Microsoft Office XP: Система управления базами данных MS Access

Проверьте  это!! …

Задание  3

1. Установите  связь  между  таблицами   «Экзамен» -  [«Анкета»,  «Дисциплины»] Проверьте,  как  работают  связи!!

 СОХРАНИТЬ!!

 
 
 
 
 
 
 
 

Лабораторная  работа  7

  Система  управления  базами  данных  MS  Access

 

Тема: Подчиненные формы.

• Просмотр  данных,  имеющих  отношение  один-ко-многим

Допустим,  Вам  требуется  посмотреть  данные  результатов  экзамена  по   каждому  студенту в  отдельности,   либо  по  каждой  дисциплине  в отдельности,  используя уже готовую таблицу,  где у Вас занесены общие результаты  по  всем  студентам и по  всем  дисциплинам.

Для  этого  используется  механизм  создания  подчиненных  форм.

 

Задание 1.

Создать  подчиненную  форму  по  результатам  сдачи  экзаменов  с  выборкой  по  каждому  студенту  в  отдельности.

Выполнить  последовательно  действия:

1. Откройте  Вашу  базу  данных
2. Выберете  вкладку   «формы»
3. Нажмите  кнопку  создать    и выберете  опцию «Мастер  форм»,  не  выбирая источник  данных,  нажмите кнопку  ОК
4. В  окне  «Создание  форм»  выберете  из списка  Таблицы/запросы  таблицу «Экзамен» (это  будет  подчиненная  форма»).  Поместите  в  «выбранные  поля»  поля  «дисциплина»,  «студент»,  «результат  контроля»
5. Не  выходя  из  окна  «Создание  форм»,  выберете  из  списка  «Таблицы/запросы» таблицу  «Анкета» (это  будет  главная  форма)  и поместите в список  «Выбранные  поля»  поле «Фамилия» .
6. Нажмите  кнопку  далее,  в результате  откроется следующее окно  диалога «Создание  форм».  В  этом  окне  Вам  предстоит  определить  главную  и  подчиненную  таблицы.
7. Щелкните  мышкой  по  таблице  «Анкета».
8. Обратите  внимание  на  правую  часть  окна:  в верхней  части  отображаются  поля  главной («Анкета»),  а  в  нижней  части – подчиненной («Экзамен») таблицы.
9. Выбрать  опцию  «подчиненные  формы»
10. Определив  главную  и  подчиненную  таблицы,  нажмите  кнопку  далее .
11. Выберете  внешний  вид – табличный
12. Выберете  стиль  на  Ваше  усмотрение
13. Форму  назвать  « Анкета  для  экзамена»,  название  подчиненной  формы  не  изменять.
14. Нажать  готово  .

Созданная  форма  вполне  приемлема  для  использования.

Попробуйте  менять  фамилию  студента (  используйте кнопки  перемещения по  записям внизу окна) ,  и Вы  увидите как меняется  содержимое  таблицы «Экзамен».  Причем  информация,  появляющаяся  в  таблице относится  только  к   выбранному  Вами  студенту.

  Убедитесь  в   этом!!! В  этой  форме  явно  лишняя  информация  в  подчиненной  таблице  «Экзамен»,  ведь  вполне  достаточно  фамилии  студента,  которая появляется  вверху  над результатами  контроля.  Это  можно  исправить  в  конструкторе  форм  в  следующем  упражнении.

 
 
 

Лабораторная  работа  8 

Система  управления  базами  данных  MS  Access

 

Тема: Форматирование  форм.

Внешний  вид  формы  можно  изменить:

• Изменить  стиль
• Изменить  шрифт
• Добавить  надписи
• Удалить  ненужные  поля
• Вставить  рисунок,  диаграмму  и.т.д.

Задание 1

Измените  стиль  формы  « Анкета» по  своему  усмотрению,  для  этого:

• Откройте  форму  в  режиме  конструктора
• Нажмите  на  панели  инструментов  кнопку  «Автоформат»
• Выберете  нужный  стиль

Задание 2

1. Измените  цвет  фона  и  цвет  шрифта  для каждого поля  по  своему  усмотрению
2. Вставьте  на  место  поля  «код » рисунок:

• Нажмите  кнопку  «рисунок»  на  панели  инструментов,  щелкните  мышкой  по  тому  месту ,  где  должен  быть  рисунок (поле «код») и  выберете  любой  из  файлов  в  папке  «Programm  Files\Microsoft Office\Clipart».

Задание 3

1. Попробуйте  изменить  размер  поля  для ввода фамилии по  высоте, для этого надо  щелкнуть  мышкой  по  этому полю  и изменить  появившиеся границы поля.
2. Измените  шрифт (размер,вид,цвет …)  для  поля  «Фамилия»

Задание 4

1. Убрать  в  подчиненной  форме  «Экзамен»  поле  «Студент»:

• Открыть  форму  «Анкета  для  экзамена» .(В    подчиненной  форме  «Экзамен»  желательно  убрать  поле  «Студент»,  так  как  фамилия  уже  присутствует  в  верхней  части  формы)
• уберите  поле  «студент»:

• Открыть  форму  в  режиме  конструктора

• Выделить  поле «студент» и  «вырезать»  это  поле.

2. Выйдите  из  режима  конструктора  и  посмотрите,  как  теперь  выглядит  форма  

 
 
 

Лабораторная  работа  9

  Система  управления  базами  данных  MS  Access

 

Тема: Выбор данных  из  таблиц  с помощью запросов

Вы  уже  познакомились  с  конструктором  запросов,  когда  использовали  их  для  подстановки в качестве  источника строк при построении   таблиц.

 

Задание 1

1. Добавьте  в  таблицу  “Экзамен”  поле  “Преподаватель”  со  следующими  характеристиками:

• Тип  данных – текстовый
• Подпись – преподаватель
• Подстановка – используйте  поле  со списком (источник  строк – таблица “преподаватели”

Задание 2

У  Вас  в  таблице  «Экзамен»  должно  быть  не  менее  20  записей и   эти записи  должны  содержать информацию:

• Не  менее,  чем  по  трем  дисциплинам
• Оценки  должны  быть  разные  (  от  отлично до  неудовлетворительно )
• Студенты  должны  быть  из  разных  групп (  хотя  бы  из  двух)

Убедитесь  в  том,  что  записей  в  таблице  достаточное  количество,  в  противном  случае   добавьте  новые  записи.

Задание 3

2. Создайте  запрос  по  выбору  записей,  содержащих  студентов,  сдавших  все  экзамены  на  «отлично».  Для  этого  надо  выполнить  следующие  действия:

• Выбрать  в  окне  базы  данных  вкладку  «Запрос»,  нажать  кнопку  Создать  .

• В  окне  диалога  «Новый  запрос»  выберете  опцию  «Конструктор»
• Access  предложит Вам выбрать таблицу,  выберете  таблицу «Экзамен»,  нажмите  кнопку  добавить   и закройте  окно  диалога.
• Из  таблицы  последовательно  выберете  поля  «Студент»,  «дисциплина»,  «результат»  и  перетащите  выбранные  поля  по  очереди  в  бланк  запроса. 

      (  можно  просто  дважды  щелкнуть  мышкой  по  каждому полю).

• В  строке  « условие  отбора»  введите условие:

• Щелкните  по  кнопке  «построить»  на  панели  управления
• В  появившемся  построителе  щелкните  по  кнопке  «Like»
• Напечатайте   Like “отлично”,  ОК.

• Закройте  окно  конструктора  запросов.

3. Сохраните  запрос  с  именем  “Запрос  по  отличникам”
4. Откройте  созданный  запрос  и  убедитесь  в  том,  что  выборка  была  сделана  правильно

Задание 4

1. Создайте  аналогичный  запрос  по  двоечникам  и  сохраните    с  именем  «Запрос  по  двоечникам»
2. Откройте  созданный  запрос  и  убедитесь  в  том,  что  выборка  была  сделана  правильно

Задание  5

1. Создайте  запрос  на  выборку  записей  по  результатам  контроля  по  дисциплине,  которую преподает Быковская (можно  выбрать  другого  преподавателя).

     Запрос  сохраните  с  именем  «Запрос  по  дисциплине» 

2. Откройте  созданный  запрос  и  убедитесь  в  том,  что  выборка  была  сделана  правильно

Задание 6

1. Создайте  на  базе  таблица  «Анкета»  запрос  для  формирования  списка студентов,  которые  родились

        с  1  мая  1979  года  по  31  декабря  1979года.

Для  формирования  запроса  Вам  следует  вызвать  построитель  выражений ( кнопка «построить») и  выбрать  в  списке  операторов  - оператор  сравнения  Beetween,  нажать  кнопку  «Вставить»,  ОК

Теперь  откорректируйте  появившееся  выражение  следующим  образом:

Between  #01.05.79# And  #31.12.79#      . 

Если  вдруг  оказалось,  что  таких  студентов  в  Вашей  группе  нет ,  измените  условия запроса.

Запрос  сохранить  с именем  «Запрос  по  дате  рождения»

2. Откройте  созданный  запрос  и  убедитесь  в  том,  что  выборка  была  сделана  правильно

Задание 7

Создайте  формы    для  всех  запросов  ( автоформа  ленточная )

Желательно,  чтобы  режим  запросов  должен  быть  организован  только  для  просмотра  нужной  информации,  а  не  для  ее корректировки. 

Задание 8

Закрыть  доступ  к  корректировке  базы  данных  в  режиме  запросов.

Чтобы  в  режиме  запросов  нельзя  было  бы  изменить  информацию  в  базе  данных  надо  выполнить  следующие  действия:

1. Открыть  форму  для  запроса  в  режиме  конструктора
2. Пометить  поле  и  правой  кнопкой  вызвать  свойства  помеченного  поля, затем  на  вкладке  «данные»  установить  свойство  «Блокировка» – Да.

Аналогично  установите  Свойство  «Блокировка – Да»  для всех  полей во  всех  формах  для запросов (формы для запросов  Вы  создали в Задании).

 
 
 

Лабораторная  работа  10

  Система  управления  базами  данных  MS  Access

 

Тема: Построение  отчетов.

Вы  уже  научились  создавать  таблицы,  вводить  и  редактировать  в  них  данные как  в  самих  таблицах,  так  и  при  использовании  форм.  Вы  можете  также  просматривать  и  анализировать базу,  выбирая нужную  информацию  с помощью запросов.   Результаты  просмотра и анализа могут быть  представлены  в виде  отчетов.

В  этом  упражнении  Вы  научитесь  создавать  и  оформлять   отчеты  для  их  последующей  распечатки.

Задание  1

1. Создать  отчет  по  результатам  сдачи  экзаменов,  используя таблицу «Экзамен».  Для  этого  выполните  последовательность  действий: