інформація та документація на підприємстві

ПЛАН КУРСОВОЇ РОБОТИ

Вступ

Розділ 1. Інформація та документація, як невід’ємні частини управління підприємством сфери гостинності.

 

1.1. Інформація, як один з головних засобів управління готелем

1.2. Значення документації в управлінні підприємством.

1.3. Діловодство на підприємстві

 

Розділ 2. Інформаційний та документаційний обіг в готелі «Дніпро».

 

2.1. Використання інформації в управлінні готелем «Дніпро».

2.2. Перелік та характеристика основних документів що використовуються в готелі «Дніпро»

 

Розділ 3. Покращення процесів комунікації та документації в готелі «Дніпро».

 

3.1.    Впровадження інформаційних технологій в готелі

3.2. Вдосконалення способу використання документації в організації управління готелем.

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

 

 

 

 

Вступ

Ділова сфера - одна з основних життєво  необхідних галузей ді-яльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, лис-тів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контак-ти між  закладами, підприємствами, установами, державними орга-нами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

 

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні та-кою мовою є українська.

 

Від об'єктивності, достовірності, оперативності, юридичної си-ли документа залежить якість рішень, що приймаються. Носієм ін-формації у традиційному вигляді є документ, визначений стандар-том як "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою ство-реним людьми способом для її передачі у часі і просторі".

 

У сфері управління головним чином працюють з інформацією  і документами, які виступають її носіями. Інформаційно-документаційне обслуговування виступає основною забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої потребує спеціальних професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта.

 Інформаційно-документаційне  забезпечення здійснюють спеціальні  структурні підрозділи: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат (або секретар-помічник). Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Документа́ція — сукупність офіційно визнаних, взаємопов'язаних та складених у визначеній формі  документів, які містять передбачувану  інформацію про виріб, процес або  діяльність.

Діловодство (документаційне забезпечення управління) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію  роботи з офіційними документами.

Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою  – канцелярією. В невеликих установах  цю функцію виконує секретар керівника  установи.

Основні функції канцелярії установи:

• прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;
• оформлення і відправка вихідних документів;
• стенографування і друкування документів;
• контроль за виконанням документів;
• формування справ і здача їх в архів;
• зберігання і забезпечення використання документів;
• методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;
• підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;
• контроль за веденням операцій з документами.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного  порядку роботи з документами  в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості  документів. Єдина номенклатура посад  службовців визначає ряд посад працівників  діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур’єр та ін.

Базовими процесами в  діяльності управління інформаційними системами є діловодство та документообіг, які відображають стовідсотковий відбиток управлінських процесів у документальній формі.

 

Інформація – це своєрідний капітал, який рано чи пізно перевтілиться в прибуток туристичного підприємства. Потрібно тільки вчасно збирати необхідну інформацію, вміло її опрацьовувати і робити правильні кроки на основі зроблених висновків. Існує безліч методів збору інформації для туристичного підприємства. У одній курсовій роботі важко їх розглянути всі. Тому, у даній роботі, насамперед, зупинимося на питаннях такого продуктивного збору інформації як різнопланові дослідження з метою формування системи інформаційного забезпечення. У минулому столітті дослідження як такі не були потрібні, тому що більшість фірм були дрібними і знали своїх клієнтів особисто. У ХХ столітті з’явилася необхідність в одержанні більш повної інформації про клієнтів і їхні купівельні потреби. З’явилася проблема нестачі інформації. Необхідність у проведенні досліджень в галузі туризму очевидна. У цьому й полягає актуальність даної теми.

Предметом даної курсової роботи є значення інформаційних досліджень для формування системи інформаційного забезпечення діяльності готельного  комплексу «Дніпро».

Метою курсової роботи є розгляд процесу формування системи інформаційного забезпечення в області туризму.

Структура роботи. Курсова робота складається із вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків. В першому розділі розкривається суть та важливість інформаційного забезпечення в діяльності готельного підприємства,  розглядаються документи, що є найпоширенішими джерелами доступу інформації до працівників та керівництва підприємства. Предметом дослідження другого розділу є принцип обміну інформацією між підрозділами на прикладі готельного підприємства «Дніпро». Тут висвітлений саме процес дослідження, а також аналіз його використання. У заключній частині надано рекомендації до удосконалення інформаційної системи готельного підприємства. В кінці роботи здійснюються  підсумки дослідження, наводяться список використаної літератури, а також деякий статистичний матеріал по даній темі.

 В  курсовій роботі використана  монографічна література, що містить  теоретичні аспекти проблем, які  знаходяться в центрі уваги  дослідження. Основним джерелом  для написання даної роботи, була  велика кількість періодичної  літератури.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Інформація, як один з головних засобів управління готелем

 

 Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. З другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь наполовину,ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.

 В даний час обсяги  інформації подвоюються через  кожні три роки. Це пов'язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, комерційні підприємства ''виживають'' тільки в тому випадку, якщо вони своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією, і навпаки.

 Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.

Будь-який процес у людському  суспільстві нерозривно пов'язаний з прийомом, опрацюванням інформації та управлінням, з тим, як швидко та ефективно це робиться. Адже управління неможливе без збору, обробки, передачі та накопичення інформації.

Інформація - це зміст повідомлення про сукупність явищ і подій, що становлять інтерес для зацікавлених осіб та організацій, підлягають реєстрації та обробці.

Для ефективного управління, яке полягає у здійсненні цілеспрямованого впливу суб'єкта на об'єкт, що, в свою чергу, передбачає збирання, передачу, обробку та накопичення необхідної інформації, прийняття та реалізацію відповідних рішень, а також контроль за виконанням цих рішень, надзвичайно важливе значення має ряд якісних характеристик інформації, а саме: її точність, достовірність, повнота, коректність і оперативність.

Суть збору інформації в галузі туризму розкривається  через його функції, до яких варто  віднести наступні:

- націленість на задоволення  існуючих і перспективних потреб  споживачів, туристів;

- застосування стратегії  та тактики формування і стимулювання  попиту; 

- концентрація науково-дослідницьких,  виробничих та збутових зусиль  на вирішальних напрямах маркетингової  діяльності щодо готельних організацій;

- розробка і реалізація  маркетингових програм у готельній сфері. 

Пітер Дрюкер так визначив мету формування системи інформаційного забезпечення: “Ціль інформації в  тій чи іншій галузі зробити продаж постійним. Ціль - знати і розуміти клієнтів настільки добре, щоб продукт  чи послуга підходили їм і продавалася  сама...”.

Формування системи інформаційного забезпечення в галузі послуг- це суспільний і управлінський процес, спрямований  на виявлення потреб населення,  у результаті якого окремі особистості  і групи одержують те, що їм необхідно  і те, що вони хочуть шляхом створення  продукції, послуг і матеріальних цінностей  та їхнього обміну з іншими, кращого  вивчення існуючого ринку, стану  на ньому тощо

Потреба збору інформації виникає, як правило, за досить високого рівня розвитку матеріально-технічної  бази, розгалуженої мережі товаропотоків, наявності конкурентної боротьби, високого життєвого рівня населення. Потреба  у інформаційній діяльності відчувається, коли постає питання: де, кому і як продати  створений продукт чи послугу  без попереднього замовлення. Однак, перші цілеспрямовані кроки в області збору інформації були зроблені лише на початку 20 століття. Вони зводилися до епізодичних корекцій виробництва і збуту у міру змін ринкової ситуації. Пізніше цей вид діяльності збагатився прогнозуванням і плануванням довготривалих змін обсягів реалізації, рівня витрат і іншого і лише в 70-х рр. сформувалася завершена система стратегічного управління створенням і збутом продукції та послуг з орієнтацією на ринок.

Інформаційні дослідження  однозначно необхідні для успішної роботи будь-якого підприємства. Відповіді  на питання типу: Хто користується послугами нашої фірми? Чому? Навіщо? Що ними рухає? не тільки цікаво, але  і дуже важливо знати, тому, що, знаючи відповіді на ці питання сьогодні, можна планувати діяльність фірми, виправляти недоліки, вигострювати якість послуги, а, отже, залучати більше число  клієнтів.

     Інформаційними дослідженнями займаються в основному великі підприємства, що можуть дозволити собі містити спеціальний відділ. У такому відділі може працювати від одного до декількох десятків співробітників. Серед співробітників відділу - розроблювачі планів досліджень, статистики, соціологи, психологи, фахівці з моделювання. Дрібні підприємства можуть звертатися з проханням чи спланувати провести таке дослідження в спеціальну організацію для їхнього проведення.

Схема інформаційного дослідження в готельній сфері така:

1. Виявлення проблем і  формулювання цілей дослідження.

2. Добір джерел інформації.

3. Збір інформації.

4. Аналіз зібраної інформації.

5. Представлення отриманих  результатів.

6. Аналіз використання  дослідження.

 Усі ці етапи взаємозалежні  між собою і немислимі один  без іншого.

     Важливим етапом  проведення інформаційного дослідження  є вибір джерела інформації. Збиратися  можуть вторинні чи первинні  дані.

     Вторинні дані - це інформація, що уже десь існує, будучи зібраною раніше для інших цілей.

    Первинні  дані - це інформація, що зібрана вперше з якою-небудь конкретною метою.

     Звичайне дослідження  починається зі збору вторинних  даних. Вони дешевші і більш  доступні.

    У залежності  від напрямку і характеру досліджень  інформація може черпатися з  різних  джерел. Дослідження можуть  розділятися на внутрішньо фірмові  дослідження і дослідження зовнішнього  середовища.  Джерелами інформації  для внутрішньо фірмових досліджень  є, насамперед, різні звітні документи,  що характеризують діяльність  фірми. Вони складаються в основному  працівниками фірми. Інформація  при дослідженнях зовнішнього  середовища звичайно береться  з трьох основних джерел:

    - власні джерела - інформація, отримана в ході досліджень зовнішнього середовища, проведених фірмою;      

        - замовлена інформація - інформація, яку для замовника надають спеціалізовані фірми;