Автоматизации документооборота и делопроизводства

Попадая в кабинет из картотеки, запись об РК документа

помещается  в папку Поступившие (записи об РК документов,

созданных в текущем кабинете, минуют эту папку и попадают в

папку На исполнении). Таким образом, в папке накапливаются

записи  о документах, требующих от владельцев кабинета либо

исполнения, либо выдачи поручения.

Обратившись к папке (открыв папку), пользователь увидит

список  записей об РК документов, поступивших  в его кабинет. Факт получения  владельцем кабинета бумажного документа,

т. е. принятия его к исполнению, сопровождается перемещением

записи  об РК документа из папки Поступившие в папку На

исполнении.

Папка «На исполнении»

В папке На исполнении хранятся записи об РК документов,

принятых владельцами кабинета к исполнению и находящихся в

работе. При этом по отношению к документу  владельцы

кабинета  могут быть разделены на две группы:

• непосредственные исполнители документа, т. е. те

должностные лица, фамилии которых указаны  в поручении к

документу в качестве исполнителей документа;

• должностные  лица, которые должны определить дальнейшую

судьбу  документа – либо наложить на него еще одну

резолюцию, либо перенаправить документ другому

должностному  лицу (если, например, документ попал  к нему

по ошибке), либо списать документ в дело.

Если  документ попал в кабинет по поручению, не требующему

контроля (фамилия владельца кабинета указана  в поручении в

качестве исполнителя документа), то запись об РК документа

будет находиться в папке На исполнении до тех пор, пока

пользователь  не сообщит системе о завершении работы с

документом (об исполнении документа). Выполнение этой

процедуры сопровождается оформлением отчета о проделанной

работе, после чего запись об РК документа  удаляется из папки и

кабинета. Теперь РК исполненного документа можно  будет

найти, только воспользовавшись функцией Поиск .

Если  же документ попал в кабинет по контрольному поручению

(документ  поставлен на контроль исполнения), то факт

завершения  работы исполнителем является необходимым, но не

достаточным условием. Запись об РК документа покинет  папку

(и кабинет)  только после того, как в системе  будет отражено

снятие  документа с контроля автором  резолюции или

контролером поручения (либо другим пользователем, которому

даны  соответствующие права), т. е. после  утверждения отчета

исполнителя.

Если  документ направлен владельцу кабинета для принятия им

какого-либо решения, то таким решением может  быть:

• Удаление из кабинета записи об РК документа в том

случае, если документ не требует исполнения (например,

направлен для ознакомления).

• Перенаправление документа другому должностному лицу

в том  случае, если принятие решения по документу  лежит вне

компетенции данного должностного лица. В результате

выполнения  этой операции запись об РК документа  покидает

папку На исполнении и кабинет и попадает в папку

Поступившие того кабинета, владельцем которого является

другое  должностное лицо.

• Выдача неконтрольного поручения. После ввода в РК

документа фамилий исполнителей, записи об РК поступают в

папку Поступившие тех кабинетов, владельцами которых

являются  должностные лица–исполнители документа.

Поскольку документ с неконтрольным поручением не требует

контроля  исполнения, то с вводом поручения  работу

владельца кабинета с документом можно считать

завершенной. Чтобы запись об РК документа покинула папку

На исполнении, пользователю следует сообщить системе о

завершении  работы с документом (командой Удалить

запись). Для того чтобы обработанные записи автоматически

удалялись из папки, следует установить соответствующий

параметр  в настройках пользователя .

• Выдача контрольного поручения. В случае выдачи

контрольного  поручения к документу запись о нем, помимо

папок Поступившие кабинетов исполнителей, поступает в

папку На контроле кабинета, владельцем которого является

автор или контролер поручения. Тем  самым в системе

отражается  факт, что на автора или контролера поручения

(или  на должностное лицо, которому  это вменено в

обязанность и предоставлены соответствующие  права)

возлагается дополнительная функция – контроль исполнения

документов  с его поручением. Запись об РК контрольного

документа может покинуть папку На исполнении кабинета

исполнителя поручения только после того, как  документ

будет снят с контроля (т.е. покинет папку На контроле

кабинета  автора или контролера поручения);

• Составление проекта резолюции (контрольной или

неконтрольной). Данный случай является достаточно редким

и отражает порядок, при котором, например, секретарь-

референт  составляет текст проекта резолюции, а

руководитель  утверждает проект. При этом и секретарь-

референт, и руководитель должны быть владельцами

одного  и того же кабинета.

Составление проекта резолюции сопровождается

дублированием записей об РК документа в папках У

руководства и На рассмотрении.

Папка «На контроле»

В папке На контроле хранятся записи о контрольных

поручениях, авторами или контролерами которых являются

владельцы данного кабинета.

Контрольное поручение – это поручение, в  котором указаны не

только  фамилии исполнителей и что они  должны сделать, но и

срок  его исполнения и фамилия должностного лица, на которое

возложены функции контроля исполнения.

Периодически  открывая эту папку, пользователь может

проверять исполнение поручений. Если в какой-либо РК

плановая  дата исполнения поручения меньше или  равна

текущей, запись, соответствующая этой РК, будет  выделена

красным цветом.

Если  лицо, уполномоченное проверять исполнение поручений,

удовлетворено качеством работы исполнителей, то оно снимает

исполненный документ с контроля – в РК документа  вносится

дата  фактического исполнения поручения. Выполнение этой

операции  приводит к тому, что:

• запись о поручении удаляется из папки На контроле

кабинета, владельцем которого является автор  или

контролер поручения;

• записи о поручении удаляются из папок На исполнении/

Поступившие кабинетов, владельцами которых являются

исполнители поручения.

  Папки «У руководства»  и

«На рассмотрении»

Как уже  отмечалось выше, данные папки используются в случае

наложения на документ проекта резолюции. При  этом

устанавливается следующий порядок утверждения  резолюции:

• должностное  лицо (например секретарь-референт)

принимает к исполнению документ (запись об РК документа

попадает  в папку На исполнении), составляет проект

резолюции и вводит его в РК. В результате запись о данном

проекте поступает в папки У руководства и На

рассмотрении кабинета, владельцем которого является

автор проекта резолюции;

• далее, по согласованию с руководством, секретарь-референт

корректирует  проект резолюции и направляет его  на

утверждение руководству;

• в  папке У руководства руководитель вносит в проект

необходимые изменения и рассылает окончательный  вариант

резолюции исполнителям. При этом запись о  проекте

резолюции удаляется из папки У руководства. Запись о

резолюции, созданной таким образом, поступает  в папку

Поступившие кабинетов, владельцами которых являются

исполнители резолюции. Если резолюция контрольная, то

запись  об РК документа также помещается и в папку На

контроле кабинета, владельцем которого является

руководитель (автор, указанный в резолюции).

Папка «В дело»

В папке В дело хранятся записи об РК документов, подлежащих

списанию  в дело.

Поместить запись об РК в данную папку, можно, работая в

папках текущего кабинета, предназначенных для исполнения

документов, или непосредственно из окна РК документа.

Помещать  документы в данную папку кабинета могут только

пользователи, являющиеся владельцами этого кабинета.

Регистрация

     Единицей  хранения в информационной системе  является регистрационная карточка (далее РК) документа — электронный  аналог традиционной регистрационно-контрольной  карточки. Содержащая исчерпывающие  сведения о документе, она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается она современной  высокопроизводительной СУБД.