Совершенствование корпоративного стандарта по управлению временем

     Через месяц после тренинга может проводится четырехчасовой посттренинг. На нем  анализируются успехи и неудачи  первого этапа применения тайм-менеджмента.

     Через несколько месяцев после курса  участники могут написать эссе, отражающие изменения в организации их работы.

     Такая схема позволяет существенно  повысить эффективность обучения. На каждом этапе сотрудник активно взаимодействует с его руководителем и ТМ-тренером, с тем чтобы все техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

     Следующий шаг после организации системы  обучения тайм-менеджменту – диагностика  тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

     Диагностика проводится в форме анкетирования  по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля – простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (см. пример ТМ-профиля на рис. 3).

     Профиль строится на основе данных анкетирования  команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании⁶²:

• личный тайм-менеджмент – степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;
• командный тайм-менеджмент – качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;
• корпоративный тайм-менеджмент – качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

     Рис. 3. Пример ТМ-профиля команды топ-менеджеров. 

     Даже  поверхностный взгляд на построенный  ТМ-профиль позволяет выявить  приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность⁶³.

     ТМ-диагностика  позволяет оценить общую ситуацию с тайм-менеджментом в команде  менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации, служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста. В основу методики положены принципы «360-аттестации»⁶⁴.

     Для аттестации применяется вопросник, который анонимно заполняют несколько коллег аттестуемого. Структура вопросов отражает структуру «ТМ-заповедей», что делает результаты ТМ-диагностики и ТМ-аттестации сопоставимыми и позволяет применять их в едином комплексе.

     Ключевым  моментом аттестации является ознакомление сотрудника с результатами его оценки коллегами в форме структурированной беседы с его непосредственным руководителем. В ходе беседы заполняется личный план повышения эффективности, исполнение которого регулярно контролируется.

     Диагностикой  и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней. Результаты внедрения стандартов тайм-менеджмента в организации приведены в приложении 5.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В первой главе «Современные подходы к управлению временем в организации» были раскрыты понятие «тайм-менеджмента» как фактора повышения эффективности труда в организации. Даны его основные принципы.

     Управление  временем (тайм-менеджмент, time management, организация  времени) — это технология организации  времени и повышения эффективности  его использования. В некотором  роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия  ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире

     Принципы  менеджмента - это фундаментальные  истины (или то, что считается  истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части. Самый главный принцип – это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.  Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств.  Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут. Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.  Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.  Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач. Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве. Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени – лишь 20% результата.

    Во  второй главе «Анализ корпоративных стандартов по управлению временем в Сбербанке России» раскрывается общая характеристика Сбербанка России, дан анализ использования рабочего времени  и анализ специфики управления временем в Сбербанке России.

    В третьей главе «Совершенствование тайм-менеджмента в Сбербанке России» обосновывается необходимость и возможные механизмы совершенствования корпоративного стандарта по управлению временем в Сбербанке России. Обозначена специфика информационного обеспечения компании. Выделены особенности процесса разработки повышения эффективности организации рабочего времени персонала. Дана оценка эффективности предложенных мероприятий.

    В заключении сделаны выводы по каждой главе, подведены итоги дипломной работы.

     Подводя итоги работы, можно сделать следующие выводы:

1. Тема внедрения технологий тайм-менеджмента в деятельность предприятия по мере развития социума и экономики, повышения динамичности изменений, увеличения в конечном продукте «информационной составляющей», становится значимым фактором эффективности организации. Выделим три основных подхода к вопросам тайм-менеджмента: научный менеджмент, классический тайм-менеджмент и современный самоменеджмент.

     В управлении временем можно выделить следующие процессы:

1. Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
3. Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
4. Контроль достижения цели и выполнения планов.

2. Место и роль тайм-менеджмента в системе управления организацией следует рассматривать в трех основных направлениях: тайм-менеджмент как средство самоменеджмента, тайм-менеджмент как элемент корпоративных стандартов, тайм-менеджмент как инструмент организационного развития.

3. Тайм-менеджмент как составляющая системы менеджмента организации должен быть рассмотрен в следующих направлениях: тайм-менеджмент как средство самоменеджмента, как элемент корпоративных стандартов, как инструмент организационного развития. Организационный тайм-менеджмент необходимо определить как совокупность технологий внедрения и адаптации технологий тайм-менеджмента в систему менеджмента предприятия, а именно, как путь от персональной организации труда сотрудника к эффективности фирмы или ее структурного подразделения или проекта.

     Перед сотрудниками и руководителями современных  предприятий стоит задача коррекции  ментальности, адаптации (прежде всего, психологической) к той временной реальности, которая создана в их организации, на характерном для их организации рынке, в экономике страны, в мировой экономике в целом.

     5) Конкретные технологии тайм-менеджмента (такие как «принцип Эйзенхауэра», «система Франклина», «принцип Парето», «Анализ А, Б, В», «тест SMARTS», «семь R тайм-менеджмента», методики планирования, делегирования, использования «краеугольного времени» и т.п.) направлены на преодоление или нивелирование факторов, приводящих к неэффективному использованию времени. Рассмотрены основные причины, приводящие к потерям времени, которые благодаря систематическому использованию методик тайм-менеджмента можно ликвидировать.

6. В настоящее время к основным ограничениям наиболее широко распространенных систем самоменеджмента, обобщенных под названием «классический тайм-менеджмент», можно отнести: жесткость планирования, неадекватная динамично изменяющейся бизнес-среде с высокой степенью неопределенности; существующая система технологий внедрения и применения методов самоменеджмента в корпоративном контексте нуждается в доработке и развитии для достижения целей по превращению методов тайм-менеджмента в часть системы управления организацией, ее развития и повышения эффективности.
7. Внедрение тайм-менеджмента в организацию приводит повышению эффективности труда сотрудников.
8. Единые стандарты управления временем – обязательная часть системы управления современной компании. Все корпоративные решения включают три элемента:

• Обучение сотрудников эффективным техникам планирования времени.

• Настройка представлений IT-систем (Outlook, Lotus и т.п.) (см. приложение).
• Разработка корпоративных регламентов тайм-менеджмента.

     В Сбербанке России не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже. Планирование с использованием только раздела «Календарь» (жесткое планирование) не обеспечивает гибкости в условиях изменчивой внешней среды.

     Для оптимизации командного тайм-менеджмента можно применить методику контекстного планирования, дополняющую классическое жесткое (календарное) планирование. Гибкие задачи распределяются по контекстам, к которым привязано выполнение этих задач: людям, местам, проектам и т.п. При таком подходе задачи выполняются гораздо быстрее, при этом не нужно загонять себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится. Возможности настройки панели задач в Outlook позволяют, придерживаясь общей идеологии планирования, адаптировать обзор задач под себя.

     Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить  как минимум в 10–15%. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения Сбербанка, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превысит затраты на внедрение тайм-менеджмента.

     Одним словом, тайм-менеджмент помогает многое успеть и многого добиться. У сотрудников  появляется время на спорт, путешествия, увлечения, чтение книг, дополнительное обучение. Время – это комфортная среда, которым можно распоряжаться по своему усмотрению. 
 
 

     Список  использованной литературы

1. Адамс, Б. Время: секреты управления. – М.: АСТ Астрель, 2004. – 304 с.
2. Азарова, О.Н. Тайм-менеджмент за 30 минут. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 160 с.
3. Аллен, Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. – М.: Вильямс, 2007. – 368 с.
4. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией: автореф, дис. канд. эконом. наук / МИПК Российской экономической академии им. Г.В.Плеханова. - М.: МИПК, 2005. - 16 с.
5. Архангельский, Г. Тайм-менеджмент для офисных работников / Глеб Архангельский // Секретарское дело. - 2008. - N 8. - С. 6-8
6. «Тайм-менеджмент» под редакцией Г.А. Архангельского. – М.: «Market DS», 2008.
7. Архангельский, Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент. – М.: Альпина бизнес бук, 2006. – 286 с.
8. Архангельский, Г.А. Организация времени. – СПб.: Питер. – 2006. – 448 с.
9. Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 190 с.
10. Атаманчук, Г.В. Управление – фактор развития (размышления об управленческой деятельности). – М., 2002. – 374 с.
11. Банк сегодня. Официальный сайт Сбербанка [официальный сайт Сбербанка России]  // http://www.sbrf.ru/tatarstan/ru/about/today/,  (дата посещения 18.05.2011).
12. Бишов, А., Бишов, К. Самоменеджмент. Эффективно и рационально. – М.: Омега-Л, 2005. – 125 с.
13. Вронский, А.И. Как управлять своим временем. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007, – 224 с.
14. Горбачев, А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2. – М.: ДМК-пресс, 2007. – 128 с.
15. Горемыкин, В.А., Богомолов, А.Ю. Планирование предпринимательской деятельности. – М.: 1997. – 420 с.
16. Гупалов, В.К. Управление рабочим временем на предприятии. – М.: Полярис, 2001. – 192 с.
17. Диаграммы. Система программ. С1:предприятие 8 [Электронный ресурс] // http://v8.1c.ru/overview/PlDiagramms.htm, (дата посещения 17.05.2011).
18. Друкер, П. Задачи менеджмента в ХХI веке. – М.: Вильямс, 2000. – 272 с.
19. Друкер, П. Эффективное управление / П. Друкер. – пер. с англ. – М.: Гранд, 2002. – 272 с.
20. Дубинин С. Эпоха дефицитов // Экономическая политика. 2007. № 2. С. Добротворский, И.Л. Самоменеджмент: эффективные технологии. Практическое руководство для решения повседневных проблем. – М.: Приор-издат, 2003. – 272 с.
21. Жюльен, Ф. Трактат об эффективности. – М.-СПб.: Московский философский фонд Университетская книга, 1999.
22. Зайверт, Л. Ваше время в ваших руках: советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время. – М.: Интэрэксперт, 1995. – 208 с.
23. Зайверт, Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире. Семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени. – М.: АСТ, 2007. – 255 с.
24. Захаренко, Г.В. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – 128 с.
25. Захарова О. Управление временем. Матрица Эйзенхауэра [Электронный ресурс] // http://college.ru/timemanagement/index.html, (дата обращения, 17.05.2011).
26. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента. – СПб.: Питер, 2003. – 455 с.
27. Как пополнить счет в Сбербанке без очереди? Сеть электронных терминалов. 2010 [Электронный ресурс] // http://www.e-moneynews.ru/popolni-svoj-schet-v-sberbanke-cherez-novye-bankomaty/, (дата посещения 19.052011).
28. Калинин, С.И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем. – СПб.: Речь, 2006. – 341 с.
29. Кинан, К. Управление временем. – М.: Эксмо, 2006. – 80 с.
30. Кови, С. Семь навыков высокоэффективных людей. – М.: Омега-Л, 2005. – 114 с.
31. Кох Р. Закон Парето или Принцип 80/20, 2006 [Электронный ресурс] // http://gtmarket.ru/laboratory/expertize/2006/481, (дата посещения 15.05.2011)
32. Мерзлякова, Е.Н. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника. СПб.: Речь, 2007. – 240 с.
33. Моргенстерн, Д. Технология эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации. – М.: Добрая книга, 2008. – 336 с.
34. Нематериальная мотивация и повышение эффективности персонала [Электронный ресурс] // http://www.ubo.ru/articles/?cat=107&pub=2571, 7. 07.2009.
35. Прентис, С. Интегрированный тайм-менеджмент. – М.: Добрая книга, 2007. – 145 с.
36. Принципы тайм-менеджмента. Помощник руководителя. Современные подходы к менеджменту: бережливое производство, управление проектами, таймменеджмент [Электронный ресурс] // http://help4manager.ru/osnovnyie-printsipyi-taym-menedzhmenta/, (дата посещения 16.05.2011).
37. Прогноз социально-экономического развития РФ на 2009 год и плановый период 2010 и 2011 годов  // По материалам сайта www.economy.gov.ru, (дата посещения 12.05.2011).
38. Стратегия развития Сбербанка России на период до 2014 года, 2008 [официальный сайт Сбербанка России] // http://www.sbrf.ru/common/img/uploaded/ir/pics/strategy_rus.pdf, (дата посещения 14.05.2011).
39. Тейлор Ф. У. Принципы научного менеджмента, 1911.
40. Тики Кюстенмахер, М., Тики Кюстенмахер, В. Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня. – СПб.: ДИЛЯ, 2006. – 65 с.
41. Тики Кюстенмахер, М., Тики Кюстенмахер, В. Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени. – СПб.: ДИЛЯ, 2006. – 53 с.
42. Управление временем [Электронный ресурс] // http://www.master-class.spb.ru/trtimemen, 2011.
43. Управление временем. Википедия. Свободная энциклопедия [Электронный ресурс] // http://ru.wikipedia.org/wiki, 2011.
44. Фрай, Р. Стань организованным. – СПб.: ДИЛЯ, 2006. – 128 с.
45. Эмерсон Г. Двенадцать принципов производительности, 1931.
46. Я +результат [Электронный ресурс] // http://www.topexpert.ru/business-training/info.aspx?article=0cf6f2d2-98e3-4be1-824e-f308bb4ffa92, 2011.
47. Ягер, Д. Творческое управление временем в новом веке. – М.: Альпина-паблишер, 2005. – 174 с.