Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

В індивідуальних бесідах з підлеглими керівник найчастіше дає розпорядження, щось рекомендує, намагається за допомогою  зворотного зв'язку дізнатися про  хід і результат виконання  завдань, а також оцінити роботу співробітників. Найбільше непорозумінь, а то й конфліктів виникає саме тоді, коли керівник віддає розпорядження, а підлеглий має його виконати. Річ у тім, що нерідко люди неоднаково розуміють одну й ту саму інформацію, по-різному ставляться до виконання  конкретного завдання і досягнення мети. Тому під час зустрічі бажано, щоб керівник сформував у підлеглого бажання виконати розпорядження. Якщо такого бажання не буде, то скоріше  за все підлеглий зробить те, що йому сказали, але формально, а то й погано.

Для того щоб порозумітися, співрозмовники повинні спілкуватися спільною професійною  мовою. Розмовляючи про одне й  те саме завдання з різними людьми (скажімо, з робітником та інженером), треба орієнтуватись на тип і  рівень мислення кожного. В одному випадку  термінологія може бути більш складною, узагальненою, розрахованою на високий  рівень мислення, в іншому — розпорядження  даються простішою мовою, чіткіше, без використання наукової термінології. Отже, для досягнення взаєморозуміння  з підлеглими керівникові потрібно враховувати їхній рівень освіченості  та розумового розвитку.

Розуміння інформації працівниками залежить також від особливостей її передавання, зокрема від повноти. Так, завідуючий від/тілом може дати підлеглому завдання: "Напишіть про цей об'єкт щось нове і цікаве". Таке розпорядження, звичайно, виконати добре дуже важко, бо воно неконкретне і незрозуміле.

Давати завдання і роз'яснювати його треба спокійним тоном. Це дасть  змогу підлеглому сконцентрувати увагу  на змісті розмови, а не на поведінці  керівника. Для того щоб підлеглий  добре зрозумів завдання, бажано запитати, як він хоче його виконувати і чому саме в такий спосіб. Але й цього  замало. Важливо, щоб підлеглий прийняв  запропоноване завдання. А тому вказівки та завдання, що даються підлеглому, не повинні суперечити його етичним  нормам і поглядам. Крім того, бажано, щоб керівник у розмові показав, що виконання завдання сприятиме  не лише досягненню загального успіху, а й задоволенню певних потреб, інтересів підлеглого (наприклад, допоможе йому в підвищенні статусу, одержанні  винагороди тощо). І, нарешті, завдання сприймається із задоволенням, якщо його дає керівник, якого поважають, цінують, до якого ставляться прихильно, із симпатією.

Для підлеглого важливо, дає завдання керівник від свого "Я" чи звертається  до його "Ви". Із чотирьох типів  розпоряджень "Я вимагаю, щоб завтра...", "Завтра треба зробити...", "Я  прошу Вас зробити...", "Чи не могли б Ви до завтра зробити..." найгірше сприймається перше, найкраще — два останніх. Усі люблять, коли помічають і цінують їхні успіхи, певні індивідуальні особливі якості. Тому іноді варто зробити підлеглому комплімент.

Не варто забувати, що індивідуальна  бесіда — це діалог. Тому треба терпляче сприймати навіть нечіткі думки  підлеглого, його сумніви, заперечення. Це лише підвищить прихильність підлеглого до керівника. Не завадить навіть підкреслити, що працівник має для виконання  завдання певні переваги перед іншими. Але для цього потрібно по-справжньому  цікавитися успіхами і труднощами кожного  працівника, їхніми інтересами, звичками. Ніщо так не приваблює людей, як вияв зацікавленості до них, бажання керівника  створити умови для самореалізації підлеглих.

Бесіда виховного  характеру

Індивідуальна бесіда нерідко використовується як засіб впливу не тільки в сім'ї,  школі, вузі, а й у діловому житті  людини.

Найчастіше такі бесіди відбуваються при знайомстві людей. Нерідко проводяться  бесіди навчальної спрямованості (наприклад, керівника з новим працівником). Як правило, вони не викликають занепокоєності, а навпаки, приносять задоволення, бо мають творчий характер.

Складнішими є бесіди з людьми, які мають певні труднощі в  поведінці або в характері. Найчастіше їх мета — отримати та проаналізувати інформацію про погані, з погляду  інших людей, вчинки, міжособистісні конфлікти. Під час таких бесід, що мають, як правило, виховний характер, взаємодіють дві особистості, які  мусять цінувати гідність одне одного, зважаючи на неповторність і унікальність кожного. Для успішного проведення таких бесід обов'язково потрібні високий рівень моральної та психологічної культури спілкування, знання загальної та соціальної психології.

Іноді під час бесіди виховного  характеру хочеться вплинути на співрозмовника, стимулювати його до поведінки за готовим рецептом. Інколи саме так  і потрібно діяти. Проте варто  знати, що майже всі люди, навіть маленькі діти, не хочуть бути об'єктами виховання, впливу, тим більше маніпуляції. Якщо вони це відчують, бесіда навряд чи буде успішною. Водночас навіть діти стають зацікавленими партнерами у спілкуванні, якщо вони відчувають до себе увагу  й повагу.

Краще таку бесіду проводити в неофіційних  умовах — удома, на прогулянці, на відпочинку тощо. Але ніщо не повинно відволікати  увагу співрозмовників, а розмова  має бути невимушеною. Головне, щоб  не було формалізму, нотацій, менторства, залякування. Якщо в людини виникає відчуття страху, кращою вона не стає. До співрозмовника, який намагався вплинути на неї в такий спосіб, сформується негативна установка.

Як краще висловити свої зауваження, претензії, вимоги і як допомогти  іншій людині щось змінити в собі? Зустрівшись з нею, передусім  бажано поговорити про спільні інтереси, поцікавитись її справами, де вона досягла  успіху, відзначити добрі вчинки, зрештою, сказати щось про її неповторну особистість. Найчастіше такий початок сприятиме  встановленню контакту, однак слід пам'ятати, що люди мають певну інтуїцію, яка допомагає їм розрізняти добро  і зло, щирість і брехню. На любов  людина найчастіше відповідає любов'ю, на довіру — довірою. Якщо вона відчує нещире ставлення до себе, то може зреагувати на це дуже негативно.

Встановивши контакт, бажано поступово  і спокійно перейти до обговорення  конкретного факту, який викликав занепокоєння. Важливо звернути увагу на ті почуття, які цей факт пробуджує в інших. Не можна навішувати ярлики. Слід говорити не про особистість загалом ("Ти завжди...", "Ледар є ледар...", "Ти ніколи..."), а про конкретний вчинок людини.

Від людини не треба вимагати того, що вона не в змозі на даному етапі  зробити. Пропозиції щодо неї мають  бути конструктивними. Річ у тім, що людина може повторити негативний вчинок, і тоді її віра в себе похитнеться  ще більше. Фрази на зразок "Ти ж  не хуліган", "Ти не дурень", "Ти не скупий" їй не допоможуть. Спеціалісти  з нейролінгвістичного программування (NLP) вважають, що вони, навпаки, наштовхнуть людину на думку, що її мають саме за хулігана, дурня, скупого і т. ін. Люди в цьому разі, як правило, вдаються до психологічного захисту, а також звертаються до свого досвіду та емоцій, які з ним пов'язані. Вони спочатку не реагують на частку "не", чують лише слова "хуліган", "дурень" і т. ін.

Бажано не нав'язувати співрозмовникові свої поради, а оцінку його вчинків  давати лише в крайньому разі. Розмову  треба вести так, щоб людина сама зробила належний висновок або попросила  дати їй пораду, як діяти в подібних ситуаціях.

І, нарешті, важливо закінчити бесіду на оптимістичній ноті, висловити  свою віру в людину, в її особистість, спільно намітити систему перспективних  ліній її розвитку, позитивних змін. Бажано сформувати почуття "ми" як об'єднання двох людей, які бажають  добра одне одному. Тільки після  цього можна будувати спільний прогноз і приймати рішення.

Успішне використання бесіди підвищує моральну культуру людини, її психологічний  рівень, сприяє досягненню успіху в  діловому житті.

 

Висновки

• Бесіда в усіх її видах (ритуальна, глибинно-особистісна і ділова) є  унікальною формою встановлення контакту між людьми, їх взаєморозуміння та взаємодії.

• Поширеною помилкою, що призводить до невдачі під час бесіди, є  жорстка орієнтація на остаточний результат  і тиск на партнера.

• Перш ніж розпочинати бесіду, треба добре обміркувати свою поведінку на всіх її етапах: при  встановленні контакту, під час орієнтації, при обговоренні проблеми і прийнятті  рішення, а також при завершенні контакту.

• Час, витрачений на засвоєння правил і прийомів ведення індивідуальної бесіди, обов'язково принесе користь  у розв'язанні багатьох проблем.

• Успіх індивідуальної ділової  бесіди залежить від рівня моральної  та психологічної культури спілкування  кожного співрозмовника.

 

Список використаної літератури

1. Атватер И. Я Вас слушаю... (Советы руководителю, как правильно слушать собеседника): Сокр. пер. с англ. — М., 1984.

2. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей: Пер. с англ. — М., 1989.

3. Курс практической психологии. Для высшего управленческого персонала: Учеб. пособие.— Ижевск, 1995.

4. ЛозицяВ. С. Психологія менеджменту. — К., 1997.

5. Лунева О. В., Ворошилова Е. Л. Психология делового общения.- М., 1987.

6. Макаров С. Ф. Менеджер за  работой. — М., 1989.

7. Мицич П. Как проводить деловые беседы: Пер. с серб.-хорв. — М., 1987.

8. ФеофиловЛ. Г. Умеете ли вы себя вести?— К., 1990.

9. ФормановскаяН. И. Высказали "Здравствуйте!".— М., 1989.

10. Фромм Э. Иметь или быть?: Пер. с англ. — М., 1990.

11. Чмут Т. К., Чайка Г. Л. Культура спілкування як шлях до успіху в бізнесі. Успіх починається з контакту в спілкуванні // Банківська справа. — 1996.— №2.

WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я тут навчаюсь