інформація та документація на підприємстві

Цi правила визначають порядок ведення діловодства. Його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп’ютерні (автоматизовані) технології оброблення документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.

Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво  роботою служби документального  забезпечення здійснює керівник організації  або один із його заступників згідно з розподілом службових обов′язків.

Відповідальність за організацію  та ведення діловодства в апараті  підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов’язковими для всіх працівників апарату організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних  підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення  діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офiс-менеджери).

При організації діловодства  необхідно керуватись такими принципами :

•          оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полег-шують роботу з документами, нумератори, степлери);

•          доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид робо-ти з документами  повинен бути необхідним у діяль-ності  підприємства);

•          вміле поєднання документального  забезпечення уп-равління з бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає  такі операції:

•          підготовка документів;

•          складання документів;

•          узгодження документів;

•          оформлення документів;

•          виготовлення документів.

Порядок роботи з документами  теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

 Реєстрація документів - важливий етап. В процесі реєстрації  ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті.

 З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап -контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

 Від постановки реєстрації  документів залежить і організація  інформаційно-довідкової роботи. Служба  інформаційно-документаційного обслуговування  або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі - на картках або в автоматизованому - на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.

 Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору - від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.

 Наступний етап - поточне  збереження документів. Будь-який  документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор - номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах.

 Номенклатура - найважливіший  документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст.

 Складання номенклатури  справ, формування справ та  їх збереження пов'язані з експертизою  цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються ''Переліки документів за термінами зберігання''. Вони бувають типові та відомчі.

Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

 І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки - поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів.

Розділ 2. Інформаційний  та документаційний обіг в готелі «Дніпро».

 

2.1 Використання  інформації в управлінні готелем  «Дніпро».

Побудова  і функціонування інформаційного відділу, ґрунтується на реалізації принципу системного підходу, що виявляється  в першу чергу в інтеграції та чіткій взаємодії всіх елементів  операційної системи готелю. Даний  принцип знаходить своє відображення в розробці і здійсненні єдиного  технологічного процесу виробничої системи, у переході від створення  окремих видів відособлених процесів, до створення комплексних виробничо-обслуговуючих  систем. Системний підхід відкриває  нові можливості для скорочення тривалості та оптимізації виробничого циклу, підвищення продуктивності у всіх ланках операційної системи готелю.

Роглєв  Х.Й. Основи готельного менеджменту

Глава 7. Сучасні інформаційні технології в  управлінні готелем

Інформаційний центр у готелі

 

 На  сьогодні, за яскраво вираженої  невизначеності, стохас-тичності зовнішнього  середовища, необхідною властивістю  готелю є його здатність до  адаптації. Висока надійність  і забезпе-чення стійкості - один  з фундаментальних принципів  його функціонування. З урахуванням  конкретних умов для кожного  готелю, необхідно розробляти і  впроваджувати комплексні ав-томатизовані  системи, що концентрують у  собі сукупність організаційних, режимних, технічних та інших  можливостей, спрямованих на досягнення  достатнього рівня економічної  ефективності і безпеки ведення  бізнесу.

 

 Стрімкий  розвиток інформаційних технологій  привів до того, що за останні  кілька років у сервісному  секторі економіки стали широко  застосовуватися найрізноманітніші  інформаційні технологічні рішення.  Інформаційне управління пов'язане  з бурхливим розвитком технологій, що забезпечують швидкі й ефективні  методи передачі, обробки, збереження  й одержання інформації. Автоматизація  різних процесів досягається  шляхом інтеграції різних інформаційних  технологій, метою яких є підвищення  ефективності і продуктивності  роботи готельних службовців, і  дає величезні потенційні можливості  для підвищення ефективності  управління готелем. Істотним  елементом, від якого, буде  залежати надійне функціонування  всієї операційної системи готелю, є інформаційний центр, що забезпечить  об'єднання процесів постачання, споживання і виробництва,

 

 перетворюючи  їх у єдину високоефективну  систему. Це дозволить в умовах  швидкої зміни потреб і бажань  клієнтів на ринку готельних  послуг оперативно і гнучко  адаптувати операційну систему  (рух трудових, інформаційних, матеріальних  і фінансових потоків) під індивідуальні  потреби різних сегментів клієнтів. Також це надасть можливість  мінімізувати витрати на виробництво  послуг і дозволить істотно  скоротити час обслуговування  і доставки товарів, прискорити  процес одержання інформації  різними службами і підвищити  рівень сервісу. Інформаційний  центр - це складний людино-машинний  комплекс, ядром якого є інформаційна  комп'ютерна система, що орієнтована  на досягнення таких цілей:  відстеження стану готелю і  ситуації довкола нього; оперативний  аналіз; виявлення, ідентифікацію  та оцінку несприятливих змін  стану готелю (потенційних небезпек  і загроз клієнтам тощо); підтримку  прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану.

 

 Діяльність  інформаційного центру спрямована  на підвищення ефективності управління  готелем і включає такі напрямки: сприяння управлінню складським  господарством, товарно-матеріальними  ресурсами, кадрами, організація  і впровадження інформаційних  систем у різних службах і  підрозділах готелю, робота маркетингового  відділу шляхом збору та обробки  важливої інформації для вироблення  оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні  моніторингу і контролю руху  фоліо-рахунків клієнтів, обробка  даних, інформації, формування необхідних  форм звітів і передача даних.  Також робота інформаційного  центру спрямована на комплексне  управління матеріальними й інформаційними  потоками в сфері інформаційної  підтримки служб прийому та  розміщення, ресторану, обслуговування  в номерах, охорони, служби  протипожежної охорони, покоївок  та ін.

 

 У  світовій практиці інформаційний  центр забезпечує моніторинг  стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть  участь у підготовці можливих  варіантів опе-ративних і стратегічних  рішень, у режимі 24-години.

 

 Інформаційний  центр входить до структури  управління готелем і підпорядковується  технічному директору. Центр має  забезпечувати цілодобову підтримку  та інформаційне забезпечення  різних служб і відділів готелю. До його функцій входять:

 

- обслуговування  і технічна підтримка автоматизованої  інформаційної системи;

- ремонт, диспетчеризація, контроль за  вхідною інформацією;

- забезпечення  онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки  готелю;

- контроль  за номерним фондом і фінансовими  зловживаннями, попередження різноманітних  загроз;

- оперативне  управління персоналом готелю;

- реєстрація  і управління інформаційними  і матеріальними потоками готелю;

- обслуговування  і супроводження сервера, електронної  пошти і забезпечення зв'язку  з Інтернет;

- обслуговування  і підтримка в робочому стані  комп'ютерної техніки, її встановлення  та настроювання;

- обслуговування  і супроводження програмних продуктів,  що купуються; підтримка і ведення  бази необхідних даних;

- виявлення  завдань у сферах діяльності  різних відділів готелю та  адміністрації для подальшої  їхньої автоматизації, проектування  подальших шляхів розвитку інформаційної  системи;