Визит вежливости. Подарки и сувениры

     В приемной у секретаря всегда должен быть запас представительских карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской  работе которого она будет очень полезной.  

 

2. Подарки и сувениры.

 

     Подарок – это то, что дарят, а цель сувенира – напомнить о какой-либо встрече или событии.

     Подарки может делать:

• сотрудник – сотруднику;
• коллеги – сотруднику;
• сотрудники – шефу (руководителю);
• руководитель – секретарю;
• фирма – сотрудникам;
• фирма – фирме

     В современной деловой практике принято  дарить подарки по случаю :

• юбилейной даты в деловой жизни сотрудника;
• юбилейной и других значительных дат в жизни фирмы4
• государственных праздников;
• общемировых праздников;
• личных праздников в жизни сотрудника (свадьба, новоселье, получение диплома);
• деловой встречи с зарубежными партнерами (в этом случае первыми подарки преподносят представители принимающей фирмы).

     В деловой сфере принято использовать в качестве подарков следующие вещи:

• записные книжки;
• ежедневники;
• деловые календари;
• авторучки;
• пепельницы;
• значки (в наборе);
• брелки для ключей;
• зажигалки и другие предметы, используемые в основном на рабочем месте.

     Кроме того, хорошим подарком является гравюра, эстамп, особенно если их содержание напоминает о чём-либо, связанном с определённой датой, местностью, фирмой, страной.

     Вполне  приемлемым подарком может быть книга (подарочное издание), причём хорошо, если она имеет отношение к интересам  того сотрудника, которому предназначен подарок: книги по вопросам охоты, рыболовства, книги с репродукциями картин известных художников и т.п.

     Можно дарить небольшую картину. Чаще всего  это картины молодых, начинающих авторов.

     Хороший подарок – коробка дорогих  конфет.

     Спиртные  напитки дарить можно, однако необходимо помнить, что они должны быть в фирменной картонной коробке, кроме того, крепкие спиртные напитки не принято дарить женщине.

     Иностранным деловым партнёрам можно подарить сувенир, имеющий национальный характер: гжельскую керамику, жостовский поднос, палехские изделия и т.п. Исключение составляют матрёшки – их слишком много за рубежом.

     Цветы в качестве подарка уместны всегда.

     Очень хорошо, если подарок украшен монограммой  фирмы или дарственной подписью, особенно если этот подарок от фирмы – сотруднику или сотрудникам.

     Не  рекомендуется дарить личные вещи: губную помаду, духи, галстук, шарф и  т.п. Не следует дарить часы.

     Подарок должен быть упакован в коробку, коробка  может быть завёрнута в красивую обёрточную бумагу (или оставлена без неё), обвязана лентой.

     Иногда, при особо торжественном случае, к подарку прикладывается так  называемый адрес, т.е. текст поздравления, подписанный коллегами или руководством фирмы.

     Отдельно  следует сказать о подарках фирме. Они, как правило, должны быть снабжены дарственной надписью (гравировка или прикрепление специальной таблички к подарку).

     В деловой практике часто приходится дарить и принимать сувениры и  подарки. Это улучшает деловые связи, демонстрирует благожелательное отношение, свидетельствует о хороших взаимоотношениях коллег по работе.

     При вручении подарка произносятся соответствующие  фразы поздравительного содержания; в знак уважения и особого внимания подарок обычно вручается двумя  руками, с легким поклоном (исключение составляют мелкие предметы, например коробка с авторучкой); принимается подарок также двумя руками.

     Получивший  подарок, согласно правилам этикета, должен его развернуть, т.е. снять упаковку (но не с цветов!), достать из коробки, выразить умеренное удовольствие, восхищение подарком, так как излишние восторги неуместны. Затем можно снова положить подарок в коробку и убрать ее.

     Следует еще раз подчеркнуть, что уместнее всего выбрать тот подарок, который  можно использовать в служебной обстановке.

     Иногда, при особо торжественном случае, к подарку прикладывается так называемый адрес, т.е. текст поздравления, подписанный коллегами или руководством фирмы.

     Обычно  вручение адреса носит торжественный  характер и приурочено к празднованию юбилейной даты фирмы или лица достаточно высокого уровня управления. В остальных случаях высокий стиль текста может быть "разбавлен" некоторыми юмористическими вкраплениями, да и весь поздравительный текст может носить шутливый характер, если подарок посвящен, например, новоселью сотрудника.

     Тому, кому группа сотрудников поручила выбрать и купить подарок для коллеги, или тому, кто это должен делать по долгу службы (сотрудник протокольной группы), предстоит решить весьма трудный вопрос: какова должна быть стоимость подарка, чтобы он выполнял функцию напоминания, вызывал приятные ассоциации и при этом не был замаскированной взяткой?

     В мировой деловой практике этот вопрос решен следующим образом: стоимость  подарка, преподнесенного кем-либо сотруднику из внешнего по отношению  к данной организации мира, не должна превышать двадцати долларов.

     Можно порекомендовать не превышать этот уровень и при выборе подарка  сотрудниками для своего коллеги (т.е. внутри организации), однако в этом случае диапазон стоимости шире -подарок  может быть и дороже, и дешевле - по желанию дарящих.

     Некоторые крупные фирмы Запада разрешают  своим сотрудникам принимать  подарки "со стороны" на сумму не более пятидесяти долларов.

     Как быть сотруднику, получившему подарок, стоимость которого явно выше допустимой, т.е. подарок представляет, по существу, взятку?

     В том случае, если такой подарок  вручен лично, следует поблагодарить  за внимание, за любезность, а затем  сказать: "К сожалению, я не могу принять подарок по причине его  высокой стоимости". Если подарок  прислан по почте или доставлен  специально выделенным лицом, его следует отправить назад с запиской такого же содержания.

     Однако  можно порекомендовать и такой  вариант действий сотрудника, получившего  подарок высокой стоимости: обратиться к своему непосредственному руководителю.

     Последний может направить сотрудника в протокольную группу или адресовать сотрудника к правилам внутреннего распорядка фирмы, где обычно даются рекомендации о том, как поступить в подобной ситуации.

     В последние полтора-два десятилетия  в регламентирующих протокольные дела документах некоторых фирм появилось указание о том, что в случае получения подарка высокой стоимости сотрудником последний не должен его возвращать дарителю, а обязан передать его в казначейский отдел фирмы, соответствующим образом оформив акт передачи.

     Отдельно  следует сказать о подарках фирме. Они, как правило, должны быть снабжены дарственной надписью (гравировка или  прикрепление специальной таблички к подарку).

     Обычно  такие подарки не носят утилитарной  направленности, например макет скульптурного  изображения Богдана Хмельницкого, картина, на которой изображено здание фирмы или портрет первого лица фирмы, и т.п. Практически в любой фирме в кабинете первого лица (или в других кабинетах менеджеров высокого уровня) есть специальные полки и шкафы, где размещены памятные подарки, сделанные по различным поводам фирме. Специальная табличка или надпись на таких подарках указывает, когда, кем и по какому случаю преподнесен данный подарок.

     Такие выставочные ряды подарков в кабинете первого лица или, возможно, в специально выделенном для этого помещении обычно характерны для старых, почтенных фирм, имеющих длинную историю существования, и служат предметом гордости руководства фирмы, а также прочих сотрудников.

     Особое  внимание следует проявить, если подарок  предназначается для подношения на деловых встречах, носящих международный характер. Протокольная группа в этом случае должна изучить национальные и культурные особенности страны того участника деловой встречи, для которого предназначен подарок; следует досконально знать, что принято и что не принято дарить в той стране, из которой приехал бизнесмен, каковы особенности самого процесса дарения, наконец, каковы личные интересы и склонности того, для кого подбирается подарок, иначе желание сделать приятное участнику международной деловой встречи, т.е. сделать эту встречу менее формальной, может привести к противоположному результату.

     В заключение следует сказать, что  дарение в современной деловой  практике распространено повсеместно, однако необходимо рекомендовать потенциальным дарителям консультироваться с протокольной группой своей фирмы, даже если подарок предназначен для сотрудника своего коллектива и тем более если подбирается подарок для сторонней фирмы.

     Сегодня практически каждая фирма имеет  протокольную группу или хотя бы одного сотрудника, хорошо знакомого с нормами делового этикета и способного дать необходимую консультацию.

 

Список  использованной литературы. 

     

1. Кузнецов  И.Н. Деловое общение. Деловой этикет/И.Н. Кузнецов// Учебн. пособие для студентов  вузов. - М., 2004.
2. Наролина О.В., Стернин И.А. Деловое общение/О.В. Наролина, И.А. Стернин. -В., 1995.
3. Сухарев В. Этика и психология делового человека/В. Сухарев. - М., 1997.
4. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей/ Т.И. Холопова., М.М. Лебедева. - М., 1994.
5. Кузин Ф.А. Имидж бизнесмена/ Ф.А. Кузин. - М., 1997.
6. Кузин Ф.А. Культура делового общения/ Ф.А. Кузин. - М., 2000.