Культура делового общения

     В свою очередь, врио должен действовать  в духе отсутствующего руководителя, сохранять лояльность по отношению к нему, не разглашать конфиденциальную информацию, обладателем которой он становится, исполняя обязанности руководителя, и не использовать в корыстных целях и во вред руководителю возможности своего положения. Врио должен фиксировать все серьезные события, имевшие место за время отсутствия первого лица, и по возвращению полностью проинформировать того обо всем.

     Наличие заместителей из числа руководителей  считается полезным во всех отношениях. Во-первых, повышается престиж первого  руководителя в глазах коллег и подчиненных. Во-вторых, ослабевают позиции штатного заместителя, который, будучи в единственном числе, всегда вольно или невольно составляет конкуренцию руководителю, а следовательно, вносит элементы дестабилизации в систему управления организацией или подразделением. В-третьих, выполнение обязанностей заместителей первого руководителя поднимает и авторитет низовых руководителей в их собственных подразделениях.

     Подчиненный и руководитель образуют в рамках организации простейшую общественную группу (другая группа — коллеги, то есть лица, не зависящие друг от друга, не связанные отношениями руководства — подчинения). В рамках этой группы руководитель имеет право устанавливать и поддерживать образцы поведения подчиненного. Приказывать, требовать, добиваться реализации распоряжений, контролировать результаты, а подчиненный — добросовестно выполнять порученное дело, критиковать при необходимости руководителя и обжаловать его действия в установленном порядке.

     Обязанности подчиненного, как и руководителя, могут быть официальными и неофициальными. Официальные обязанности изложены в должностных инструкциях и в общем виде сводятся к следующему.

     Прежде  всего, подчиненные должны добросовестно, с полной отдачей и на самом  высоком уровне выполнять порученное им дело; в пределах своей компетенции принимать самостоятельные решения по проблемам, которыми они занимаются; регулярно информировать руководителя о результатах, возникающих трудностях и проблемах и при необходимости советоваться с ним, не перекладывая, однако, на его плечи собственную работу.

     Подчиненные должны самокритично относиться к себе, честно признавать ошибки и промахи, искать пути совершенствования своей деятельности, постоянно стремиться к повышению квалификации, саморазвитию.

     Наконец, подчиненные должны всегда и везде  соблюдать интересы организации, отстаивать ее честь, уважительно относиться к своим руководителям в соответствии с их возрастом и занимаемой должностью, независимо от личных симпатий и антипатий.

     Теперь  познакомимся с неофициальными обязанностями подчиненных, которые они должны исполнять, чтобы обеспечить нормальные отношения с руководителем при условии, конечно, что тот также будет действовать надлежащим образом.

     Прежде  всего, подчиненные должны строго, по крайней мере в рамках служебных  отношений, соблюдать установившуюся границу между собой и руководителем, не подчеркивая и не нарушая ее.

     Подчиненные не должны принимать серьезных решений  без предварительной консультации с руководителем, даже если эти решения  полностью входят в их компетенцию. Причина здесь кроется не в  недоверии руководителя к ним  или их знаниям, а в том, что  тот лучше знает общую ситуацию и в ее контексте более правильно  сможет оценить предполагаемые шаги, что поможет избежать неблагоприятных  последствий, которые подчиненные вследствие естественной ограниченности своих возможностей предвидеть не могут.

     По  той же причине подчиненные не должны вмешиваться в дела руководителя, за исключением крайних случаев, когда тот допускает совершенно явные промахи, ибо у руководителя могут быть причины на проведение своей особой политики, о которых подчиненным не всегда известно.

     Свою  деятельность и ее результаты подчиненные  всегда должны рассматривать с точки зрения руководителя, его интересов, не выставлять на всеобщее обозрение собственные амбиции, привлекать внимание окружающих не к своей персоне, а к работе, довольствуясь ролью "первой скрипки во втором ряду".

     Подчиненным необходимо ценить время руководителя, не отвлекать его по пустякам, а при необходимости по собственной инициативе оказывать помощь и содействие руководителю, в том числе в деле обретения популярности, известности, уважения, даже на первый взгляд в ущерб собственной карьере; не допускать в любой ситуации дискредитации руководителя.

     Такое поведение подчиненных служит для  руководителя основанием предоставлять  им большую самостоятельность, содействовать продвижению по службе, широко информировать об их успехах высшее руководство и коллег, дополнительно вознаграждать.

     Иногда  подчиненные по тем или иным причинам ведут себя по отношению к руководителю негативно: уклоняются или отказываются от выполнения своих обязанностей, затягивают порученную работу с тем, чтобы потом переложить ее на плечи других, оказывают на руководителя психологическое давление, вынуждая его поступать в соответствии со своими интересами и желаниями.

     Причины такого негативного поведения подчиненных  могут быть самыми разнообразными: слабая подготовка и низкий уровень знаний и квалификации; боязнь самостоятельных действий, нерешительность; неумение мобилизовать свои резервы и возможности и т.п. Отсюда во многих случаях поиск поддержки, ожидание указаний и инструкций, стремление на кого-нибудь опереться.

     Однако  дело может быть и в самом руководителе, его низких моральных и профессиональных качествах, недобросовестном отношении к своим обязанностям, непредсказуемости поведения, создании препятствий в работе подчиненных, например, путем утаивания необходимой информации и пр., вследствие чего подчиненные не хотят с ним сотрудничать и всячески стремятся от него избавиться. 

     7. Общение с подчиненным 

     Соблюдение  правил служебного этикета в общении  руководителя с подчиненными не только облегчает отношения между ними, но и служит верным средством создания благоприятных условий для эффективного труда служащего.

     Наиболее  удачные личные встречи всегда носят  неофициальный характер. Это собеседование, проведение которого требует соответствующих  навыков. Поэтому, руководителям желательно относиться к ним как к совещаниям или дискуссиям, поскольку проводятся они регулярно и являются неотъемлемой частью стиля жизни в организации.

     Следующие пункты помогут руководителю планировать  личную встречу с подчиненными:

     1.Помните,  что это не простой диалог, а совещание. Заранее определите, что вы хотите сообщить. Будьте  готовы внести исправления в  свои предложения в зависимости  от хода обсуждения и информации, полученной от работника.

     2.Встреча  должна проходить в месте, где  вас не будут отвлекать, что  позволит сотруднику расслабиться.

     3.В  разговоре обсуждайте и рассматривайте  всю работу, выполняемую сотрудником,  а не только какую-то ее часть  или отдельно взятый аспект.

     4.Обсуждение  включает прошлое, настоящее,  а также планы на будущее  (до трех месяцев - прошедших  или предстоящих).

     5.В  результате обсуждения стороны  предлагают конкретные шаги к  действию с указанием точных  сроков их выполнения. В конце  обсуждения назначается и записывается  время следующей личной встречи.

     6.Оцените  текущие задачи: обсудите то, что  было выполнено хорошо, и то, что  не было сделано должным образом  и по какой причине.

     7.Стремитесь  к достижению согласия, потому  что, согласившись, человек чувствует  себя обязанным выполнить поставленную  перед ним задачу.

     8.Во  время пауз резюмируйте сказанное:  таким образом, вы оба будете  знать, что уже обсуждено, а  что нет.

     9.Во  время встречи делайте записи, а затем представьте копию  заметок подчиненному. 

     8. Тактика ведения разговора руководителя с подчиненным 

     Прежде  чем говорить о проступке с  подчиненным, руководителю следует  вспомнить об успехах провинившегося, его достижениях, а заканчивая беседу, остановиться на тех положительных  качествах, которые могут вселить  веру в успех работы в будущем.

     Для облегчения ведения беседы приведем шесть правил корректирующего поведения  руководителя:

     1.Обеспечьте  правильное отношение. Успокойтесь,  возьмите себя в руки, по возможности  подождите, когда уляжется раздражение,  а затем уже приступайте к  разговору с подчиненным.

     2.Правильно  выбирайте место. Критиковать  человека следует в приватной  обстановке. Если делать это публично, его могут поддержать товарищи по коллективу. В результате вы рискуете втянуться во внутригрупповой конфликт. В приватной же обстановке, вы, как руководитель, можете довольно уверенно контролировать ситуацию, свои эмоции (что весьма трудно делать “на публике”). К тому же подобная обстановка дает возможность подчиненному “сохранить лицо”.

     3.Правильно  выбирайте время. Считается, что  разговаривать с подчиненным  по поводу того или иного  проступка следует тотчас после  его совершения, а не спустя, допустим, полгода, когда проступок отчасти  забыт, и эффект новизны давно  утрачен.

     4.Изложите  содержание проступка, подтвердите  его фактами. Подчиненный должен  знать, чем конкретно недоволен  руководитель. Желательно выслушать  доводы подчиненного, чтобы лучше  уяснить причины его поведения.

     5.Критикуйте  человека только за проступок.  Руководителю следует помнить:  ни в коем случае нельзя  задевать личность подчиненного, унижать его достоинство. Раз  речь идет о том или ином  его проступке, критикуйте только  за него.

     6.Объясните,  насколько важно изменить поведение.  Имеется в виду, что руководитель  должен объяснить сотруднику, насколько  важно для него лично и для  коллектива в целом впредь  не нарушать установленные правила  поведения. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение.

          Становление человека как личности реализуется в процессе  его активной общественно-полезной деятельности. Она не только выступает в роли фундаментального условия совершенствования его природных данных, но и способствует его утверждению среди людей.

          Главной сферой проявления человеком своих деловых и личностных качеств является трудовой коллектив. В трудовой морали выделяется профессиональная этика. Она определяет этические принципы и нормы поведения людей в рамках конкретного вида трудовой деятельности.

          Обязательным условием выполнения профессионального долга руководителя является объективное и доброжелательное отношение к личным взглядам, служебным ожиданиям – притязаниям, профессиональному мнению подчинённых.

          Особое место имеет справедливая материальная и моральная оценка личного вклада каждого работника, каждого трудового коллектива в общее дело развития производственной экономики.

         Проявлением профессиональной порядочности руководителя, показателем оправдания доверия людей является единство слова и дела. Руководитель постоянно находится перед моральным выбором, в результате которого его нравственное реноме не должно быть поколеблено ни в глазах людей, ни перед своей совестью. Совершенствование производственного управления невозможно без овладения механизмами нравственной регуляции. В производственном коллективе существует сложная система механизмов регулирования поведения людей.