Система электронного документооборота "Кодекс: документооборот"

 

Содержание

• Кодекс: документооборот
• Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга
• Основные качества
• История создания
• Развитие
• Состав системы
• Возможности и особенности работы системы
• Главные характеристики системы "Кодекс: Документооборот"
• Программно-технические платформы для внедрения системы "Кодекс: Документооборот"
• Опыт внедрения
• Систему выбирают
• Отзывы
• Цены

 

«Кодекс: Документооборот» - это законченное комплексное решение в области работы с документами любого вида, способное поддержать полный «жизненный цикл» документа: создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. В системе заложен комплексный подход к решению задач документооборота и делопроизводства, что способствует повышению эффективности и качества управления корпоративной информацией в организации.

Автоматизация процессов делопроизводства, организация электронного документооборота, формирование банков данных входящих, исходящих и внутренних документов, предоставление оперативного доступа  к информации с разграничением прав доступа, электронное опубликование  официальных документов, подготовка организации к переходу к безбумажной  технологии работы с документами - таковы основные задачи, которые с успехом  решает система «Кодекс: Документооборот».

Принципы функционального построения системы «Кодекс: Документооборот» не просто учитывают традиции российского  делопроизводства в общем и сложившуюся  практику организации в частности, но основаны на нормативно-правовых актах  Российской Федерации, а также нормативах и стандартах, устанавливающих правила  делопроизводства для организаций  и органов государственной власти. В Администрации Санкт-Петербурга, например, корпоративная система документооборота охватила свыше 80 различных территориально удаленных организаций, в составе которых насчитывается около 200 подразделений и около 800 рабочих мест делопроизводства. Единая информационная логика помимо обмена документами между подсистемами дополняется еще следующими типовыми возможностями: централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте. Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий Кодекс, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, и невысокими затратами на внедрение.

 

Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга

Вопрос о создании и внедрении  систем электронного документооборота и делопроизводства в нашей стране обсуждался уже давно. Первая волна  автоматизации процессов делопроизводства пришлась на конец 80-х - начало 90-х годов. В 1991 году как непосредственно в  аппарате Мэрии Санкт-Петербурга, так  и в Территориальных управлениях  и отраслевых комитетах Администрации  города были внедрены и функционировали  системы для делопроизводителей «Письма» и «Контроль», которые были созданы ГП «Центр компьютерных разработок», головного предприятия консорциума  «Кодекс».

За время эксплуатации автоматизированных систем развивалась методология  делопроизводства, становилась более  развитой функционально-постановочная  часть систем, но оставалась неизменной программная платформа. Однако требования к автоматизации процессов делопроизводства возросли, а главное, появились технические  возможности реализовать эти  требования:

• стало недостаточным иметь в БД только учетные реквизиты документа, захотелось иметь возможность просмотра и самого текста;
• появилась необходимость организовать электронный обмен документами между территориально удаленными объектами не только по вертикали от вышестоящей организации к нижестоящей, но и обратно, а также организовать передачу документов и по горизонтали;
• повысилась компьютерная культура работников аппарата среднего и высшего звена, а как следствие этого появилась необходимость предоставить им возможность просмотра всех имеющихся в организации данных оперативно, в реальном масштабе времени;
• получили развитие технологии Internet/Intranet, что позволяло организовать удаленный доступ к информации и формирования единого информационного пространства для участников документооборота;
• и другие факторы, которые вызвали необходимость в пересмотре программно-аппаратной платформы для реализации новых систем автоматизации.

Для реализации всех вышеперечисленных  требования был реализован проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации  Санкт-Петербурга (ЕСЭДД).

Комитет по информатизации и связи  Администрации Санкт-Петербурга явился инициатором и активно поддержал  проект внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства. Разработка проекта была осуществлена в соответствии с приказом вице-губернатора  Санкт-Петербурга - руководителя Канцелярии губернатора СПб N5-пв от 01.07.98.

С 03.07.98 по 05.11.98 был проведен открытый конкурс проектов создания единой системы  электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга. В  конкурсе участвовали 8 организаций. Основными критериями при выявлении победителя конкурса явились:

• опыт работы в данной области,
• сроки реализации проекта,
• стоимость проекта,
• использование передовых информационных технологий,
• комплексность применяемых решений,
• возможность интеграции с действующими базами данных,
• обеспечение последующего развития и сопровождения внедренных автоматизированных систем.

По итогам конкурса победителем  единогласно было признано государственное  предприятие «Центр компьютерных разработок», и в начале 1999 года сотрудники предприятия  приступили к работе над первой очередью проекта Единой системы электронного документооборота для Администрации  Санкт-Петербурга. Современные требования к организации делопроизводства на первое место выдвигают комплексное  решение проблем электронного документооборота, поэтому корпоративная система  электронного документооборота и делопроизводства создавалась как комплексная  система, построенная на основе единой информационной логики и на основе единых программно-технических средств. В итоге была снижена стоимость  проекта, сокращены сроки внедрения  системы в промышленную эксплуатацию.

В решении проекта использовались следующие продукты Microsoft: Microsoft Windows 95,98,2000,NT; Microsoft SQL Server 97,2000; Microsoft Visual Studio; Microsoft Office 97. Решение было развернуто на 1000 клиентских рабочих мест.

Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации  Санкт-Петербурга разработана на базе собственных разработок ГП «ЦКР», основанных на многолетнем опыте производства информационно-правовых продуктов  марки «Кодекс», с использованием Intranet-технологий и на основе глубокой интеграции с продуктами Microsoft Office.

Реализация проекта ЕСЭДД производилась  поэтапно.

В 2001 году Единая система электронного документооборота и делопроизводства объединила в единое информационное пространство практически все подразделения  Администрации Санкт-Петербурга.

При реализации первой очереди проекта  в 1999 году система электронного документооборота была внедрена в 4 подразделениях Канцелярии Губернатора Санкт-Петербурга, 6 Территориальных  управлениях и 3 отраслевых комитетах.

Между всеми территориально-удаленными объектами внедрения был настроен обмен данными в электронном  виде.

В 2000 году к проекту присоединились еще 12 подразделений Канцелярии Губернатора  Санкт-Петербурга, 14 Территориальных  управлений и 9 отраслевых комитетов.

Объекты внедрения первой очереди  в 2000 году расширили число своих  подразделений, включенных в Единую систему электронного документооборота Администрации Санкт-Петербурга (далее  ЕСЭД). Таким образом, за два года все территориальные управления города были охвачены электронным документооборотом.

2001 год был посвящен включению  в ЕСЭД отраслевых комитетов  Администрации города - это 24 новых  объекта внедрения. Территориальные  управления продолжали расширять  круг своих подразделений, участвующих  в электронном документообороте.

В 2002 году к проекту ЕСЭД Администрации  Санкт-Петербурга были подключены подразделения  двойного подчинения, такие как районные жилищные агентства, районные управления по здравоохранению, районные финансовые управления и т.д - всего 36 новых объектов.

В рамках проекта ЕСЭДД Администрация  города осуществила закупку лицензионного  программного обеспечения Microsoft Office для  установки во всех своих территориальных  управлениях и отраслевых комитетах.

По состоянию на 1 июля 2003 года системы  по автоматизации делопроизводства, разработанные СПб ГУП «Центр компьютерных разработок», внедрены на 70 объектах Администрации города, что  составляет 1857 рабочих мест.

2003 год посвящен внедрению в  Администрации Санкт-Петербурга  технологии работы с электронными  документами с использованием  электронной цифровой подписи  (ЭЦП). С 1 августа 2003 года Администрация  города приступила к опытной  эксплуатации использования электронной  цифровой подписи в электронном  документообороте исполнительных  органов государственной власти.

 

Основные качества

 

-Готовые решения для типовых задач

Каждая из подсистем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована на решении типовых  задач обработки документов: регистрация  и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов, поручений и др. Это дает возможность  предложить готовые решения автоматизации  основных участков делопроизводства.

-Единое информационное пространство

Каждое подразделение  с автономным учетом документов может  иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Вместе с тем каждый модуль содержит изначально заложенную функцию  обмена документами с любым другим модулем, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и  большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.

-Быстрота и удобство получения информации

- быстрый и удобный  доступ к информации;

- быстрое формирование  статистических и аналитических  отчетов

-Простота освоения

Дружественный интерфейс  обеспечивает простоту освоения системы  и не требует повышенной компьютерной грамотности.

-Реальность в постановке задач

Система электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота, поэтому первая ее задача - поддержка  и обслуживание бумажного документооборота. Вторая задача, которую она позволяет  решить - постепенный переход от бумажного к электронному документообороту, внедрению технологии применения штрих-кодов  при регистрации входящей документации с последующим потоковым сканированием  документов и автоматической привязкой  их к соответствующим регистрационным карточкам, использованию электронной цифровой подписи при работе с электронными документами. 
Принципы функционального построения системы основываются на нормативно-правовых актах Российской Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти.

-Гибкость настроек

- настраивается на требования, предъявляемые к ведению делопроизводства  в конкретной организации; 
- обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией.

-Экономичность

Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов  и технологий «Кодекс», ориентацией  на наиболее массовые программно-технические  платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Благодаря  простоте освоения и администрирования  системы низка стоимость обслуживания комплекса.

-Модульность построения

Главным архитектурным принципом  построения системы является ее модульность. Каждое подразделение с автономным учетом документов может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Затем эти модули благодаря изначально заложенной функции обмена объединяются друг с другом. Модульность дает возможность внедрять корпоративные  системы по частям.