Автоматизации документооборота и делопроизводства

  - избыточные затраты на бумагу  и копирование для создания  нескольких копий одного документа.

  Изучение  понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

  Проведенный в работе аналитико-синтетический  анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для  выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство  делопроизводственных задач. К таким  критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности  персональных настроек, универсальность  технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации. С помощью данных критериев  была выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота.

  В результате исследования создана модель электронного документооборота ЗАО  «Bona Fide».

  Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота, которая  включает в себя следующие стадии:

  Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системы документооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

  Проектно-технологический: выбор и приобретение программных  средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и разработка программы.

  Собственно  этап внедрения системы, который  включает в себя под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка  программной и эксплуатационной документации по результатам опытной  эксплуатации, проведение приемочных испытаний.

  При создании модели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении  и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как  наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области  безопасного и эффективного электронного документооборота.