Этика и технология проведения деловых бесед и совещаний

     В теории управления деловая беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий для решения управленческих задач. Она всегда имеет конкретный предмет и происходит, как правило, между представителями одной организации.

Основная задача беседы — установить контакт с  собеседником,

создать атмосферу  взаимопонимания, пробудить интерес  к разговору. Приемы, использование  которых особенно эффективно в начале

беседы:

1) метод снятия  напряженности, т.е. использование  теплых слов,

личного обращения, комплиментов, шуток для установления

более тесного  контакта с собеседником;

2) метод ≪зацепки≫,  т.е. использование какого-либо  события,

сравнения, личного  впечатления, анекдота или необычного

вопроса для  образного представления сути проблемы, обсуждению которой будет посвящена  беседа;

3) метод стимулирования  игры воображения, т.е. постановка

множества вопросов по ряду проблем, которые должны рас-

сматриваться  в беседе;

4) метод ≪прямого  подхода≫, т.е. непосредственный  переход

к делу без какого-либо обсуждения — краткое сообщение

о причинах, по которым  назначена беседа, и быстрый переход

к конкретному  вопросу.

     От  первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и друг к другу.

     Основная  часть беседы нацелена на сбор и  оценку информации

по обсуждаемой  проблеме, выявление мотивов и  целей собеседника,

передачу запланированной  информации. Успешному проведению

этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов,

методами активного  слушания и восприятия сведений и  фактов.

Откровенной, конструктивно-критической  атмосфере деловой

беседы противоречат:

• бестактное обрывание  на полуслове;

• неоправданное  лишение собеседника возможности  высказать

свое мнение;

• навязывание  своего мнения партнеру;

• игнорирование  или высмеивание аргументов собеседника;

• грубая реакция  на высказывание партнерами противоположных  точек зрения;

• подтасовка фактов;

• необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

• давление на собеседника  голосом, манерами.

     В деловой беседе, чтобы лучше услышать собеседника, понять

и принять к  сведению смысл сказанного, следует  прислушаться

к следующим  советам психологов.

     В ходе деловой беседы происходит обмен  информацией между

специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация работ, поддержание контактов. Менеджеры должны понимать значение деловой беседы, иметь четкое представление о правилах организации деловой беседы, эффективно использовать этот вид управленческой деятельности для выработки эффективных решений.

Этапы деловой  беседы:

• подготовительные мероприятия;

• начало беседы;

• информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых  положений;

• завершение беседы.

Подготовительные  мероприятия могут носить различный характер. В общем виде они осуществляются по следующей схеме. Определяется тема, которую планируется обсудить, и состав участников предстоящего обсуждения. Намечается предварительная дата и место проведения встречи.

Менеджер должен четко представлять цель встречи  и наметить

приблизительный план ее проведения. Безусловно, нельзя предусмотреть многих деталей будущего обсуждения, но грамотно составленный план и является тем инструментом, с помощью которого можно управлять деловой беседой.

     Тщательным  образом собирается и изучается  информация по

теме беседы. Источниками информации могут быть научные труды и отчеты, специальная  литература, статистические сводки, отчетные и плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация и т.д. Менеджер, готовящий деловую беседу, или группа сотрудников им возглавляемая, тщательно классифицируют и анализируют собранную информацию. Обработанный и систематизированный материал наполняет конкретным содержанием предварительный план беседы. Если это требуется, на этом этапе подготавливаются и проекты необходимых документов. На подготовительном этапе у рабочей группы есть возможность продумать четкие или обтекаемые формулировки предложений, которые явятся

основой будущих  документов.

     В начале беседы внимание всех присутствующих фиксируется на цели беседы, предлагается ранее разработанный план ее обсуждения. Если участники деловой беседы хорошо знакомы друг с другом и круг участников достаточно узок, возможен непосредственный переход к делу без предварительного вступления. Если обстановка иная, например, чувствуется напряжение участников, следует сделать несколько комплиментов присутствующим, например: поблагодарить за то, что все смогли отложить свои дела и прийти, похвалить за пунктуальность, упомянуть о достижениях организаций, где работают приглашенные и т.д. Снятию напряжения способствуют шутка, улыбка и смех; они помогают снятию первоначальной напряженности присутствующих.

     Успех дела в значительной степени зависит  от следующего этапа:

информирования  присутствующих и обсуждения выдвигаемых  предложений.

     Текст сообщения должен быть предварительно отредактирован,

к нему предъявляется  требование краткости и четкости формулировок; следует информировать  собравшихся об источниках информации, достоверности выполненных расчетов. Сообщение целесообразно иллюстрировать наглядным материалом. Выдвигаемые предложения должны быть аргументированы. Приводя аргументы, надо помнить о личности вашего собеседника, употреблять терминологию, которая ему понятна.

Завершать деловую  беседу следует, когда она достигла кульминационного момента, т.е. когда очевидно, что ваши собеседники удовлетворены полученными от вас ответами. На подведение итогов в конце беседы следует обращать особое внимание. Основные идеи должны быть сформулированы четко и кратко. Заключение оформляется письменно и представляет собой документ, в котором указывается:

• фамилии, имена, отчества присутствующих, их должности,

постоянное место  работы;

• дата проведения беседы, ее продолжительность;

• по чьей инициативе она состоялась.

     Протокол  беседы ведется кратко, но обязательно  фиксируется цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказывания сторон, возражения и достигнутые договоренности, отражается обмен материалами и документами. Содержание и характер разрабатываемых документов, уровень их регламентации определяются в зависимости от значения рассматриваемых вопросов, уровня проведения деловой встречи и т.д.

     В процессе делового общения менеджеру  приходится выступать

публично. В современных  условиях это могут быть выступления на производственных совещаниях, деловых и коммерческих переговорах и собраниях трудовых коллективов. В связи с этим менеджер должен приобретать навыки деловой риторики и публичных выступлений. 
 
 

Заключение 

      Этика делового общения вообще и деловые  беседы (переговоры) в частности  к науке этике - наука о нравственности и морали, об отношениях между людьми и обязанностях, вытекающих из этих отношений. Все люди различны между собой и поэтому они по разному воспринимают ситуацию, в которой оказываются. Различия в восприятии часто приводят к тому, что люди не соглашаются друг с другом по определенному поводу.Это несогласие возникает тогда, когда ситуация несет конфликтных характер. конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон (личность, группа, организация) вызывает расстройство интересов другой стороны.Разрешение конфликтов чаще всего производится методом переговоров, деловой беседы. В разработанную методику проведения деловых переговоров включены различные факторы: восприятие, эмоции, учет разности интересов, выработка взаимовыгодных  вариантов и т.п.

      Исходя  из всего вышесказанного мы можем  сделать вывод, что овладение  навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

1. Волгин  Б. Деловые совещания. - М., 1991.
2. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. - Воронеж, 1991.
3. Дебольский М. Психология делового общения. - М., 1992.
4. Т.И. Холопова, М.М. Лебедева, Протокол и этикет для деловых людей, М., 1995 г.
5. Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - Симферополь, 1996.
6. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994
7. Браим И.Н. Этика делового общения. - Минск, 1996.
8. Мицич П. Как проводить деловые беседы – М., 1987