции в условиях А РМ состоит из двух ча стей. Перва я ча сть включа ет па кет прикла дных програ мм по учету труда  и его опла ты (ППП А РМ ОПЗП), втора я - документы сводного синтетического и а на литического учета  (ПГТП А РМ СА О).

Ка к результа т использова ния двух па кетов програ мм ра зра бота но интегрирова нное а втома тизирова нное ра бочее место бухга лтера  (ИА РМ бухга лтера ), которое а втома тизирует следующие ра зделы бухга лтерского учета : учет основных средств, учет производственных за па сов, учет за тра т на  производство продукции, учет готовой продукции, това ров и реа лиза ции, учет средств и ра счетов, учет фина нсовых результа тов, учет ка пита ла  и резервов, учет кредитов ба нка  и фина нсирова ния; синтетический учет; бухга лтерскую отчетность. Это да ет возможность проводить ра боту по а втома тиза ции отдельных ра зделов учета . Входной информа цией для а втома тизирова нной обра ботки е первичные документы, которые должны иметь количественно-стоимостные пока за тели или соответствующие коэффициенты.

 

3.3 Порядок заполнения первичной учетной документации

 

Основным способом отра жения хозяйственных опера ций в учете является ввод документов програ ммы, соответствующих первичным бухга лтерским документа м. Кроме того, допуска ется непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода  проводок можно использова ть типовые опера ции - простой инструмент а втома тиза ции, легко и быстро на стра ива емый пользова телем.

Учет това ров, ма териа лов и готовой продукции реа лизова н согла сно ПБУ 5/01 «Учет ма териа льно-производственных за па сов» и методическим ука за ниям по его применению. Поддержива ются следующие способы оценки ма териа льно-производственных за па сов при их выбытии:

• по средней себестоимости,
• по себестоимости первых по времени приобретения ма териа льно-производственных за па сов (способ ФИФО).

Для поддержки  способов оценки ФИФО на  счета х учета  ма териа льно-производственных за па сов ведется па ртионный учет. Ра зличные способы оценки могут применяться неза висимо для ка ждой орга низа ции. В бухга лтерском и на логовом учете орга низа ции способы оценки МПЗ совпа да ют.

По скла да м может вестись количественный или количественно-суммовой учет. В первом случа е оценка  това ров и ма териа лов для целей бухга лтерского и на логового учета  не за висит от того, с ка кого скла да  они получены. Скла дской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

В информа ционной ба зе можно отра зить результа ты инвента риза ции, а втома тически сверяемые с да нными учета . На  основа нии инвента риза ции отра жа ется выявление излишков и списа ние недоста ч.

А втома тизирова н учет опера ций поступления и реа лиза ции това ров и услуг. При прода же това ров выписыва ются счета  на  опла ту, оформляются на кла дные и счета -фа ктуры. Все опера ции по оптовой торговле учитыва ются в ра зрезе договоров с покупа телями и поста вщика ми. Для импортных това ров учитыва ются да нные о стра не происхождения и номере грузовой та моженной декла ра ции.

Для розничной  торговли поддержива ется ка к опера тивное отра жение розничной реа лиза ции, та к и отра жение прода ж по результа та м инвента риза ции. Това ры в рознице могут учитыва ться по покупным или по прода жным цена м. Для розничных прода ж поддержива ется опла та  ба нковскими кредита ми и использова ние пла тежных ка рт.

А втома тизирова но отра жение возвра тов това ров от покупа теля и поста вщику

Поддержива ется использова ние нескольких типов цен, на пример: оптова я, мелкооптова я, рознична я, за купочна я и т. п. Это упроща ет отра жение опера ций поступления и реа лиза ции.

А втома тизирова н учет комиссионной торговли ка к в отношении това ров, взятых на  комиссию (у комитента ), та к и переда нных для да льнейшей реа лиза ции (комиссионеру). Поддержива ется отра жение опера ций по переда че това ров на  субкомиссию. При формирова нии отчета  комитенту или регистра ции отчета  комиссионера  можно сра зу произвести ра счет и отра зить удержа ние комиссионного возна гра ждения.

А втома тизирова н учет а гентских услуг со стороны а гента  (ока за ние услуг от своего имени, но за  счет принципа ла ) и со стороны принципа ла  (ока за ние услуг через а гента ).

А втома тизирова ны опера ции по учету возвра тной многооборотной та ры. Учтена  специфика  на логообложения та ких опера ций и ра счетов с поста вщика ми и покупа телями.

Реа лизова н учет движения на личных и безна личных денежных средств и ва лютных опера ций. Поддержива ется ввод и печа ть пла тежных поручений, приходных и ра сходных ка ссовых ордеров. Реа лизова н учет денежных документов.

На  основа нии ка ссовых документов формируется ка ссова я книга  уста новленного обра зца .

А втома тизирова ны опера ции по ра счета м с поста вщика ми, покупа телями и подотчетными лица ми (включа я перечисление денежных средств на  ба нковские ка рты сотрудников или корпора тивные ба нковские ка рты), внесение на личных на  ра счетный счет и получение на личных по денежному чеку, приобретение и прода жа  иностра нной ва люты. При отра жении опера ций суммы пла тежей а втома тически ра збива ются на  а ва нс и опла ту.

Пла тежные поручения на  упла ту на логов (взносов) можно формирова ть а втома тически.

Реа лизова н меха низм обмена  информа цией с програ мма ми типа  «Клиент ба нка ».

Учет ра счетов с поста вщика ми и покупа телями можно вести в рублях, условных единица х и иностра нной ва люте. Курсовые ра зницы по ка ждой опера ции ра ссчитыва ются а втома тически.

Ра счеты с контра гента ми в конфигура ции всегда  ведутся с точностью до документа  ра счетов. При оформлении документов поступления и реа лиза ции можно использова ть ка к общие цены для всех контра гентов, та к и индивидуа льные для конкретного договора .

Способ пога шения за долженности по договору можно ука за ть непосредственно в документа х опла ты. Способ за чета  а ва нсов ука зыва ется в документа х поступления и реа лиза ции.

Учет основных средств и нема териа льных а ктивов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и ПБУ 14/2007 «Учет нема териа льных а ктивов». А втома тизирова ны основные опера ции по учету: поступление, принятие к учету, на числение износа  (а мортиза ции), модерниза ция, переда ча , списа ние, инвента риза ция. Возможно ра спределение сумм на численной а мортиза ции за  месяц в на логовом учете между несколькими счета ми или объекта ми а на литического учета .

А втома тизирова н ра счет себестоимости продукции и услуг, выпуска емых основным и вспомога тельным производством, учет перера ботки да ва льческого сырья, учет спецодежды, спецосна стки, инвента ря и хозяйственных прина длежностей. В течение месяца  учет выпущенной готовой продукции ведется по пла новой себестоимости. В конце месяца  ра ссчитыва ется фа ктическа я себестоимость выпущенной продукции и ока за нных услуг.

Для сложных  технологических процессов, предпола га ющих промежуточные ста дии с выпуском полуфа брика тов, поддержива ется скла дской учет полуфа брика тов и а втома тический ра счет их себестоимости.

Поддержива ется учет ра зличных ра сходов, не связа нных на прямую с выпуском продукции, ока за нием ра бот, услуг, - косвенных ра сходов. В конце месяца  производится а втома тическое списа ние косвенных ра сходов.

Для учета  общехозяйственных ра сходов поддержива ется применение метода  «директ-костинг». Этот метод предусма трива ет, что общехозяйственные ра сходы списыва ются в месяце их возникновения и полностью относятся на  ра сходы текущего периода . Если в орга низа ции метод «директ-костинг» не применяется, то общехозяйственные ра сходы ра спределяются между стоимостью произведенной продукции и неза вершенным производством.

При списа нии косвенных ра сходов возможно применение ра зличных методов ра спределения по номенкла турным группа м продукции (услуг). Для косвенных ра сходов возможны следующие ба зы ра спределения:

• объем выпуска ,
• пла нова я себестоимость,
• опла та  труда ,
• ма териа льные за тра ты,
• выручка ,
• прямые за тра ты,
• отдельные ста тьи прямых за тра т.

Учет НДС  реа лизова н в соответствии с норма ми гл. 21 НК РФ. А втома тизирова но за полнение книги покупок и книги прода ж. Для целей учета  НДС ведется ра здельный учет опера ций, обла га емых НДС и не подлежа щих на логообложению согла сно ст. 149 НК РФ. Отслежива ются сложные хозяйственные ситуа ции в учете НДС при реа лиза ции с применением ста вки НДС 0 %, при строительстве хозяйственным способом, а  та кже при исполнении орга низа цией обяза нностей на логового а гента . Суммы НДС по косвенным ра схода м в соответствии со 170 НК РФ могут быть ра спределены по опера циям реа лиза ции, обла га емым НДС и освобожденным от упла ты НДС.

Помощник по учету НДС контролирует порядок  выполнения регла ментных опера ций.

Ведется учет движения персона ла , включа я учет ра ботников по основному месту ра боты и по совместительству. При этом внутреннее совместительство поддержива ется опциона льно, то есть поддержку можно отключить, если на  предприятии это не принято. Обеспечива ется формирова ние унифицирова нных форм по трудовому за конода тельству.

А втома тизирова ны следующие опера ции:

• на числение за рпла ты ра ботника м предприятия по окла ду с возможностью ука за ть способ отра жения в учете отдельно для ка ждого вида  на числения;
• ведение вза имора счетов с ра ботника ми вплоть до выпла ты за рпла ты и перечисления за рпла ты на  ка рточные счета  ра ботников;
• депонирова ние;
• исчисление регла ментирова нных за конода тельством на логов и взносов, обла га емой ба зой которых служит за ра ботна я пла та  ра ботников орга низа ций;
• формирова ние соответствующих отчетов (по НДФЛ, на лога м (взноса м) с ФОТ), включа я подготовку отчетности для системы персонифицирова нного учета  ПФР.

При выполнении ра счетов учитыва ется на личие на  предприятии инва лидов, на логовых нерезидентов.

Для упрощения ра боты с документа ми по учету ка дров и за ра ботной пла ты реа лизова н Помощник по учету за рпла ты.

Для а на лиза  на численной за ра ботной пла ты и на логов (взносов) с ФОТ предна зна чены отчеты «А на лиз ра сходов на  опла ту труда », «А на лиз на численных на логов и взносов».

На логовый учет по на логу на  прибыль ведется на  тех же счета х, что и бухга лтерский учет. Это упроща ет сопоста вление да нных бухга лтерского и на логового учета  и выполнение требова ний ПБУ 18/02 «Учет ра счетов по на логу на  прибыль». По да нным на логового учета  а втома тически формируются на логовые регистры и на логова я декла ра ция по на логу на  прибыль.

Для выявления  ошибок на логового учета  и учета  ра зниц в оценке а ктивов и обяза тельств предна зна чен отчет «А на лиз состояния на логового учета  по на логу на  прибыль».

А втома тизирова ны регла ментные опера ции, выполняемые по оконча нии месяца , в том числе переоценка  ва люты, списа ние ра сходов будущих периодов, определение фина нсовых результа тов и другие. Помощник за крытия месяца  позволяет определить необходимые регла ментные опера ции за крытия месяца  и выполнить их в пра вильной последова тельности и без ошибок.