Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

     Введение 

    Каждая  организация в настоящее время, использует какое – либо программное  обеспечение в качестве инструмента  для ведения бухгалтерского учета. Это свидетельствует о том, что  внедрение автоматизации, применение информационных технологий для ведения  бухгалтерии – одни из ключевых задач в рамках модернизации процессов  управления предприятием.

    Процесс автоматизации происходит постепенно. Некоторое время назад организации  стали использовать различные прикладные бухгалтерские программы, ориентированные  на выполнение узких задач в объеме одного сектора. Подобные программы  в своё время существенно снизили  рутинность  и повысили производительность труда. Современные информационные системы предназначены для повышения  эффективности управления  с помощью  информационных технологий подготовки и принятия решений.

         Бухгалтерский учет является одним из самых сложных и трудоемких процессов учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. 

    Во-первых,  автоматизированный учет облегчает  работу при обработке документов.

    Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность  учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую  информацию, сформировать формы бухгалтерской  отчетности, и так далее. Кроме  того, подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и  точнее, чем, если бы это делалось работником вручную.

      Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат  в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский  учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.

    Развитие  рыночных отношений оказывает существенное влияние на бухгалтерский учет, который  все больше и больше приближается к требованиям международных  стандартов. В связи с этим повышаются требования к квалификации бухгалтера, значительно расширился круг решаемых им вопросов. На современном этапе  бухгалтер в равной мере должен владеть  методами оперативного бухгалтерского учета, налогового учета и финансового  анализа.

    Однако  овладеть новыми методами работы невозможно без использования вычислительной техники, которая освобождает финансового  работника от рутинной счетной работы. Поэтому персональный компьютер  сегодня - это необходимый инструмент в работе бухгалтера.

      Компьютерная система бухгалтерского учета должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации – совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

    Автоматизация бухгалтерского учета в настоящее  время характерна не только для крупных  и средних фирм. Доступность вычислительной техники делает возможным применение бухгалтерских программ и небольшими предприятиями. В связи с этим рынок прикладных программ характеризуется  самым широким их спектром, начиная  от самых простых, имеющих минимальный  набор функций, до сложных многофункциональных  систем, имеющих самые  широкие  учетно-аналитические возможности.

    Тема  работы: «АИТ по учету денежных операций по кассе» актуальна в настоящее  время, ввиду того, что именно использование  соответствующего программного обеспечения  позволяет достигнуть наибольшего  экономического эффекта при обработке  учетной информации, ведении аналитической  работы.

    Многие  руководители считают, что достаточно только приобрести вычислительную технику  и программу «в коробке», нанять квалифицированный персонал – и  все, процесс автоматизации завершен. Вместе с тем это не так. Очень  важно на самом первом этапе, когда, с одной стороны, предприятие  уже осознало насущную необходимость  автоматизации бухгалтерского учета, а с другой – еще не приняло  каких-либо действий, не произвело затрат, остановиться и попытаться ответить на основной вопрос: что же мы хотим  получить в результате автоматизации, какова наша цель?

    Объектом  изучения является участок бухгалтерского учета «Касса» и его автоматизация  в программе «1:С Предприятие».

    Цель  выполнения данной  работы заключается  в изучении  технологии компьютерной обработки при помощи программного продукта «1:С Предприятие»  участка  бухгалтерского учета «Учет кассовых операций» с использованием  программы  « 1: С Предприятие».

    Для решения поставленной задачи в процессе выполнения данной работы решались следующие  задачи:

• изучалась литература и дано теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;
• составлен краткий обзор  бухгалтерских программ;
• проведена практическая работа по участку бухгалтерского учета «Касса» с использованием программы « 1: С Предприятие».

    Автоматизация бухгалтерского, управленческого, финансового  учета достаточно полно рассмотрены  в трудах  таких специалистов, как Ясенев В.Н., Касьянова Г.Ю., Брат В. В., Мизиковский Е.А., также для написания данной работы были использованы информационно-правовые системы: «Консультант Плюс» и «Гарант».

ГЛАВА 1.  Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления 

    Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может рассматриваться  как внутреннее дело предприятия, а  основой для оценки финансово-хозяйственной  деятельности предприятия со стороны  государства служит отчетность (бухгалтерский  баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально  предоставляться в налоговую  инспекцию по месту регистрации  предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые  проверки, при проведении которых  могут потребоваться все бухгалтерские  документы, включая первичные.

    В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие  может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском  учете. Примеров тому в России очень  много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов  и распоряжений (а они принимаются  сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

    Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа  не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время  и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить  текущее финансовое положение предприятия  и его перспективы.  Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения  бухгалтерского учета в России. Такие  ошибки практически неизбежны при  ручном учете или при использовании  устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом  проблем методологического, организационного и технологического характера.

     Целью создания автоматизированной системы  бухгалтерского учета является¹:

• полная автоматизация всех процессов бухгалтерского и налогового учета;
• автоматическое преобразование данных бухгалтерского учета в данные налогового учета;
• автоматизированное формирование всех форм отчетности, в том числе налоговых расчетов и декларации по налогу на прибыль;
• сверка бухгалтерского и налогового учета.

     Автоматизированная  информационная система обеспечивает повышение эффективности, прозрачности и оперативности работы бухгалтерских  служб, а также улучшает их взаимодействие с органами Налоговой Инспекции.

     Результатами  являются²:

• автоматизация работы бухгалтеров на всех участках бухгалтерии Центрального аппарата (Управляющей компании) и филиалов. Разработка решения с учетом отраслевой специфики ведения бухгалтерского учета;
• автоматизация функции ведения налогового учета в соответствии с Главой 25 части II НК РФ;
• реализация механизмов автоматизированного закрытия счетов, что приводит к существенному повышению оперативности и удобства работы специалистов бухгалтерии;
• реализация обмена измененными данными о наличии и движении средств предприятия между всеми бухгалтериями распределенного (многофилиального) предприятия. Реализация регламента такого обмена с заданной периодичностью по окончании рабочего дня;
• получение главным бухгалтером Управляющей компании консолидированной бухгалтерской информации филиалов на уровне первичных документов бухгалтерского учета в разрезе необходимой аналитики. Формирование в системе аналитических отчетов по всем филиалам, выбранным филиалам (консолидированные отчеты по видам деятельности филиалам, видам продукции и т.д.), а также по каждому филиалу;
• возможность для главного бухгалтера распределенного предприятия просматривать актуальную информацию о наличии и движении денежных, материальных и иных ресурсов по каждому филиалу непосредственно со своего рабочего места.

    Перед началом проектирования автоматизированной системы бухгалтерского учета должны быть решены некоторые общие вопросы.

    При внедрении автоматизированной системы  можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов  работы бухгалтеров, так что затраты  и степень риска минимальны. Второй вариант — пересмотр организационной  и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения  при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный  процесс, требующий всестороннего  анализа и тщательной проработки.

    Выбор направления автоматизации бухгалтерской  службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных  средств.

    Первое  направление — использование  офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших  предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода  форм документов, разработки системы  таблиц и баз данных и т. д.

    Наиболее  популярно второе направление автоматизации  бухгалтерского учёта — с помощью  специализированной прикладной бухгалтерской  программы. Их выбор сейчас очень  широк, практически в каждом более  или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта. Предприятию такой вариант может  быть удобен, если кроме самой программы  предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой  придётся работать весь период использования  программы. Возможно совместное использование  бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

    Третье  направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней  фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших  затрат и оправданно только для крупных  предприятий, при условии, что имеющиеся  на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика.

ГЛАВА 2. Требования к бухгалтерской системе