Автоматизации документооборота и делопроизводства

     Введение.

     В настоящее время стал абсолютно  очевидным тот факт, что успех  бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое  практическое значение. Важно уделять  пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной  регистрации до заключения договоров  с партнерами.

     Для документооборота современного бизнеса  характерно большое разнообразие типов  документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня  становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных  лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность  предприятия.

     Этим  обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является исследование путей автоматизации документационного  обеспечения управления. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. рассмотрены основные направления автоматизации делопроизводства на предприятиях;
2. охарактеризованы практические аспекты реализации автоматизации системы делопроизводства.

     Таким образом, объектом данного исследования является система документооборота и делопроизводства, предметом –  сущность и основные направления  автоматизации системы документооборота на предприятиях.

     Поставленные  цель и задачи обусловили структуру  и логику данной работы, которая  включает в себя введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

    Глава1Теоретические  вопросы Автоматизации документооборота и делопроизводства.

С одной  стороны можно трактовать термин “документооборот” как отражение  термина “делопроизводство”, достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие  стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации  документооборота сводились бы к  компьютеризации традиционных задач  делопроизводства – формированию дел  и учету содержащихся в них  документов, контролю исполнению и  формированию соответствующей отчетности.

Другим  способом трактовать термин “документооборот”  было бы найти его аналоги в  западной компьютерной индустрии. К  сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному “документообороту” в западном компьютерном словаре  не имеется. В зависимости от пристрастий  и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить  следующие соответствия между термином “документооборот” и западными  терминами:

• DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;
• DocFlow системы или системы маршрутизации документов;
• И наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как “Системы автоматизации бизнес-процессов”, имеется и другой перевод данного термина – “Системы поддержки управления”.

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин “документооборот” еще в  одном аспекте. Здесь под документооборотом  понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию “бумажной” отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.

При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают  смежные темы, такие как автоматизация  перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.

В последнее  время в прессе появились новые  термины, близкие теме автоматизации  документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.

Прежде  чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем автоматизации  документооборота необходимо отметить некоторые специфические особенности  данной отрасли автоматизации предприятия.

Задача  автоматизации документооборота лежит  на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами  и новых компьютерных технологий. Дополнительные сложности вызывает то, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической  цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

Все перечисленное  позволяет сделать вывод - система  автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет  смысла говорить об отдельном программном  продукте, как о системе автоматизации  документооборота организации. Система  документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных  с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации  документооборота может по-разному  интерпретироваться в зависимости  от размера организации и специфики  ее деятельности. Например, системы  автоматизации документооборота небольшой  торговой организации, законодательного собрания и проектной организации  будут выполнять различные функции, строится на различных программных  продуктах и вообще иметь мало общего.

Собственно  уточнению этих более частных  определений и будет посвящена  оставшаяся часть нашего повествования.

Многоликий  документ

Прежде  чем детально обсуждать функции  и реализацию отдельных компонентов  системы автоматизации документооборота необходимо кратко остановиться формализации термина “документ” по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:

• “Бумажный” документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
• Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
• Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть “сырыми”, то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.
• Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.
• К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ “живет” только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу комплексной системы автоматизации документооборота является отдельной задачей, документы последней группы, как правило, оказываются за рамками системы автоматизации документооборота. 

Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для  автоматизации работы с документами  всех перечисленных типов, за исключением  последнего. При этом механизмы эти  должны соответствовать информационным возможностям соответствующих типов  документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное поле, то система  должна позволять поиск непосредственно  по данному полю, если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть осуществлен просто по наличию  слова в документе. Если документ не содержит внутри себя информации, которая  “понятна” компьютеру (образ документов) система должна обеспечить поиск  по различным атрибутам данного  файла документа, хранящимся в информационной системе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Таблица 1.

  Сравнительная характеристика бумажного  и электронного документов

  Продолжение таблицы 1