Лекция 4

Тема: Документирование хозяйственных операций и организация

документооборота  в бухгалтерском  учете

4.1. Документы бухгалтерского  учета. 

    Основные  требования к документам изложены в  Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина РФ от 26.12.94 N 170), а также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Приказом Минфина СССР от 29.07.83 N 105).

  Бухгалтерский документ – это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее исполнения.

  Особенно  велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью  хозяйственных операций. Документы  являются  письменным доказательством  при рассмотрении исков и претензий в судах и арбитражах. Важную роль играют документы в контроле за сохранностью собственности.

  Различают первичные учетные документы, учетные регистры и отчетность.

  Все хозяйственные операции в бухгалтерском  учете записываются на основе оправдательных документов, которые являются первичными учетными документами. Сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

  Документы по своему назначению классифицируются на распорядительные и исполнительные (рис. 4.1.).

  Распорядительным  документом называется такой документ, который содержит распоряжение о выполнении конкретной операции (приказы и распоряжения руководителя предприятия, наряды на выполнение работ и т.д.).

  В исполнительном (оправдательном) документе изложена выполненная операция (расписка, накладная и т.д.).

  Нередко распорядительный и исполнительный документы объединены в одном документе. Примером может служить расходный кассовый ордер, в первой части которого содержится распоряжение кассиру выдать определенную сумму денег определенному лицу. Во второй части лицо, получившее наличные деньги, расписывается в их получении.

 

Рис. 4.1. Классификация бухгалтерских документов. 

  По  объему отраженных операций различаются  разовые и групповые документы.

  Разовый документ применяется для отражения одной операции (например, расходный кассовый ордер).

  В групповом документе отражается несколько однородных операций (например, расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы работникам).

  По  характеру отражения операций различаются  первичные и вторичные документы.

  С помощью первичного документа осуществляется первичная регистрация операций.

  Во  вторичном документе объединяются несколько операций, отраженных в первичных документах (например авансовый отчет подотчетного лица). 

  4.2.Первичный  учет.

  Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производятся измерения данных хозяйственных операций и регистрация их в документах. Первичный учет является основой для синтетического и аналитического учета.

  Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или, если это невозможно, непосредственно по ее окончании.

  Ответственность и контроль за проводимыми  хозяйственными операциями и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

  Денежные  и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем перечню: первая подпись – лица, представляющего  функцию общего руководства, вторая – лица представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организацией. 

  Характеристику  роли документа сформулировал  Петр I в письме А.Д.Меньшикову: « Перед важным делом у господ генералов мнение испрашивай письменно. Дабы при проигрыше баталии не говорили, что советовали инако».

  Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документах.

Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа;
• Дату и место его составления;
• Наименование организации, от имени которой составлен документ;
• Содержание и количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражениях);
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции;
• Личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личность совершившего операцию.

 

  В первичные документы  внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственной операции, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

  Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборота. 

4.3. Организация документооборота.

  Унификация. Под унификацией понимают создание типовых бланков документов для использования при оформлении однородных хозяйственных операций (например, кассовых операций и др.).

  Унифицированные формы документов удобны для заполнения и требуют меньших затрат труда  на обработку.

  Стандартизация  – это создание одинаковых по размеру и формату документов, которые наиболее удобны при использовании. Стандартизация бланков предотвращает лишний расход бумаги и облегчает хранение документов в архиве.

  Под документооборотом понимают маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям (исполнителям) с момента их оформления до сдачи в архив.

  Продолжительность (время) документооборота зависит от ряда факторов:

• Величины предприятия;
• Специфика его работы;
• Расположения его подразделений (цехов, отделов, хозяйств и пр.)

Значительное  влияние на маршрут и время  прохождения документов оказывает  степень автоматизации учета.

  Маршрут документа делится на несколько этапов:

1. Составление и использование документа в оперативной работе.
2. Приемка и проверка документа бухгалтерией.
3. Техническая обработка документа.
4. Счетная обработка документа.
5. Сдача документа в архив.

  Первый  этап совпадает с периодом совершения хозяйственной операции.

  Документы следует составлять на бланках установленной  формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то в соответствующем месте делают прочерк.

  Запись  в документах делают чернилами, шариковой  ручкой или на пишущих и счетных машинах или на ЭВМ. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков: 

  Написанному в исправлении ошибки_________________________ верить.

                                                                  (новый, текст или сумма)

  Дата                                                       Подпись 

  В некоторых документах, например приходных  и расходных кассовых ордерах, исправления  не допускаются.

  Второй  этап – приемка и проверка документа – заключается в проверке полноты и четкости заполнения всех необходимых реквизитов, проверке соответствия документа необходимой форме.

  Поступающие в бухгалтерию документы обязательно  проверяют – прежде всего по форме, т.е. устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

  Техническая обработка документа. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, т.е. производят их расценку, группировку и разметку (контировку).

  Расценка  или таксировка документов – денежная оценка указанных в документе  материальных ценностей; группировка  – подбор однородных документов в  пачки, что позволяет делать записи общими итогами и составлять сводные  документы; разметка, или контировка, - определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

  Счетная обработка документа является наиболее сложным этапом работы. Поскольку в документах, особенно во внутренних, при их составлении не всегда проставляют стоимостные показатели.

  Сдача документов в архив производится после их полной обработки.

  Перед сдачей в архив однородные первичные  документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

  При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• подлинники должны быть отделены от копий, годовые сметы и отчеты – от квартальных и месячных;
• в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа.

  Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

  В дело группируют документы одного периода  – месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца.

  Приложения  к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся.

  Папки с документами переплетают. На титульном  листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в  деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер власти, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

  Бухгалтерский архив создается при бухгалтерии. Организация обязана хранить  первичные документы. Сроки хранения устанавливаются правилами организации  государственного архивного дела и  составляет не менее пяти лет после отчетного года.

  1 год – подтверждения сальдо  по взаимным расчетам;

  3 года – квартальные балансы  и отчеты организаций с объяснительными  записками, кассовые книги, журналы  и ведомости;

  5 лет – главные книги и журналы,  акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним;

  10 лет – годовые балансы и  отчеты организаций с объяснительными  записками, протоколы заседаний  комиссий по рассмотрению и  описи, инвентарные описи;

  75-В  лет – лицевые счета рабочих  и служащих, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

  Паспорта  зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных  ценностей.

  При прекращении деятельности организации  документы, связанные с начислением  и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

    График  документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых  каждым подразделением предприятия, а  также всеми исполнителями с  указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.