Электронный документооборот

1класс система  автоматизации  делопроизводства и документооборота

2Система управления потоками  работ

3система организации управления  архивами документов

4Система электронного  правления документами

Система управления потоками работ work flow система- такие системы  ориентированы на предприятие и  организации в которых чётко  устоялись бизнес правила , чётко  прописаны обязанности сотрудников, а докум-т управлением обладает простой структурой носит массовый хар-р.

Система work flow подходит для внедрение организации с процессно –ориентированным управлением

Деятельность которых  основана на выполнение повторяющихся  процессов, коллективной обработки  данных, соблюдение определенных технологий. Системы подобного класса признаны обеспечить группу пользователей , объединенных решений общих задач, инф-ии распределенной по компьютерной сети виде общих документов, при этом необходимо организации  хранение документов , установка программ на удаленные рабочие места и  группы и оперативное отслеживание объединение и контроль всех версий: lotus notes система, lotus domino

Система организации док-та представлена в основном разработками отечественных специалистов. основой  разработки таких систем является ГСДОУ. Такие системы ориентированы  на крупные предприятия, в которых  ярко выражено вертикальное составляющее управление, а так же на гос. Учреждение. Данные системы обеспечивают по шаговое  управление движением и исполнением  всей совокупности документов на предприятии  его структурных подразделений  и филиалов на всех этапов жизненного цикла документов от приема или создании до передачи в архив и уничтожение.

Функции таких систем не входят в хранение или перемещение документов организации в их функции входит фиксация документов в специальной  базе данных, выражающееся специальные  карточные документы. Структура  документа опирается на номенклатура дел организации а технология учёта и обработки документа на инструкцию по делопроизводству.

Каждый документ в системе  представляет собой запись в базе данных , характеризующийся набором  значений атрибутов карточки, по мимо учёта и поиска документа система  должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющая получить ведомости  исполнения документов и прочую сводную  информацию: Евфрат документооборот, ДЕЛО(ЭОС), Lon Docs(ланит)

Системы электронного управления документами. система управления эле-ми документами, электронная регистрационная карточка, связана с файлом самого документа или нескольких документов. Подобные системы называют электронными архивами. Эти системы содержат модули, позволяющие получать графические образы документов. Основная цель подобных систем подобных систем , имеющихся в компании документов организация их хранения в электронном виде и организации поиска документов.

Архивы выделили в отдельный  класс . архив это то что собственно хранит электронный документ, при  этом может хранится либо образ документа, либо его содержание, либо то и другое. Система подобного класса обладают возможностью осуществлением поисков  документа по различным параметрам и реквизитам. Некоторые системы  обладают возможностью интеллектуального  поиска. Система должна обеспечивать разграничение прав доступа к  документам, пользователей идентифицируется по сетевому имени логину, и паролю.

Обеспечение групповой работы над документами. При этом осуществляется функция к блокировки документов, если один из пользователей системы  начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей пока с ним не закончится работа. Ещё одна функция архива- поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. к сервисным функциям архива относятся возможности создание резервных копий документов без прекращения работы системы. евфрат- архиватус,э дело-архив(ЭОС) 1С архив.

               ЛЕКЦИЯ№3.  Критерии выбора аппарата  и программных комплексов для  решения делопроизводственных задач.

Цель выбора системы: это повышение эффективности управленческой деятельностью организации за счёт автоматизации всего комплекса работ с документами.

При выборе системы можно  пойти двумя путями :

• Приобрести готовую систему, которая предложена на рынке.
• Приобрести систему которая будет выполнена на заказ.

Автоматизируемую  систему целесообразно анализировать  по совокупности следующих основных критерий оценки:

• Учёт технологий введения делопроизводства и документооборота на предприятии
• Поддержка документооборота бумажной и электронной формы документа
• Функциональная полнота предприятия
• Эксплуатация характеристики
• Фирма разработчик

Необходимо обратить внимание на следующее:

• Давно ли достаточно ли глубоко фирма специализируется в данной предметной области.
• Сколько её систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов.
• Достаточно ли развиты каналы сопровождения системы.
• Перспективы развития продукта.

По учёту технологий введений делопроизводства и документооборота на предприятии можно сказать следующее:

• Система должна поддерживать российскую технологию документационную обеспечение управлением.

По второму  критерию : при выборе системы по второму критерию нужно обратить внимание на то, что какие технологические  цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком  в электронную форму а какие  нет.

Функциональная  полнота системы. Современная система  дожна обеспечивать выполнение следующих  основных функций

• Регистрация документов
• Направление документов исполнителям и контроль над исполнением документов
• Списание документов дела
• Рассылка исходящих корреспонденций
• Подготовка проектов  документов и поручений и обеспечение процедур их согласование утверждение
• Поиск по любым параметрам и выдача разнообразных  сводок и отчетов.