інформація та документація на підприємстві

- розробка  і поновлення офіційного web-сайту  готелю;

- впровадження  інформаційних технологій у виконавську  практику, створення і поновлення  баз даних;

- створення  і розсилання електронною поштою  дайджестів зацікавленим організаціям;

- консультативна  допомога співробітникам з питань  використання інформаційних технологій  у їхній роботі;

- програмно-технічне  обслуговування мережі;

- передання  інформації, здійснення поточного  спостереження, аналіз інформації  і представлення результатів  керівнику відділу;

- контроль  витрат води, тепла, електроенергії  та ін.;

- управління  та обслуговування дверної автоматики. Інформаційна система для автоматизації  управління служб готелю будується  в архітектурі «клієнт-сервер».  На сервері знаходиться база  даних, у якій міститься вся  поточна та архівна інформація  готелю, необхідна для роботи  його служб. Вона має модульну  структуру, що дозволяє конфігурувати  і нарощувати систему на кожному  робочому місці в кожній службі  відповідно до їх функціональної  спрямованості. Усі робочі місця  вза модіють із БД через  локальну мережу готелю.

 

 Автоматизована  інформаційна система концентрує  в собі всі результати роботи  системи моніторингу і попередження  подій і подає на засобах  відображення узагальнені, а також  де-талізовані по багатьох рівнях  і аспектах дані та інформацію  для ефективного управління готелем.

 

Інформаційні  послуги в даний час є важливим чинником у розвитку готельного бізнесу  і являють собою найбільш активно  розвивається сектор готельної справи, що зумовлює динамічні процеси розвитку даної галузі туризму.

 Проведені  дослідження та оцінка управлінських  впливів на інформаційні потоки  в готельному бізнесі дозволяють  стверджувати, що в умовах повсюдного  перевищення сукупної пропозиції  над попитом на готельні послуги  підхід в управлінні ресурсопотоку  є найважливішим стратегічним  інструментом забезпечення конкурентного  потенціалу та зміцнення позицій  підприємств серед визнаних лідерів  готельного ринку. 

 Результати  проведених досліджень виявили  наявність суттєвого кола функцій  в готелях, що вимагають безперервного  управлінського впливу. У той  же час аналіз існуючих методів,  стилів та організаційних структур  управління готельними підприємствами  показав, що ступінь реалізації  цих функцій у готелях невелика  і обмежується лише управлінням  потоками замовлень (відділ бронювання, відділ продажів), роботою з каналами  збуту і просування послуг  на ринку (відділ продажів і  маркетингу), організацією поповнення  та оновлення матеріально-технічної  бази готелю (служба матеріально-технічного  постачання, склад), а також постачанням  виробництва (продовольчий склад) [3,11].

 Крім  того, відсутність початкової інформаційної  бази про особливості діючих  процесів в готелі, неузгодженість  у діях служб, що реалізують  різні функції, відсутність системності  у використанні функцій сприяють  гальмуванню загальних процесів  у готелі, зниження оперативності  передачі інформації, затримки проведення  розрахункових операцій, збільшення  заборгованості і т. п.  Саме  цим пояснюється актуальність  даної теми.

Мета  даного дослідження - показати сутність диспетчерських і інформаційних  служб і проблеми в їх роботі.

 Відповідно  до вказаної мети, основними завданнями  дослідження є: 

- Розкрити  загальні положення про готельній  справі;

- Виявити  сутність інформаційних і диспетчерських  служб в готелі;

- Розкрити  порядок роботи диспетчерських  і диспетчерських служб готелів; 

 З  урахуванням специфіки даної  теми і круга порушених питань  структура роботи дозволяє послідовно  освітити в першій частині  теоретичні питання організації  готельного бізнесу, у другій - сутність диспетчерських і інформаційних  служб готелів. 

Об'єкт  дослідження - це організація діяльності диспетчерських та інформаційних служб  готелів.

 Тема  даного реферату носить дослідницький  характер і передбачає всебічну  характеристику об'єкта дослідження.

2. Організація  диспетчерської та інформаційної  служби готелі 

2.1 Право  споживача на інформацію про  готель 

 Споживач  має право вимагати надання  необхідної та достовірної інформації  про виконавця, режим його роботи  і реалізованих ним послуги. 

Відповідно  до них на вивісці організації  повинні бути вказані її найменування з вказівкою організаційно-правової форми і місця знаходження. Індивідуальний підприємець повинен вказати  інформацію про державну реєстрацію та найменування зареєстрував його органу. На вивісці також повинна бути інформація про режим роботи. Слід зазначити, що режим роботи, за загальним  правилом, встановлюється виконавцями  самостійно. Проте оформлення прибувають і відбувають повинно проводитися в готелях цілодобово [1,2].

 У  приміщенні, призначеному для оформлення  проживання, в зручному для огляду  місці повинні бути представлені:

1) відомості  про виконавця і номер його  контактного телефону;

2) відомості  про послуги, які повинні включати:

- Ціну  номерів (місця в номері), у  тому числі погодинний тариф,  якщо він встановлений виконавцем. База даних номерного фонду  є свого роду інформаційної  картою готелю. Вона може включати  в себе дані про перебування  гостьової кімнати в межах  кошти розміщення, його тип, клас  кількості кімнат і койко-місць,  стан і наявність зручностей, містити опис номера, його фотографії  і фотографії виду з вікна,  примітки служби покоївок або  інженерного відділу і обов'язково  вартість. Іноді в готелях на  стійці портьє можна побачити  додатковий монітор для показу  клієнтам інформації про номер.  При бажанні можна встановити  абсолютний контроль за номером,  починаючи від інформації про  прибирання і закінчуючи управлінням  його обладнанням (телефон, телевізор,  освітлення, електропостачання, перевірка  працездатності та інше).

- Вказівка  ​​на форму і порядок оплати  послуг, у тому числі в разі  недотримання строків їх виконання; 

- Перелік  послуг, що входять у ціну номера (місця в номері). Як мінімум,  цей перелік повинен включати  виклик швидкої допомоги, користування  медичною аптечкою, доставка в  номер кореспонденції по її  одержанні, побудка до певного  часу, надання окропу, голок, ниток,  одного комплекту посуду і  столових приладів;

- Перелік  і ціну додаткових послуг, що  надаються за окрему плату; 

- Граничний  термін проживання в готелі, якщо  він встановлений виконавцем;

- Перелік  категорій осіб, які мають право  на отримання пільг, і перелік  таких пільг; 

- Порядок  проживання в готелі;

- Відомості  про роботу розміщених у готелі  підприємств громадського харчування, торгівлі, зв'язку, побутового обслуговування  та ін 

 Також  у зручному для огляду місці  має бути вивішено свідоцтво  про присвоєння готелю відповідної  категорії (якщо категорія привласнювалася), правила надання послуг та  вилучення з державного стандарту,  що встановлює вимоги в галузі  надання послуг [1,1].

3) відомості  про орган із захисту прав  споживачів при місцевій адміністрації,  якщо такий орган є. 

 Крім  цього, в кожному готельному  номері повинна бути розміщена  інформація про порядок проживання  в готелі, правила протипожежної  безпеки та правила користування  електропобутовими приладами. 

 Вся  інформація повинна бути представлена  ​​російською мовою, а додатково,  на розсуд виконавця, на державних  мовах суб'єктів РФ і рідних  мовах народів РФ. Необхідність  подання інформації на іноземних  мовах законом не передбачено.  У той же час це не суперечить  законодавству і широко використовується, якщо споживачі - іноземці [4,15].

 

Вплив інформаційних  технологій на управління готелем величезний, оскільки прямо пов'язаний з підвищенням  ефективності роботи як кожного менеджера  окремо, так і готелю в цілому. Вони прямо впливають на конкурентоздатність на сьогоднішньому ринку. Використання комп'ютерних мереж, Інтернету та Інтернет технологій, програмних продуктів наскрізної автоматизації всіх бізнесів-процесів готелю, сьогодні не просто питання лідерства і створення конкурентних переваг, але і виживання на ринку в найближчому майбутньому.

Інформаційно-технічна революція змінила характер і  методи ведення бізнесу. Використання можливостей технічного обміну сьогодні дозволяє легше і швидше створювати і продавати пакети послуг споживачам, вирішувати завдання фінансово-операційного управління, маркетингового планування, підвищувати конкурентоздатність  і кількість продажів.

Для швидкого і безпомилкового контролю операцій повноцінного аналізу існуючої ситуації, швидкості і повноти обслуговування гостя у фронт-офісі, тобто для  забезпечення високої економічної  ефективності та високої якості послуг, неминучим і незамінним стає впровадження автоматизованих інформаційних  систем управління.

Інформаційні  технології (IT) готельного управління з'явилися у світовій готельній  індустрії давно – біля двадцяти п'яти років тому, і пройшли  великий шлях розвитку. На українському ринку IT управління готелем присутні відносно недавно. Експерименти з упровадження даних систем в готелях України  стали проводиться з середини 90-х років. Кількість впроваджень  вимірюється в десятках, а їхня якість найчастіше є предметом суперечок, чуток, домислів і розчарувань по сьогоднішній день.

Можливості  автоматизації обслуговування придбали комплексний характер і охоплюють  усі процеси функціонування готелю «Славутич» і взаємин з гостями. Донедавна українська готельна індустрія знаходилася в ізоляції від світових тенденцій розвитку і сьогодні переживає етап масштабної переорієнтації з паперово-ручного методу роботи на застосування автоматизованих IT управління готелем. Для більшості готелів України (60%), впровадження автоматизованих інформаційних технологій (АІТ) управління є необхідним і вже стало реальним фактом, вкрай важливим для успішного розвитку бізнесу. Як в усьому світі, так і в Україні, використання сучасних АІТ стає засобом конкурентної боротьби готелів. Найвідомішими фірмами, що пропонують комплексні програмні засоби автоматизації IT готелів, є: «Inter Hotel», «Lodging Touch Libica» – (JIi6pa Інтернешнл), «Intellect Service» (BecT Про) «UCS-UKR», «Галактика», «Славутич». Ці фірми пропонують свій програмний продукт і сервісне обслуговування.

Загальними  особливостями готелю «Славутич" є автоматизація процесів планування, обліку і управління основних напрямків діяльності готелю.

Тому  загалом їх можна розглядати як інтегровану  сукупність таких основних підсистем: управління фінансами, управління матеріальними  потоками, управління обслуговуванням, управління якістю, управління персоналом, управління збутом, аналіз фінансів, собівартості, оборотних коштів, управління маркетингом  тощо.

Наведена  послідовність функціональних підсистем  не претендує на повноту і відбиває основні напрямки діяльності сучасних готелів.

Управління  фінансами включає чотири функціональних підсистеми:

– фінансове планування діяльності готелю;

– контроль над фінансовими процесами;

– реалізація фінансових процесів;

– фінансовий контроль діяльності.

Фінансове планування діяльності готелю «Славутич» передбачає складання фінансового плану за двома методами: «знизу вгору» і «згори донизу». При використанні методу «знизу вгору», відповідні частини фінансового плану формуються в низових підрозділах (модулях), після чого система здійснює їхнє агрегування. А при використанні протилежного методу основні показники кошторисів визначаються на верхньому рівні ієрархії готельного підприємства, після чого відбувається їхня деталізація на нижніх рівнях. Усі фінансові плани і бюджети базуються на основі рахунків головної книги і заздалегідь описані в системі управлінської структури.

Фінансовий  контроль діяльності. Функціональність фінансових підсистем пропонує можливість організації бюджетного контролю і  управління рухом грошових коштів. Він ґрунтується на єдиній базі формування бюджетів та інтеграції фінансових операцій, рахунках головної книги та аналітичних  об'єктах управлінського обліку. Прогнозні дані, розбиті за періодами, можуть оперативно порівнюватися з поточними результатами на рахунках головної книги. Є можливість також порівнювати плановані і фактичні результати по відповідних етапах витрат/доходів для центрів фінансової відповідальності. Підсистема фінансового плану разом з підсистемою управління розподілом витрат дозволяють оцінити схожість результатів планової і фактичної собівартості продукції, що випускається; здійснити наступний аналіз відхилень на основі об'єктивних даних, сформувати думку про рентабельність продукції, що випускається, та асортименту, управління рухом грошових коштів тощо.

Контроль  над процесами. Повсякденний облік  операцій на рахунках головної книги  припускає дві операції: не рознесену операцію (документ) і рознесену операцію (документ).