Шпаргалка по "Коммуникации"

1.

2.

Формы и культура деловой  коммуникации

  Рассуждая на заданную тему, нельзя не вспомнить 2 цитаты: одну - философа древности  Гая Саллюстия Криспа: "При согласии незначительные дела вырастают, при несогласии - величайшие гибнут" и вторую - легендарного С.П. Королёва, поднявшего Россию в космос: "Кто хочет работать - ищут "средства", кто не хочет - "причины"". Общепринятыми формами деловой коммуникации в труде менеджеров, юристов, релайтеров являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской коммуникации вследствие эволюции в сфере информатики, порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

  В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные  речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются  коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые  требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии компании, организационных ценностей, корпоративной культуры, а также знаний потребительского рынка, финансового рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих коммуникативных стратегий, технологий, процедур и операций.

  Специфическими  жанрами деловой коммуникации можно  считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и  конференции, а могут иметь и  самостоятельное значение.

  Особенности каждой формы деловой коммуникации включают следующие критерии:

  ·  цель проведения (зачем?);

  ·  контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

  ·  регламент (как долго?);

  ·  коммуникативные средства реализации намерений (как?);

  ·  организация пространственной среды (где?);

  ·  ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?).

  Самым распространенным контактным методом является разговор. В деловом разговоре варьируются  ясно осмысленные цели, интуитивные  резоны и бессознательные мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного контакта. Цель такой коммуникации - обмен  информацией по конкретному вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент  зависит от степени важности предмета и от возможности участников разговора. Коммуникативные средства, как правило, типичные для любой беседы: обмен  репликами, вопросами и ответами, мнениями и оценками.

  Ситуационный  контакт обычно включает следующие  элементы:

  ·  обращение;

  ·  запрос (вопрос, затребование информации или описание ситуации);

  ·  ответ (представление информации или описание ситуации);

  ·  согласование действий (взаимодействие);

  ·  ожидаемый результат (совместные акции, договоренности, решения).

  Чтобы достичь  ожидаемого результата, необходимо, чтобы  все компоненты разговора были обоснованы и мотивированы, а пространственная среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех и при необходимости была сохранена конфиденциальность (без свидетелей).

  Эффективность разговора, как и всех коммуникативных  жанров, может зависеть не только от компетентности его участников, но и от манеры держаться, двигаться, речевой  культуры и умения слушать, самоуправления и способности "вести свою линию", формулировать свое собственное  суждение, обосновывать возражения и  пр. "Самое плодотворное и естественное упражнение ума - беседа. Живое слово  и учит и упражняет. Противные  моим взглядам суждения не оскорбляют меня, а только возбуждают и дают толчок умственным силам" (Монтень). "Хочешь быть умным, научись разумно  спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать" (И. Лафатер, швейцарский мыслитель XVIII века).

  К основным функциям любой деловой беседы можно  отнести следующие: начало инновационных  мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых  мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение работников одной  организации, межличностные и деловые  контакты; поддержание деловых контактов  с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых  направлениях.

  Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который  целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При  проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить  отработке хода беседы: продумать  вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и  место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой  и партнером; резко убыстрять  темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер  возбужден; не желать понять психическое  состояние партнера в момент собеседования.

  Правильное  проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда  на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом  имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

  Структура деловой беседы.

  Деловая беседа состоит из пяти фаз:

  1.            начало беседы;

  2.            передача информации;

  3.            аргументирование;

  4.            опровержение доводов собеседника;

  5.            принятие решений.

  Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение  внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

  Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой  беседе пройти успешно:

  ·  профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

  ·  ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

  ·  наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

  ·  постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

  ·  ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

  ·  повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

  ·  элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

  ·  "насыщенность" рассуждении - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

  ·  рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все";

  ·  юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

Деловое совещание

  Одним из организующих моментов делового совещания  является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

  ·  тема совещания;

  ·  цель совещания;

  ·  перечень обсуждаемых вопросов;

  ·  время начала и окончания совещания;

  ·  место, где оно будет проходить;

  ·  фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

  ·  время, отведенное на каждый вопрос;

  ·  место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

  Когда участники  совещания информированы заранее  о предмете обсуждения, тогда они  могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать  конструктивные предложения по решению  проблем. В тех случаях, когда  люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и  не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить  деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в  конце рабочего дня или во второй его половине.

  Длительность  совещания не должна превышать полутора-двух часов.

  Руководителю  делового совещания важно:

  1.            начать его вовремя;

  2.            сообщить о регламенте;

  3.            согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

  4.            назначить ответственного за регламент и протокол;

  5.            предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

  6.            если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

  7.            жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

  8.            регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

  9.            соблюдать корректность дискуссии;

  10.          использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

  11.          подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

  12.          завершить точно в назначенное время. 

Пресс-конференция