Диагностика финансового состояния на предприятии

1.2. Организация и  информационное обеспечение анализа       финансового состояния предприятия

    Источниками информации для анализа финансового  состояния предприятия служат бухгалтерский  баланс и приложения к нему, а  также статистическая и оперативная  отчетность.

    Помимо  этого в процессе финансового анализа может привлекаться плановая информация (бизнес-план), нормативная информация, информация о технической подготовке производства, заключения экспертов, результаты различных опросов и т.д. По сфере доступности информационную базу можно разделить на открытую и закрытую (секретную). Информация, содержащаяся в бухгалтерской и статистической отчетности, выходит за пределы хозяйствующего субъекта является открытой. Каждый хозяйствующий субъект разрабатывает свои плановые показатели, нормы, нормативы, тарифы и лимиты, систему их оценки и регулирования финансовой деятельности. Эта информация составляет его коммерческую тайну, а иногда и «ноу-хау» (т.е. является закрытой).

    Основным  источником информации для анализа  финансового состояния служит бухгалтерский баланс предприятия (форма № 1 годовой и квартальной отчетности). Его значение настолько велико, что анализ финансового состояния нередко называют анализом баланса. Источником данных для анализа финансовых результатов является отчет о финансовых результатах и их использовании (форма № 2 годовой и квартальной отчетности). Источником дополнительной информации для каждого блока финансового анализа служит приложение к балансу (форма № 5 годовой отчетности). Несколько иная отчетность утверждена для предприятий с иностранными инвестициями внешнеэкономических фирм. Особые формы предназначены для отчетности банков, страховых компаний, бюджетных учреждений, инвестиционных фондов.

    Субъектами  анализа выступают пользователи информации, заинтересованные в деятельности предприятия как непосредственно, так и опосредованно. При этом каждая группа участников преследует свои цели и решает собственные задачи.

           Результативность финансового анализа  зависит от его правильной  организации. Она должна носить  научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

      Аналитическая работа входит  в служебные обязанности каждого  руководителя, каждого менеджера,  принимающего управленческие решения. Отсюда важным принципом в ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. От того, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а другой – предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами, более эффективно используется служебное время различных специалистов.

     Одним из принципов организации  анализа на предприятиях является  обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных.

     Важным принципом в организации  аналитической работы на предприятии  является ее регламентация и  унификация. Регламентация предусматривает  разработку для каждого исполнителя  обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует его эффективности.

     Аналитическая работа на предприятии  подразделяется на следующие организационные этапы:

1. определение субъектов и объектов анализа, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями;
2. планирование аналитической работы;
3. информационное и методическое обеспечение анализа;
4. оформление результатов анализа;
5. контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

     Важным условием, от которого  зависит действенность и эффективность  анализа, является планирование  аналитической работы. Правильно составленный план – залог ее успеха и результативности.

     Комплексный план аналитической  работы разрабатывается на один  год специалистом, ответственным  за ее проведение. В нем прежде  всего намечается перечень объектов  анализа, подлежащих изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели.

     В плане в обязательном порядке  предусматривается периодичность  проведения анализа по каждому  объекту и сроки выполнения аналитической работы. В плане необходимо указать состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть источники информации и методическое обеспечение анализа по каждому изучаемому вопросу. В плане указываются внешние и внутренние пользователи анализа.

     Контроль за выполнением планов  анализа ведет заместитель руководителя  предприятия по экономическим  вопросам или лицо, на которого  возложены обязанности по управлению  анализом в целом.

     Результативность анализа в значительной  степени зависит от его информационного  и методического обеспечения.  Все источники данных для анализа  делятся на плановые, учетные  и внеучетные.

     К источникам информации планового  характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии, а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

     Источники информации учетного  характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.

     Ведущая роль в информационном  обеспечении анализа принадлежит  бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются  хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и  полный анализ данных, которые  имеются в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

     Данные статистического учета  и отчетности, в которых содержится  количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

     Оперативный учет и отчетность  способствуют более оперативному  по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

     К внеучетным источникам информации  относятся документы, регулирующие  хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1. официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;
2. хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;
3. научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и др.);
4. решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных подразделений;
5. материалы изучения передового опыта, данные о работе конкурирующих предприятий, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты т.д.);
6. техническая и технологическая документация;
7. материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах;
8. устная информация, которая получена во время деловых встреч с членами трудового коллектива или представителями других предприятий.

     По отношению к объекту исследования  информация бывает внутренней  и внешней. Система внутренней  информации – это данные статистического,  бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии, и т.д. Система внешней информации – это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

     По отношению к предмету исследования  информация делится на основную  и вспомогательную, необходимую  для более полной характеристики  изучаемой предметной области.

     По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

     Регулярная информация, в свою  очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

     По отношению к процессу обработки  информацию можно отнести к:         - первичной  (данные первичного  учета, инвентаризаций, обследований) ,        - вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.)   

     К организации информационного  обеспечения анализа предъявляется  ряд требований. Это аналитичность  информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.

     Смысл первого требования заключается  в том, что вся система экономической  информации должна соответствовать  требованиям и задачам анализа,  т.е. обеспечивать получение данных, необходимых для глубокого изучения факторов, выявления резервов и выработки управленческих решений. Экономическая информация должна быть достоверной, объективно отражать исследуемые явления и процессы. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

     Оперативность информации непосредственно  вытекает из требования повышения  оперативности и действенности анализа. Чем быстрее поступает информация о совершившихся хозяйственных процессах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устранить недостатки, упущения и потери.

     Повышение оперативности информации  достигается применением новейших  средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации – это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

     И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимум затрат на сбор, хранение и использование данных. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

     Не менее важное значение в  организации анализа имеет его  методическое обеспечение. От  того, какие методики анализа  используются на предприятии,  зависит его результативность. Ответственность  за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику анализа на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности.

3. . Метод и методика финансового анализа

     Метод финансового анализа – это  система теоретико-познавательных категорий, научного инструментария и  регулятивных принципов исследования финансовой деятельности предприятий, иначе это выражение зависимости:

     M = ( K, I, P ),

     где  K – система категорий;

      I – научный инструментарий;

      P – система регулятивных принципов.

     Первые  два элемента характеризуют статистическую компоненту метода, третий элемент  – динамику метода.