Учет, анализ и аудит денежных средств на предприятии

    Однако  для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с  работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в  каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир.

    При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191).

    В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется  Обязательство кассира.

     Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы [33, c. 189].

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

     50-1 «Касса организации» — учитывают  денежные средства в кассе.

     50-2 «Операционная касса» — учитывают  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. этот субсчет открывается организациями при необходимости.

     50-3 «Денежные документы» — учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки госпошлины и другие денежные документы.

     Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и  учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах цифрами  и прописью. Приходные ордера подписывает  главный бухгалтер, а расходные  — руководитель организации и  главный бухгалтер.

     Денежные  средства могут поступать в кассу [24, c. 201]:

• со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе “К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.;
• в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;
• в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);
• в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.

     Единственным  документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом «Оплачено».

     Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организаций и главного бухгалтера.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации [33, c. 190].

     После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. — у руководителя организации Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации.

     Деньги  сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы  в течение 3 дней, включая день получения  денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк [33, c. 192].

     Главный бухгалтер должен строго следить  за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе.

     За  накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности [33, c. 191].

     Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции.

     Каждая  организация вправе открывать в  любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных  денежных средств и осуществления  всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

     Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, т.е. остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на следующий год.

     Хранение  денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как [29, c. 92]:

• надежно обеспечивается их сохранность от расхищений;
• контролируется использование по целевому назначению;
• облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов.

     Определенную  выгоду имеют организации: банк зачисляет на их расчетные счета вкладной процент в определенном размере от среднегодового остатка денежных средств на счете.

     Денежные  средства предприятия, хранящиеся на расчетных  счетах, учитывают на активном синтетическом  счете 51 «Расчетный счет». В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит — уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

     В случае если предприятие имеет несколько  расчетных счетов, необходимо ведение  аналитического учета в разрезе  расчетных счетов.

     Синтетический учет денежных средств на расчетном  счете ведется в журнале-ордере № 2.

     Денежные  средства, хранящиеся на расчетных счетах, предназначены как для основной деятельности, так и для вложений во внеоборотные активы.

     В силу этого на расчетные счета  зачисляются денежные средства, получаемые в результате основной деятельности организации: выручка от продажи  готовой продукции и товаров, от предоставления услуг, от выполняемых на сторону работ. Кроме того, на расчетные счета зачисляются выручка от реализации основных средств, арендная плата за сданные в аренду основные средства, а также выручка от реализации прочих активов (материалов, сырья, полуфабрикатов, ценных бумаг, нематериальных активов и т. д.), дивиденды по акциям, облигациям и т. п.

     Расходуются денежные средства с расчетных счетов как на основную деятельность (приобретение сырья, материалов, товаров, оплата труда работников и пр.), так и путем вложений во внеоборотные активы (на приобретение основных средств, приобретение нематериальных активов и т. д.), а также на финансовые вложения (приобретение акций, облигаций и других ценных бумаг, предоставление займов и т. д.).

     Поступление и списание денежных средств с  расчетных счетов могут производиться  двумя способами:

• наличным;
• безналичным.

     Основной  формой безналичных расчетов является платежное поручение.

     Платежное поручение (форма № 0401060) представляет собой письменное распоряжение владельца счета на списание денег с его счета и зачисление их на счет получателя. Оно применяется в основном по нетоварным операциям, для перечисления в бюджет налогов, удержанных из оплаты труда работников, для оплаты счетов организаций связи за услуги, для расчетов с органами имущественного, социального и медицинского страхования и в других случаях [12, c. 33].

     Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки, не считая день выписки документа, и принимаются  банками к исполнению без ограничения суммы только при наличии средств на счете плательщика.

     Платежные поручения выписываются с использованием технических средств для банка  и всех сторон, участвующих в расчетах. Первый экземпляр должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации и иметь оттиск печати. Помарки и подчистки в платежных поручениях не допускаются.

     Последние экземпляры расчетных документов (с  отметкой банка) главный бухгалтер  организации должен хранить в  отдельной папке до получения  выписки с расчетного счета в банке.

     Ежедневно банк составляет для своих клиентов выписку с расчетного счета, которая  представляет собой точную копию  записей на счете.

1.3 Аудит денежных средств на предприятии

 

     Основная  цель проверки денежных средств состоит  в установлении законности, достоверности  и целесообразности совершения операций с денежными средствами и правильности отражения их в учете. В задачи аудита денежных средств входят:

• ознакомление с условиями хранения наличных денег и обеспечение их сохранности;
• изучение правильности документального оформления операций по приходу и расходу денежных средств, ведению кассовой книги и учету кассовых операций;
• проверка соблюдения кассовой дисциплины, полноты и своевременности оприходования наличности в кассу;
• соблюдение порядка выдачи и возврата в кассу подотчетных сумм, целевого использования полученных в банке денежных средств;
• соблюдение лимита кассовой наличности и установленных правил расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;
• определение законности и целесообразности операций по поступлению и списанию средств с банковских счетов предприятия, правильности отражения их в учете;
• проверка состояния расчетно-платежной дисциплины по заключенным договорам.

     Источниками информационного обеспечения для  проверки денежных средств служат [19, c. 54]:

• приходные и расходные кассовые ордера с оправдательными документами;
• журнал регистрации;
• кассовая книга;
• журнал-ордер и ведомость по счетам 30 – 35;
• выписки банка с платежными документами;
• Главная книга;
• баланс;
• отчет о движении денежных средств.

     Приступая к проверке операций аудитору целесообразно  провести тестирование по заранее подготовленному  вопросу, по результатам которого дается оценка состояния учета и внутреннего контроля денежных средств и составляется программа аудиторской проверки кассовых банковских операций для целенаправленного сбора документов.

     Доказательство  аудитор получает с помощью приемов [27, c. 115]:

• участие в инвентаризации кассовой наличности;
• наблюдение за проведением кассовых операций;
• устный опрос;
• получение письменного подтверждения;
• проверка арифметических подсчетов;
• анализ полученных данных.

     Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в РФ в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.

     Кассовые  операции целесообразно проверять  сплошным методом.

     Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности [19, c. 61]:

• инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
• проверка правильности документального оформления операций;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
• аудиторская проверка правильности списания денег в расход;
• проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;
• проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
• оформление результатов проверки.