Деловая переписка

Введение

Эффективность работы любого предприятия или организации во многом зависит от тех отношений, которые построены с партнерами (клиентами, заказчиками, поставщиками и пр.) Эти  отношения, чаще всего, формируются и поддерживаются с помощью деловой переписки. Логично предположить, что ответ на ту или иную просьбу, требование, указанное в письме будет напрямую зависеть от правильности написания и оформления документа, а так же от того стиля, который использует человек (сотрудник организации) при обращении к своему партнеру.

Что же такое  деловая переписка? Деловая переписка  – это процесс коммуникации, при  ведении которого должно учитываться  следующее:

• Понимание и интерпретация существа сообщения его автором
• Целевые установки и интересы автора сообщения
• Целевые установки, интересы и восприимчивость адресата
• Соответствующий способ изложения текста

Способы изложения информации в деловом письме.

1. Хронологический способ

Информация  излагается в виде последовательности происходящих событий, описывается  предыстория ситуации, а затем объясняется непосредственно причина обращения, приводятся аргументы и соответствующие выводы.

2. Фактологический способ

В начале письма кратко излагаются основные факты, события, а далее все уточняется и конкретизируется.

Хронологический способ изложения информации в письме чаще используется в основной (производственной) деятельности организаций, когда описываются  управленческие ситуации, необходимость  каких-либо изменений в деятельности, принятия важных решений и т.д.

Фактологический способ более пригоден, когда необходимо привлечь внимание адресата. Это могут быть рекламные письма и письма предложения.

Основные  составляющие делового письма:

1. Обращение
2. Вступление
3. Основное содержание текста (описание ситуации)
4. Заключение
5. Предупреждение
6. Заключительные этикетные формулы

Речевой этикет делового письма.

Самый общий  принцип применения знаков этикета  – это вежливость и доброжелательность. Следует заметить, что в деловой  переписке использование этикетных  средств носит регламентированный характер. Соблюдение определенных правил общения при деловой переписке  ведет к более быстрому достижению необходимого результата и одновременно является проявлением культуры пишущего.

Часто бывает так, что содержание высказываний идентично, а форма предоставления информации разная, поэтому одни просьбы выполняются  в короткий срок, а иные так и  остаются не выполненными.

В современном  обществе существует хорошо разработанный  этикет, предлагающий большой выбор  речевых формул, позволяющих адресанту  оставаться вежливым и сохранять  чувство собственного достоинства  в любой ситуации.

Так например, ситуация отказа, несогласия, задержки принятия решения требует употребления в начале письма ключевой фразы слов, выражающих сожаление.

«К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия…»

«С сожалением вынуждены сообщить о невозможности….»  и т.д.

Слова благодарности  так же необходимо использовать в  ответах на предложение, запрос, приглашение  и др.

«Благодарим Вас за своевременный ответ»

«Позвольте  выразить признательность за участие  в…..»

Заключительные  фразы письма особенно важны для  закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальный процесс делового общения.

«Заранее благодарим»

«Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество»

«С удовольствием  рассмотрим другие варианты» и пр.

Требования  к ведению деловой  переписки.

• письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции; 
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений; 
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;  
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
• Письма оформляют в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй - направляют в дело.

 

Деловое письмо как документ информационно-справочного  характера при соответствующем  оформлении приобретает юридическую  силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным  лицом.

К реквизитам делового письма относятся:

• Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации; справочные данные об организации;
• дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• заголовок к тексту; текст документа;
• отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати;
• отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заключение

Деловая переписка  занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим  звеном с внешними организациями, она  один из необходимых элементов ведения  любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой  переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации (почтовая связь или электронная связь).

Содержанием переписки  могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

Из всего вышесказанного следует вывод, что деловая переписка  как способ передачи информации играет важную роль в поддерживании отношений  между различными организациями  и позволяет обеспечить успешное функционирование каждой из них. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение…………………………………………………….стр.1
2. Способы изложения информации в деловом письме…….стр.1-2
3. Основные составляющие делового письма……………….стр.2
4. Речевой этикет делового письма…………………………...стр.2-3
5. Требования к ведению деловой переписки………………..стр.3-4
6. Реквизиты делового письма………………………………...стр.4
7. Заключение…………………………………………………..стр.4-5
8. Список литературы………………………………………….стр.6

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1.Колтунова М.В.   Деловое письмо / М.В.Колтунова. – М.: Академия народного хозяйства при правительстве РФ, изд-во «Дело», 2000г, 112с

2. Кондратьева С.И. Деловая переписка/ С.И. Кондратьева, Е.Л.Маслова – М.: «Маркетинг», 2001г.

3.Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов / И.К.Корнеев, А.В.Пшенко – учебно практическое пособие – М.: Т.К.Велби, изд-во «Проспект», 2006г, 328с.