Создание малого предприятия и управление им

              Индивидуальный предприниматель Белинская Елена Григорьевна – предприятия розничной торговли детскими товарами и оптового детского питания. В собственности ИП Белинская Е.Г. - павильон, в котором находится детский магазин «Солнышко», также арендуется склад на территории крупной торговой базы. Предприятие создано в 2005 году и постоянно расширяет круг клиентов.

Предприятие осуществляет поставку детского питания в пункты розничной торговли в Приморском крае, включая такие крупные торговые сети как:

- Сеть магазинов самообслуживания «Счастливое детство»

- Сеть магазинов самообслуживания «Бубль Гум»

ИП Белинская Е.Г. получает только лицензированную продукцию с заводов-изготовителей, с большинством которых договоры заключены уже на протяжении 5 лет. Основной ассортимент ИП Белинская Е.Г. – детское питание (смеси, каши, соки, пюре и пудинги) отечественных производителей.

Для нормального функционирования предприятия проводится анализ его деятельности, в зависимости от постоянно меняющейся конъюнктуры рынка. Это позволяет сделать бизнес устойчивым – прибыльным и конкурентоспособным, а также обеспечить его дальнейшее развитие. Организация имеет хорошую прибыль, которая является не только финансовым результатом, но и основным финансовым ресурсом.  Проведение систематических анализов деятельности позволяет:

- быстро, качественно и персонально оценивать результаты деятельности предприятия;

- точно и своевременно находить и учитывать факторы, влияющие на получаемую прибыль;

- определить расходы и тенденцию их изменения, что необходимо для определения продажной цены и расчета рентабельности;

- находить оптимальные пути решения различных проблем и получение достаточной прибыли.

Для всесторонней оценки эффективности торговой деятельности используются различные показатели: товарооборот, прибыль, рентабельность, издержки обращения и др.

При планировании прибыли выявляется влияние на размер прибыли ряда факторов: определяется процент прибыли по товарной продукции в базовом году и увеличение прибыли вследствие увеличения объема закупок товарной продукции; увеличение или уменьшение прибыли в связи с увеличением или уменьшением себестоимости товарной продукции, увеличение прибыли за счет изменения цен и ряда других факторов.

Информационной основой анализа хозяйственной деятельности комбината являются данные бухгалтерской и статистической отчетности, бухгалтерские балансы.

Документооборот на комбинате играет очень важную роль. Здесь очень важным является документальное оформление сделок (договоров). Очень важным аспектом является оформление платежных документов (счета-фактуры и др.)

Документация оформляется менеджерским составом (оформление сделок) и операторами (платежные документы), заверяется печатью. Процесс оформления документации контролируется бухгалтерией. Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения документов в организации и в исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в архив.

Другой вид деятельности – розничный детский магазин в спальном районе города. Ассортимент магазина – более 700 наименований продукции. Магазин функционирует с 2003 года, за этот период, проводился капитальный ремонт с перестройкой торгового зала и заменой оборудования, сформировался круг постоянных покупателей. 

Продажа продукции происходит с открытой выкладкой. Покупатель имеет возможность отобрать выложенные на рабочем месте необходимые товары (на прилавках, стеллажах). Функции продавца сводятся к консультированию покупателей и упаковке. Метод позволяет ускорить операции по продаже товаров, увеличить производительность труда. При продаже товаров по этому методу особое внимание должно быть уделено размещению и выкладке их на рабочем месте продавца. Товары группируются по видам и по ценам. В магазине действует расчетно-кассовое обслуживание.

Деятельность фирмы обеспечивается подобранным квалифицированным персоналом, действующим в рамках прав и обязанностей, определённых организационной структурой управления персоналом (приложение  1). Общая численность сотрудников предприятия на данный момент – 44 человек. Из них администрация – 8 человека, специалисты (ИТР) – 12 человек, рабочие – 24 человек. Анализ соотношения сотрудников по возрасту и полу – приложение 2.

2.2.              Анализ существующей структуры управления

              Основу управления составляют отношения найма. В этой фирме собственник имеет возможность командовать, в связи с тем, что он, открывая работнику доступ к средствам труда, выступает в роли хозяина и нанимателя.

              Принятая организационная структура (линейная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму и её руководителей. Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно отметить достоинства работы по принятой организационной системе:

1.                  Единство и чёткость распорядительства (даже при выполнении несвойственной или незапланированной работы);

2.                  Чётко выраженная ответственность (так за невыполненные обязательства по поставкам товаров полностью отвечает старший менеджер по продажам);

3.                  Оперативность в принятии решений (получивший задание руководитель подразделения в силу своего профессионализма, навыков руководителя немедленно принимает решение);

4.                  Простота управления (выдача задания, распоряжения от одного руководителя и сдача выполненного заказа  в один адрес);    

5.                  Личная ответственность руководителя подразделения за результат проделанной работы (если не выполнена работа по какой-либо причине, то отвечает исполнитель работы, не принявший своевременных мер по устранению недоработок).

В то же время у этой структуры есть и отрицательные факторы:

1)                 очень высокие требования к руководителю подразделения, который должен быть всесторонне подготовлен для выполнения порученной работы (в том числе – частично несвойственные функции, но необходимые в данный момент);

2)                 нет участков по планированию и подготовке решений (задание дано, а детали планирует и согласовывает сам);

3)                 перегрузка информацией;

4) концентрация власти в управляющей верхушке (это очень существенно, особенно в финансовых условиях и в условиях рынка).

Ввиду указанной кадровой структуры обязанности по подбору персонала в большей степени возложены на офис-менеджера и далее на непосредственного руководителя того участка, куда необходим новый сотрудник.

              Первая беседа – консультация, просмотр трудовой книжки проходит с офис-менеджером; если по квалификации (документально) кандидат устраивает фирму (отсутствие замечаний по трудовой дисциплине), то он направляется на участок для беседы с его руководителем и при положительном отзыве направляется на приём к генеральному директору, где объясняются правила внутреннего распорядка, система оплаты, льгот и др.

В фирме всех работников (и ИТР и рабочих) принимает лично генеральный директор; что говорит об изначальном отношении к подбору кадров в фирме.

При положительном решении вопроса о приёме на работу работник проходит медицинское обследование и инструктаж на рабочем месте, производится ознакомление нового работника с должностной инструкцией.

После всех указанных процедур подписывается приказ о приёме на работу с трёхмесячным испытательным сроком (для ИТР и рабочих), перед окончанием испытательного срока вопрос о целесообразности продолжения работы инженерно-технического работника обсуждается в администрации.

На предприятии с момента зачисления на работу большое внимание уделяется адаптации (взаимного приспособления работника и организации, на основе постепенной работы сотрудника в новых профессиональных условиях труда).

Работника знакомят с коллективом, указывают рабочее место, выдают под роспись должностную инструкцию для изучения и исполнения. В течение испытательного срока нового работника контролирует и консультирует непосредственно руководитель его участка, а также наиболее опытные сотрудники со схожими должностными обязанностями.

2.3 Отличительные особенности предприятия

На рынке детских товаров магазин «Солнышко» функционирует неполных 7 лет. ИП Белинская Е.Г. уже имеет широкий круг клиентов и потребителей, как во Владивостоке, так и в других городах Приморского края. Менеджеры фирмы постоянно и успешно работают над расширением клиентской базы. Кроме того, следует отметить, что компания осуществляет широкую рекламную деятельность. Причём источники рекламы различны: телевидение, наружная реклама, Интернет-реклама, размещение информации в СМИ и т.д. Также мы, как продавцы, располагаем рядом конкурентных преимуществ, таких как:

            Наличие на складе большого объема продукции, по всем основным наименованиям;

            Склад находится в удобном для погрузки месте, в черте города;

            Осуществляются налаженные поставки по жесткому графику;

            Работа под заказ в кратчайшие сроки;

            Конкурентоспособные цены по всему ассортиментному ряду;

            Гибкая система скидок;

            Обязательства по гарантии;

            На всё продукцию имеются сертификаты соответствия и подробная спецификация;

            Индивидуальный подход к каждому клиенту, с учетом его интересов и условий;

3. Выводы и рекомендации.

Как известно главная цель функционирования коммерческой организации это получение прибыли. И если организация способна покрывать свои расходы и получать прибыль, значит – она работает эффективно.

На сегодняшний день ИП Белинская Е.Г. можно назвать успешной во всех смыслах этого слова. Во-первых, за время работы - занял одну из лидирующих позиций на рынке

Во-вторых, за 7 лет работы ИП Белинская Е.Г имеет широкий круг клиентов и потребителей, как во Владивостоке, так и в других городах Приморского края, и зарекомендовала себя только с положительной стороны, как стабильная и успешно развивающаяся компания. И работа по расширению клиентской базы постоянно продолжается.

Но есть и некоторые отрицательные моменты в работе, связанные с организационной стороной функционирования и влияющие на показатели прибыли и рентабельности.

Таким образом, предлагается проведение некоторых мероприятий по совершенствованию функционирования организации, которые должны привести к повышению эффективности работы и увеличению прибыли.

Совершенствование функций контроля над остатками оборотных средства. В основном это касается остатков товара на складе. Т.к. увеличение среднегодовых остатков оборотных средства снижает скорость их оборачиваемости и ведёт к перезагрузке склада.

Рекомендуется также усовершенствовать систему снабжения, путём установления жёстких рамок на стоимостной остаток товара на складе на конец каждого месяца. Это касается и остальных оборотных средств, виде наличных денег и остатка на расчётном счёте, их сумма должна поддерживаться в минимальном, но достаточном объёме.

Усилить меры контроля за отгрузками по договорам консигнации, и своевременным погашением долгов, с целью снижения дебиторской задолженности.

Поиск новых конкурентоспособных позиций, с целью совершенствования ассортимента и увеличения товарооборота.

Также стоит обратить внимание на максимальное уменьшение не планируемых потерь и затрат, таких как: порча товара при транспортировке, мелкие недостачи, поломка оборудования, перерасход электроэнергии и т.п.

Я считаю, что выполнение вышеперечисленных рекомендаций, поможет нашему предприятию существенно повысить эффективность работы, и добиться более правильной её организации.

Заключение.

Переход к рыночным отношениям, приоритетность вопросов качества продукции и обеспечение её конкурентоспособности повысили значимость творческого отношения к труду и высокого профессионализма. Это побуждает искать новые формы управления, развивать потенциальные способности персонала, обеспечивать его мотивацию к трудовому процессу. Управление человеческими ресурсами является одним из важнейших направлений в деятельности организации и считается основным критерием её экономического успеха. Можно иметь отличную материальную базу, но при неквалифицированном персонале работа будет загублена.

Всякая организация функционирует как целостный организм или система. Любая система не может существовать обособленно от других подобных ей систем, но вместе с этим ей нельзя остаться без внутреннего управления. В случае утраты внутреннего управления все налаженные взаимосвязи и процессы разорвутся или испортятся и система перестанет существовать. Поэтому необходимо уделять особое внимание такому разделу менеджмента как работа с персоналом.

Итак, управление на малом предприятии довольно сложный и многогранный процесс, как это может показаться со стороны. Руководитель (менеджер) малого предприятия работает, обычно, сразу по многим направлениям управления, что для человека непросто. Зато, если руководитель умен он легко увязывает между собой все аспекты деятельности предприятия и правильно и оперативно применяет свои знания. В настоящее время наблюдается процесс перехода предпринимательского мышления в качественно иной уровень, перехода от политики, максимизации прибыли и быстрого ухода с рынка к политике стабильного малого бизнеса, включающей постоянное совершенствование управленческой деятельности, новаторство, поиск и развитие перспективных направлений деятельности,  совершенствование финансовых механизмов малого предприятия, учетной политики. Концепции управления персоналом малого предприятия стали не пустым звуком для многих их руководителей. Бюрократия, криминализованность экономики, несовершенное законодательство  и многое другое часто становятся головной болью руководителей малых предприятий. Печально, что в России в некоторых регионах нормально заниматься своей деятельностью могут, лишь, малые предприятия, в которых руководство имеет «связи» в органах государственной власти и с криминальными структурами.