Министерство  образования Российской Федерации

Челябинский государственный университет

Институт  экономики отраслей, бизнеса и  администрирования

Кафедра экономики отраслей и рынков

 
 
 
 
 
 

Реферат

По дисциплине: Деловое общение

На тему: «Этика и технология проведения деловых бесед и совещаний» 
 
 

Выполнила: ст. гр. 21П-502

Фокина  К.В.

                                                                               Проверила: Бычкова Л.С.   
 
 
 

Челябинск 2011

Содержание 

Введение………………………………………………………………………3

Этика и технология проведения делового совещания……………………..4

Этика и технология проведения деловой  беседы………………………….14

Заключение…………………………………………………………………...20

Список  литературы………………………………………………………………21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

  Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В  коммерческие, деловые отношения  вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере  делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Что касается менеджеров, предпринимателей, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, то коммуникативная компетентность для представителей этих профессий представляет важнейшую часть их профессионального облика. 

  Специфика делового общения заключается в  том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляется в правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия. 

     Деловое общение способствует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами  по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами. Невозможно назвать специалиста, не говоря уже о руководителях, который бы мог успешно трудиться, не зная основ делового общения.

     Одной из важнейших форм управленческой деятельности являются деловые встречи (беседы и  совещания). Это одна из самых распространенных форм взаимодействия на работе. 
 
 

     Технология  совещания. 

     Владеть искусством общения необходимо для  эффективного проведения деловых совещаний, которое можно рассматривать как способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организациях. Чаще всего деловые совещания проводятся при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение.

     Практика  деловой жизни показывает, что  деловые совещания эффективнее  административных решений узкого круга  управленцев.

     Однако  недостаточно хорошо подготовленные и  плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как расходуют дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому прежде чем собирать на совещания работников, следует подумать относительно необходимости подобного шага.

     Вполне  вероятно, что предполагаемый к рассмотрению вопрос

вовсе не требует  незамедлительного решения. Более  того, менеджер, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания. В случаях, когда проведение совещания признано целесообразным, необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия:

• принятие решения  о проведении совещания,

• определение  тематики, формирование повестки дня,

• определение  задач совещания и его общей  продолжительности,

• определение  даты и времени начала,

• определение  состава участников,

• определение  примерного регламента работы,

• подготовка доклада  и проекта решения,

• предварительная  подготовка участников и помещения.

     После того как принято решение о  проведении совещания, намечается состав участников.

     Приглашается  достаточное число работников, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при отборе участников совещания. Всегда необходимо учитывать и достаточность их служебных полномочий. Не следует приглашать сотрудников, которые по той или иной причине не смогли ознакомиться с соответствующими материалами (были больны, в отпуске или командировке). Они не только не смогут высказать свое мнение по обсуждаемой проблеме, но и будут мешать ритмичному проведению совещания, задавая вопросы невпопад.

     Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня, либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени, т.е. необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу, начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени. Если деловое совещание окончится за 15 минут до обеденного перерыва, то это потерянные минуты.

Целесообразно выбирать оптимальную продолжительность  совещания. Каждое совещание отнимает у участников не только время, которое  расходуется непосредственно на сборы, его проведение и завершение, но еще и время на психологическую перестройку. Любое оперативное совещание не должно занимать более 20—30 минут, прочие деловые совещания должны укладываться в час-полтора, переходя этот предел лишь в особых случаях. Определив ориентировочную длительность совещания, надо назначить день и время его проведения. Для совещаний следует отвести два—три дня в неделю. Желательно, чтобы свободные от совещаний дни были стабильными (например, вторник и пятница). Это позволяет работникам разумно планировать свое рабочее время. Целесообразно избегать внеплановых совещаний, выбивающих работников из ритма и, как правило, недостаточно эффективных из-за подготовки наспех. Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о проведении совещания, знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

     Докладчиком на совещании должен выступать работник, хорошо знающий данную проблему и обладающий культурой речи. Понятие рационального доклада включает в себя обязательное наличие

существенных  идей и позитивных предложений, целеустремленность, смысловую точность, логическую стройность, грамматическую правильность литературность языка, доступность и выразительность речи, эмоциональность. Доклад на деловом совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если доклад хорошо составлен, а обстоятельства позволяют размножить его и заранее раздать участникам совещания, то данное совещание можно начать прямо с вопросов к докладчику и с прений. Как правило, такое совещание будет деловым и кратким.

     Важнейшая задача председательствующего на совещании  — обеспечение возможности выслушать  мнения участников и серьезно

разобраться в  них. Необходимо предоставлять слово  всем желающим выступить, не сворачивать  прения, если они идут в нежелательном, с точки зрения председателя, направлении  и все больше склоняют участников совещания к мнению, не разделяемому председателем. У работников, выступающих на совещании, не должно быть и мысли о том, что они могут пострадать за свою искренность и откровенность.

     Серьезной помехой всестороннему и объективному обсуждению

может оказаться  конформизм, т.е. подавляющее влияние  мнения

большинства на мнение меньшинства вследствие авторитета, естественно присущего всякому  большинству. Человек, чувствующий, что большинство не поддерживает его, обычно прекращает спор, даже не приведя всех своих доводов. А между тем истина может оказаться именно на его стороне. При обсуждении научных, технических или экономических вопросов такое положение чревато выбором ошибочных управленческих решений. Надо всегда помнить: нет истинной демократии большинства без очень тщательного, внимательнейшего отношения к мнению меньшинства.

     Начинать  совещание нужно точно вовремя  и сразу согласовать

с его участниками  правила совместной работы, например, об ограничении времени выступлений  или о порядке принятия решений.

     На  совещаниях строжайшим образом следует  придерживаться регламента, следить за соблюдением которого должен председательствующий. Если менеджер проводит совещание в своем кабинете, он не должен вести в это время переговоры по телефону, принимать посетителей, вызывать своего секретаря. После начала совещания

следует одному из участников поручить ведение протокола. Чтобы

деловое совещание  было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой организации и проведения дискуссий. Их

организация требует  определенных усилий со стороны устроителей

и самого председательствующего. На совещаниях надо стремиться вести  групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает

деликатность  в отношениях и исключает использование  противоположных ей средств аргументации своей точки зрения в виде насмешек, прерывания оппонентов, резких выпадов  в их адрес. Но чтобы дискуссия приобрела действительно цивилизованный характер, надо особенно внимательно следить: деловой спор между участниками дискуссии был корректным и имел временные границы; надо не допускать личной неприязни и перехода критики на личности.

     Когда вам самим необходимо включиться в спор в качестве

одного из его  участников, четко сформулируйте  то положение, которое обосновывается или отвергается, а также точно  определите

основные понятия, чтобы не спорить о совершенно разных вещах.

Терминология  спора должна быть понятна всем присутствующим.

Внимательно и  до конца выслушивайте доводы оппонента, трезво

взвесьте и  оцените их. Вначале приводите  только сильные доводы,

а о других говорите после и как бы вскользь. В процессе спора старайтесь убеждать оппонента. Не упорствуйте в отрицании доводов оппонента, если они ясны и очевидны. Еще один очень важный совет: никогда не вступайте в дискуссии и споры недостаточно подготовленным. Предварительно готовьтесь к обсуждению, составьте хотя бы самый общий план борьбы за истину, подберите наиболее весомые и всем очевидные аргументы, которые ни у кого не вызывают сомнения. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

     Каждое  деловое совещание должно заканчиваться  принятием

решения. Для  этого участникам совещания надо точно определить

проблему. В ее определении обычно участвуют все  присутствующие, а председательствующий на совещании старается добиться от участников выработки новых идей. Опасность заключается в том, что многие менеджеры игнорируют творческое начало, не умеют слушать и поддерживать авторов новаторских предложений. Творческое принятие решений требует внимания ко всем альтернативам. Неуспех многих совещаний часто объясняется тем, что реально имеется слишком много альтернатив и возможностей. В такой ситуации менеджеры и другие участники совещания оказываются дезориентированными, и совещание не приводит к позитивным результатам.