Обеспечение сохранности архивных документов

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

ГЛАВА 1 ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ  СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА.  

ГЛАВА 2 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1.            СОБЛЮДЕНИЕ КОДЕКСА АРХИВИСТА 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

     Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной  архивной службы России. В целях  постоянного (вечного) хранения вверенной  им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

     Актуальность  темы.

     В настоящее время в архивах  нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, имеющие настолько большую информационную и историческую ценность, что ее трудно переоценить.

Обеспечение длительной сохранности архивных фондов, соблюдение правил архивиста, честное и бескорыстное отношение к хранящимся документам является первоочередной задачей работников архивов.

     Целью моей работы является:

     Рассмотрение условий для обеспечения сохранности архивных документов и соблюдение кодекса архивиста работниками архивов.

          Рассмотреть законодательные основы обеспечения сохранности документов архива.

ГЛАВА 1  ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ  СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА. 

     Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

     Архивы  недостаточно собрать – не менее  важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.

     Архивный  фонд Российской Федерации - исторически  сложившаяся и постоянно пополняющаяся  совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

     Архивы это уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

     Необходимость сохранения архивных документов и ответственность  за их гибель закреплена в законе. И  за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое  суровое наказание как битье  кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

     В советские времена закон также  был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

     Одним из первых специальных Законодательных  актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

     В Основах законодательства РФ «Об  Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда  Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

     Помимо  административной ответственности  за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

     В соответствии с Положением о Федеральной  архивной службе России (1998 год) обеспечение  сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений.

     Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

     Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.

     Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет и регулирует архивные документы, относящиеся к государственной собственности; архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности; архивные документы, относящиеся к частной собственности; особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или муниципальных образований; защиту права собственности на архивные документы. 
 

ГЛАВА 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ  
 

     Архивы  недостаточно собрать – не менее  важно обеспечить сохранность собранных и архивированных документов. Удивительно но, несмотря на понимание и важность сохранения документов, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью и потерей документов.

     В настоящее время в архивах  нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов.

     В комплексе работ по обеспечению  сохранности документов важное место  отводится вопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.

     Первым  требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.

     Основные  площади здания отводятся под хранилища. Они изолируются от читального зала и административных помещений.

     Кроме них обязательны:

• комната для приема поступающих дел;
• комната для пораженных документов;
• рабочие комнаты для сотрудников;
• читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения;
• помещения для обезвреживания документов вентиляцией;
• комнаты для реставрации и переплета документов;

     Здания  госархивов должны располагаться вдали  от промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а  также больших водоемов. При отсутствии специализированных зданий под архив отводятся помещения, которые можно приспособить для архивохранилища. Исключаются чердачные и подвальные помещения, и помещения, имеющие магистральные трубопроводы.

     Если  на хранении в архиве находятся особо ценные дела, то для них необходимо иметь отдельное хранилище. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовой прокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки.

     Отдельно  стоящие помещения архива оборудуются  архивной сигнализацией.

     Длительная  сохранность документов зависит  от создания оптимальных условий  их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

     Очень опасны для документов биологические  вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление  их в архиве - серьезная угроза сохранности  документов. Поэтому, работникам архивов необходимо иметь представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов, и принимать всевозможные меры для борьбы с этим.

     Повреждение документов насекомыми и грызунами встречается гораздо реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки.

     Соблюдение  санитарно-гигиенических условий  является одной из мер сохранности  документов. Для предохранения документов от пыли и борьбы с попаданием пыли наилучшим  средством  является  кондиционирование  воздуха  в архивохранилищах, а так же применение в архивохранилищах приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.