Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Апреля 2012 в 23:08, доклад
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.
Основания для классификации деловой переписки :
Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:
Основания классификации | Примеры |
1 | 2 |
Территория | Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка |
Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту | Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно - справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети |
Область применения | Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений |
Статус автора | Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан) |
Количество адресатов | Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов |
Роль в информационном обмене | Инициативные письма, письма-ответы |
Уровень типизации текста | Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма |
Место в иерархии органов власти и управления и т. д. | Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций |
Тематика | Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др. |
Характер воздействия на адресата | Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата |
Классификация писем по назначению в деловой деятельности
Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности. С этой точки зрения можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями:
1. Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.
Информационное письмо | Письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. |
Письмо-сообщение | Письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос |
Сопроводительное письмо | Используется для отправки документов, не имеющих адресной части |
Письмо-напоминание | Письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности |
Письмо-извещение | Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. |
Письмо-уведомление | Сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии ли действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию к письму-сообщению, письму-извещению или приглашению. |
Рекламное письмо | Письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме |
2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:
Письмо-просьба | Письмо, цель которого - получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо -просьба требует ответа |
Письмо-запрос | Направляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа |
Письмо-предложение | Направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой |
Письмо-заявка | Это разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. п. |
Письмо-заказ | Представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий |
Письмо-приглашение | Содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках |
3. Письма, содержащие требование или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.
Письмо-требование | Цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей |
Письмо-претензия | Содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков |
4. Письма-ответы - письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.
Письмо-согласие | Является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение |
Письмо-отказ | Дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос |
5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии:
Гарантийное письмо | Содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и др.; гарантийные письма адресуются организациям или лицам |
Письмо-подтверждение | Письмо, в котором адресат уведомляет о получении высланных в его адрес документов или других материалов, сообщает о готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или действиях, информирует о готовности реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др. |
Рекомендательное письмо | Письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства его на работу, обучение и др. |
6. Этикетные письма - письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем следующие:
Письмо-поздравление | Деловое письмо, составляемое в торжественных случаях |
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) | Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги |
Письмо-соболезнование | Составляется в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.) |
Письмо-извинение | Письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства |