Принцип временной определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

     На  основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

       Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Глава 2. Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО СМФ «СиМа»

2.1 Подготовительная деятельность, последовательность и содержание отдельных этапов аудиторской проверки

 

       Подготовительная  деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение  направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

       В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

      После принятия решения о проведение аудиторской  проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

      По  результатам проведенного опроса у  аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с  подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

      Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

     Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному  руководителем предприятия.

     Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

     Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям  на которые они выданы.

     Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

     Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

     Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

     Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

     Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки:

     Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

     Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм.

     Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

     Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем  предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

     Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

     Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

     Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

      Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.

      При тестировании документов на наличие  ошибок аудитору достаточно выявить  пять одинаковых нарушений, чтобы сделать  вывод о значительном распространении  данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

       Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор  контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена на рис 1

Рис. 1 Схема проверки взаимоувязки аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (15) 

      При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

      1. Соответствие дат и сумм, указанных  в документах относящихся к  одной командировке или одному  авансовому отчету.

       2. Соответствие предоставленных документов  правилам оформления, установленных  действующими законодательными  актами.

       3. Правильность отнесения проверяемых сумм на бухгалтерские счета. 

     2.2 Организационно-экономическая характеристика

     ООО СМФ «СиМа» 

     Общество  с ограниченной ответственностью строительно-монтажная  фирма «СиМа» (Общество) является юридическим  лицом и действует на основании Устава и Законодательства РФ.

     Участниками Общества могут быть признающие положения  Устава:

• юридические лица и граждане РФ и других государств СНГ;
• иностранные юридические лица, включая, в частности, любые компании, фирмы, предприятия, организации, ассоциации, созданные и правомочные осуществлять инвестиции в соответствии с законодательством страны своего местонахождения;
• иностранные граждане, лица без гражданства, российские граждане и граждане государств содружества, имеющие постоянное местожительство за границей, при условии, что они зарегистрированы для ведения хозяйственной деятельности в стране их гражданства или постоянного местожительства;
• международные организации.

     Полное  фирменное наименование: Общество с  ограниченной ответственностью строительно-монтажная  фирма «СиМа»

     Целью ООО СМФ «СиМа» является извлечение прибыли.

     ООО СМФ «СиМа» осуществляет следующие  виды деятельности:

• выполнение  строительно-монтажных работ на гражданских и промышленных зданиях и сооружениях, производство строительных материалов.
• выполнение работ по закупке сельскохозяйственной, продовольственной и промышленной продукции, сырья, материалов, кроме тех на которые действующим законодательством  установлены ограничения у предприятий, их объединений, союзов т. п., всех видов собственности граждан и реализации этой продукции, сырья, материалов, в том числе и комиссионной торговли.
• капитальный и текущий ремонт гражданских и промышленных зданий и сооружений, объектов соцкультбыта.
• реконструкция и реставрация зданий и сооружений, памятников архитектуры.
• строительство дорог и подземных путей.
• капитальный и текущий ремонт электросетей, инженерного оборудования, трамвайных и железнодорожных путей.
• благоустройство гражданских  и промышленных зданий и сооружений.
• разработка сметно-технической документации.
• монтаж и демонтаж металлоконструкций, трубопроводов, технологического оборудования, аппаратов и наладочные работы.
• изготовление металлоконструкций.
• изготовление столярных и мебельных изделий.
• художественно-оформительские работы.
• внешне-торговая деятельность.

     Деятельность  ООО СМФ «СиМа» не ограничивается оговоренной в Уставе. Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

     Общество  является юридическим лицом и  имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему участниками в счет оплаты доли в уставном капитале. Общество может приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

     Общество  вправе открывать банковские счета  на территории РФ и за ее пределами.

     Реализация  продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и  тарифам, устанавливаемым обществом  самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

     Общество  вправе привлекать для работы российских и иностранных специалистов, самостоятельно определять формы, системы, размеры  и виды оплаты их труда.

     Вмешательство в административную и хозяйственную  деятельность общества со стороны государственных, общественных и других организаций не допускается, если это не обусловлено их правами по осуществлению контроля и ревизии согласно действующему законодательству.

     Общество  несет ответственность по своим  обязательствам всем принадлежащим  ему имуществом.

     Органами  управления ООО СМФ «СиМа» являются:

     - Директор;

     - Ликвидационная комиссия на период  ликвидации.

     Органом контроля за финансово-хозяйственной  и правовой деятельностью Общества является ревизионная комиссия (ревизор) Общества.

     Ликвидационная  комиссия при добровольной ликвидации Общества избирается общим собранием  в порядке, предусмотренном Федеральным  законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом. При принудительной ликвидации ликвидационная комиссия назначается судом (арбитражем).

     Высшим  органом управления Общества является общее собрание его участников. К  его компетенции относятся: внесение изменений и дополнений в Устав  или утверждение устава в новой редакции;  реорганизация, ликвидация Общества; определение количественного состава Совета директоров; увеличение, уменьшение уставного капитала; решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».