Совершенствование корпоративного стандарта по управлению временем

     3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий

     В данной работе были предложены мероприятия  по повышению эффективности организации рабочего времени персонала, и совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем. Для достижения стратегических целей, которые поставил перед собой Сбербанк, необходимо внедрение результативной стратегии обучения персонала инструментам тайм-менеджмента ⁵⁸.

     Обучение  персонала могут проводить тренинговые  агентства. Например, тренинг «Управление временем», который предлагает тренинговое агентство «Мастер класс»⁵⁹,  способствует систематизации знаний и в дальнейшем их применения. Времени всегда хватает тому, кто умеет его использовать.

     Цель  тренинга:

     Научить участников более эффективно использовать время. Повысить личную и корпоративную  эффективность работы, позволяющие  добиваться больших результатов  и достигать значимых целей при  меньших затратах времени и энергии.

     В результате тренинга участники смогут:

• Планировать и эффективно использовать личное и рабочее время, наилучшим образом распределять нагрузку.
• Избегать потери времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, высвобождать дополнительные временные ресурсы.
• Повысить мотивацию к труду и получать больше удовлетворения от работы.
• Понять какие факторы стимулируют или ограничивают собственную работоспособность.
• Устранять излишнее эмоциональное напряжение и стресс, связные с дефицитом времени.
• Грамотно делегировать задачи и полномочия.
• Определить свои долгосрочные и краткосрочные цели в различных областях деятельности.
• Правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными делами и долгосрочными задачами. Выделять из потока дел существенное, расставлять приоритеты. Определять очередность работ.
• Брать на себя ответственность за сроки и результат. Не откладывать на завтра то, что надо было сделать вчера.
• Обзорно взглянуть на жизнь, оценить и осмыслить качество проживания. Сделать свою жизнь более гармоничной.

     Методика  и формы обучения:

• Концентрированный теоретический материал в виде интерактивных мини-лекций;
• Практические задания, выполнение индивидуальных и групповых упражнений;
• Групповые обсуждения и игры;
• Хорошо структурированные печатные раздаточные материалы.

     В программу может входить:

• Стратегическое и тактическое планирование. Почему зная цель, люди не всегда стремятся к ней? Перевод мечты в цель. Принцип постановки целей. Условия хорошо сформулированного результата. Модели SMART, PURE, CLEAR, и GROW. Привлекательность целей.
• Как не ошибиться при расстановке приоритетов. Метод Шваба. Матрица Эйзенхауэра: "Срочность" и "Важность". Соотношение временных затрат и получаемых результатов (принцип Парето).
• "Поглотители времени": откуда они берутся и как с этим бороться. Оптимизация рабочих процессов. Ментальные карты (Mind Maps). Стратегия множественного результата.
• Как "съесть слона": поэтапное достижение цели. Намеченные цели и "неожиданные обстоятельства": как сохранять гибкость в планировании. Метод актуальных контекстов.
• Как зарождается и куда исчезает мотивация? Можно ли ее спланировать? Источники мотивации. Вдохновение "по заказу". Создание настроя на высокую работоспособность. Методы самомотивации, и управления рабочей нагрузкой.
• Как сохранять сосредоточенность и концентрацию внимания. Мобилизация. Учет ритмов человеческой активности. Как использовать биологические ритмы для повышения эффективности деятельности.
• Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития. Организация времени персонала в компании - корпоративные стандарты и инструменты.
• Делегирование задач и полномочий. Когда, Кому и Что передавать, и что оставлять себе.
• Свобода и принуждение в корпоративном повышении эффективности. Основные закономерности работы с "человеческим фактором", в контексте управления временем. Коуч-менеджмент. Контроль за исполнением, и принципы конструктивной критики.
• Что такое Лень, и как ее использовать для "пользы дела". Работа с отсрочками.

     Тренинг «Я+результат», предлагаемый агентством «Эспресс Консалт»⁶⁰, рекомендуется менеджерам среднего звена, топ-менеджерам.

     Цель  тренинга: дать участникам практические инструменты организации времени. Ознакомление с возможностями применения MS Outlook для управления своим временем проходит с использованием компьютеров.

     Задачи  тренинга:

• научить ставить цели
• создать личную стратегию организации деятельности
• привить принципы тайм-менеджмента
• наладить систему учета потерь времени
• отработать техники преодоления классических пожирателей времени
• овладеть практическим инструментарием тайм-менеджмента
• изучить индивидуальные особенности ритмов активности и отдыха
• развеять мифы о тайм-менеджменте

     Тренинг поможет решить такие частые проблемы как:

• неумение правильно расставить приоритеты
• неспособность быстро принимать решения
• частые накладки в процессе организации различных процессов
• стресс, связанный с перегрузкой задачами
• несоблюдение сроков
• потери времени связанные с отсутствием необходимой информации
• опоздания и задержки
• затяжные совещания, планерки
• хаос на рабочем месте

       Содержание тренинга:

     Тема 1. Понятие «время»

     Тема 2. Самоосознание: «Кто ты? Чего ты хочешь?» - поиск выгодных инвестиций

     ·        ценности и желания

     ·        ключевые сферы жизни, расстановка  приоритетов

     ·        цели (SMART-стратегия), задачи, шаги

     ·        личная стратегия (линейная, радиальная модель)

     ·        миссия или «мысленно начинайте  с конца»

     Тема 3. Принципы тайм-менеджмента

     ·        принцип информационной полноты

     ·        принцип «делай главное»

     ·        принцип материализации мысли

     ·        принцип «айсберга»: сознание, предсознание, бессознательное

     Тема 4. Контроль затрат времени — методики тайм-аудита

     ·        хронометраж

     ·        техника перепросмотра

     ·        матрица Эйзенхауэра            

       Тема 5. Причины потерь времени  — лангольеры времени

     ·        враги реализации действия или почему мы медлим

     ·        куда утекает время или жизнь  в круге влияния (проактивный  и реактивный типы поведения)

     ·        самомотивация — способ завести  «моторчик»

     ·        навыки твердого «отказа»

     ·        делегирование — умение покупать время

     ·        управляемое решение

       Тема 6. Инструменты тайм-менеджмента

     ·        стандартное планирование по времени

     ·        блочное планирование по событиям

     ·  гибкая система планирования (жесткие  и гибкие задачи, бюджетирование времени)

     ·        среднесрочное и долгосрочное планирование (неделя, год)

     ·        результат-ориентированный подход планирования задач

     ·        контекстное планирование

     ·        организация рабочего места

       Тема 7. Тайм-менеджмент на Outlook (см. приложение 3).

     ·        Личный недельный круг

     ·        Планирование недели в разделе «Календарь»

     ·        Создание задач, категорий и их группировка

     ·        Планирование дня и анализ выполненного

     ·        Ведение раздела «Контакты»

     ·        Ведение и структурирование почты

     ·        Хронометраж с помощью раздела  «Дневник» и анализ временных  потерь

     ·        Создание «творческой» картотеки в  разделе «Заметки»

     ·        Автоматическое форматирование задач, сообщений

       Тема 7. Индивидуальный темп и  биоритмы

     ·        типичные ритмы активности и отдыха

     ·        оценка личной активности

     Тема 8. Преимущества хаоса или мифы о  жестком тайм-менеджменте

       Результат обучения: эффективность  и результативность деятельности  участников; навыки практического  использования инструментов управления временем.

     Форма проведения тренинга: проводится в форме мини-лекций, ролевых игр, индивидуальных и групповых упражнений, моделирования конфликтных, эмоционально-напряженных, деловых ситуаций с последующим их аналитическим разбором, в группах от 5 до 20 человек. Тренинговая группа выступает в качестве своеобразного «психологического полигона», где участники могут провести «испытания» нового поведения, «примерить» новые модели и стратегии решения личностных и профессиональных проблем, научиться по-новому относиться к себе и другим.

     Преимущества  тренинга: ориентированность на ряд принципов, благодаря которым обучение достигает поставленных целей:

     ·         Упор на практику, совмещение теоретического курса и практики

     ·         Доступность и простотавыполняемых упражнений и заданий

     ·         Доброжелательная непринужденная атмосфера

     Индивидуальный  подход к каждому участнику.

     Первым  шагом корпоративного внедрения  тайм-менеджмента всегда является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения.

     В первой ступени обучения необходимо выделить четыре ключевых навыка, необходимых менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и тайм-менеджмент. Участие в программе обучения должно быть не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией. Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение⁶¹.

     Участник  после тренинга уже имеет четкий алгоритм действий.