Теория управления

Тема №7

1.Процесс управления — это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Это динамика. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

Этот процесс характеризуется  непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки  и принятия решений; организации  их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

Управленческий процесс  объединяет в себе такие моменты  как управленческий труд, его предмет и средства, и реализуется в определенном продукте. Предметом и продуктом труда в управлении является информация; в первом случае она — «сырая», а поэтому не может применяться на практике; но она служит основой подготовки решения, то есть преобразования информации, которой можно руководствоваться для осуществления конкретных действий. Преобразованная информация приобретает самостоятельное существование и может накапливаться (кто не видел груду документов на столе!), что приводит к усложнению процесса управления, усилению господства прошлых решений над текущими. Средствами управленческого труда является все то, что способствует осуществлению операций с информацией — от компьютеров, телефонов до авторучки и бумаги. При этом выделяют: средства составления документов (принтеры, диктофоны и пр.); средства обработки и оформления документов (штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки и хранения документов (папки, скоросшиватели, картотеки); средства выполнения вычислительных операций; средства оперативной связи; мебель.

2. Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

 Для системы  управления организаций необходимо:

• разработать миссию организаций;
• распределить функции производства и управления;
• распределить задания между работниками;
• установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;
• приобрести или модернизировать технологию производства;
• наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;
• организовать производство.

Компоненты системы управления организацией:

Первая подсистема — это методология управления. Она представляет собой совокупность как задач, целей, принципов управления, так и совокупность законов, функций, методов, средств, школ управления.

Вторая подсистема — процесс управления, который  является одной из основных составляющих управленческой деятельности. Процесс  управления включает в себя разработку и реализацию управленческих решений, формирование системы коммуникаций, создание системы информационного  обеспечения управления.

Третья подсистема — структура управления. Структура  управления — система связей между  объектами и субъектами управления организации, которые нашли свою реализацию в частных организационных  формах. Структура управления объединяет в себе различные схемы организационных  отношений, функциональные, организационные  структуры, систему повышения квалификации персонала.

Четвертая подсистема — техника управления. Техника  управления включает в себя не только организационную, компьютерную технику, но и сети связи, офисную мебель (столы, стулья, шкафы), систему документооборота.

Система управления организацией состоит из основных элементов:

• метод (способ воздействия);
• задача (проблема, следующая из цели);
• цель (желаемое, необходимое, возможное);
• закон (отношения между явлениями);
• коммуникации (процесс взаимодействия или противодействия с помощью передачи информации);
• решение;
• система документооборота;
• функция;
• принцип.

Тема №8.

1. Управленческое решение - это взвешенный шаг, результатом которого являются осуществление действия для достижения цели организации или воздержание от него.

Объектом управленческого решения, как правило, являются проблемы, связанные с разрешением теоретических и практических вопросов.

 Требования, предъявляемые к управленческим  решениям:

• всесторонняя обоснованность решений (наличие потребности и возможностей ее удовлетворения);
• правомерность (соответствие принимаемого решения законодательству);
• непротиворечивость (вновь принимаемые решения не должны противоречить уже существующим и дублировать их);
• своевременность (принятие решения в тот момент, когда оно может и должно быть реализовано);
• обеспеченность ресурсами;
• ясность и лаконичность (недопустимость двойственного толкования решений и излишнего красноречия).

 Классификация управленческих решений:

1. По степени  влияния на будущее организации:

• стратегические - определяют общие направления развития организации и его долгосрочные цели;
• тактические (конкретные методы достижения первых).

2. По масштабам:

• глобальные - охватывают всю организацию в целом;
• локальные - затрагивают некоторые стороны деятельности предприятия.

3. По продолжительности  периода реализации:

• долгосрочные (более пяти лет);
• среднесрочные (от одного года до пяти лет);
• краткосрочные (менее одного года).

4. По направленности  воздействия: внешние, внутренние.

5. По обязательности  выполнения:

• директивные - принимаются высшим руководством и являются обязательными для исполнения;
• рекомендательные - принимаются совещательными органами и не являются обязательными для исполнения;
• ориентирующие - определяют единое направление деятельности подсистем организации.

6. По функциональному  назначению:

• регулирующие - определяют метод выполнения действий;
• координирующие - концентрируют усилия вокруг проблемы;
• контролирующие - направлены на оценку результатов.

7. По широте  охвата:

• общие - распространяются на всю компанию в целом;
• специальные - рассматривают отдельные вопросы.

8. По степени  запрограммированности:

• запрограммированные - принимаются в стандартных ситуациях, не требуют особого творческого напряжения;
• незапрограммированные - принимаются в новых необычных условиях.

9. По сфере  реализации: научные и маркетинговые  исследования, производство, реализация  товаров (услуг), работа по кадрам  и т. д.

10. По способам  принятия:

• интуитивные - принимаются руководителем на основе его способности предвидеть результаты;
• адаптивные - принимаются руководителем в соответствии с его профессиональными и личными знаниям, жизненным опытом;
• рациональные - опираются на научный анализ проблемы.

Также существует другая классификация.

1. Степень повторяемости проблемы: традиционные - неоднократно встречавшиеся в практике управления, когда необходимо лишь сделать выбор из уже имеющихся альтернатив; нетипичные - нестандартные решения, когда их поиск связан с генерацией новых альтернатив.

2. Значимость цели: стратегические, тактические или операционные.

Стратегические решения- касаются коренных проблем. Они принимаются в масштабе объекта управления и выше, рассчитаны на длительный отрезок времени, на решение перспективных задач. Стратегические решения являются наиболее важными решениями. Они особенно значимы для конкурентоспособности и имеют высокую цену последствий. Такие решения связаны с существенными преобразованиями организации (смена технологии, смена целей, обновление персонала).

Тактические решения - обеспечивают реализацию стратегических задач. По времени они не превышают одного года.

Оперативные решения - связаны с осуществлением текущих целей и задач. По времени они рассчитаны на период, не превышающий месяца.

3. Сфера воздействия. Решение может приниматься с целью повлиять на работу организации в целом, в этом случае оно будет глобальным. Результат решения может сказаться на каком – либо одном или нескольких подразделениях организации. В этом случае решение можно считать локальным.

4. Длительность реализации. Если между принятием решения и завершением его реализации пройдет сравнительно короткий срок – решение краткосрочное. В то же время все более возрастает количество и значение долгосрочных, перспективных решений, результаты осуществления которых могут быть удалены на несколько лет.

5. Прогнозируемые последствия решения. Большинство управленческих решений в процессе их реализации, так или иначе, поддается корректировке с целью устранения каких – либо отклонений или учёта новых факторов, т.е. является корректируемым. Вместе с тем имеются и решения, последствия которых необратимы - некорректируемы

6. Метод разработки решения (алгоритм). Некоторые решения, как правило, типичные, повторяющиеся, могут быть с успехом формализованы, т.е. приниматься по заранее определённому алгоритму. Другими словами, формализованное решение – это результат выполнения заранее определённой последовательности действий. неформализованные

Формализация  принятия решений повышает эффективность  управления в результате снижения вероятности  ошибки и экономии времени: не нужно  заново разрабатывать решение каждый раз, когда возникает соответствующая  ситуация. Поэтому руководство организаций  часто формализует решения для  определённых, регулярно повторяющихся  ситуаций, разрабатывая соответствующие  правила, инструкции и нормативы. В то же время в процессе управления организациями часто встречаются новые, нетипичные ситуации и нестандартные проблемы, которые не поддаются формализованному решению. В таких случаях большую роль играют интеллектуальные способности, талант и личная инициатива менеджеров.

7. Количество критериев выбора. Если выбор наилучшей альтернативы производится только по одному критерию (что характерно для формализованных решений), то принимаемое решение будет простым, однокритериальным. И наоборот, когда выбранная альтернатива должна удовлетворять одновременно нескольким критериям, решение будет сложным, многокритериальным.

8. Форма принятия решений. Лицом, осуществляющим выбор из имеющихся альтернатив окончательного решения, может быть один человек и его решение будет соответственно единоличным. Однако в современной практике менеджмента всё чаще встречаются сложные ситуации и проблемы, решение которых требует всестороннего, комплексного анализа, т.е. участия группы менеджеров и специалистов. Такие групповые, или коллективные, решения называются коллегиальными.

9. Способ фиксации решения. Преобладающей формой являются письменные (документированные) решения. Это форма решений позволяет внести тот элемент стабильности, упорядоченности и фиксирования информации, без которого немыслимо управление. Тем не менее важное место занимают и устные (недокументированные) решения, которые в деятельности управленческого и производственного аппарата составляют наиболее оперативную ее часть. Подобные решения могут касаться важных вопросов и должны подкрепляться ответственностью за исполнение.

10. Характер использованной информации. детерминированные(принятыми в условиях определённости) вероятностными (принятыми в условиях риска или неопределённости).

Детерминированные решения принимаются в условиях определённости, когда руководитель располагает практически полной и достоверной информацией в  отношении решаемой проблемы, что  позволяет ему точно знать  результат каждого из альтернативных вариантов выбора.

Вероятностными  называются решения, принимаемые в  условиях риска или неопределённости. К решениям принимаемых в условиях риска, относят такие, результаты которых не являются определёнными, но вероятность каждого результата известна. Например, компании по страхованию жизни на основе анализа демографических данных могут с высокой степенью точности прогнозировать уровень смертности в определённых возрастных категориях и на этой базе определять страховые тарифы и объем страховых взносов, позволяющих выплачивать страховые премии и получать прибыль.

11. Основания для принятия решения. Интуитивные решения. Чисто интуитивное решение – это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным взвешиванием «за» и «против» по каждой альтернативе и не нуждается даже, а понимании ситуации. Решения, основанные на суждениях - это выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Человек использует знание о том, что случалось в сходных ситуациях ранее, чтобы спрогнозировать результат альтернативных вариантов выбора в существующей ситуации. Рациональные решения. Главное различие между решениями рациональным и основанным на суждении заключается в том, что первое не зависит от прошлого опыта. Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса.