Обеспечение сохранности документов архива

 Тема: «Контроль за состоянием хранения документов и их организация в делопроизводстве структурных подразделений»

 

ГБОУ СПО «Великолукский политехнический техникум»

 

Выполнила: Кудрявцева

Маргарита Сергеевна

 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

 

Система мер обеспечения сохранности  документов

Организация хранения документов – система

мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких 

к первоначальным свойств и 

внешних признаков документов,

подвергшихся повреждению или 

разрушению. 

Для обеспечения  сохранности документов в архиве должны осуществляться: 

 

1. Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.); 
2.  Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). 

Система мер по организации  хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение.

 При организации  хранения и создании условий  хранения следует учитывать специфику  видового состава документов, характерного  для конкретного архива. 

Архив проводит проверки

 

• состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.
• организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

 

В целях осуществления  качественного анализа состояния  и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией .

 

Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный  отраслевой архив, отраслевой архив  органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями  о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

Благодарю

за

внимание