Компьютерные системы бронирования в гостиницах

    Гостиница и компьютерные системы  бронирования. Необходимая  информация о гостинице  в GDS

    Любой гостинице необходимо решать проблему эффективного использования номерного фонда, поскольку 70%составляет плата за номера. Значит, одна из главных задач – привлечь потенциального клиента, обеспечив загрузку гостиницы. Сегодня это можно сделать, активно используя электронные системы представления гостиницы в компьютерных системах бронирования (КСБ) – GDS и в Интернете. Для российских гостиниц, принимающих западных туристов, это особенно важно.

    Гостиница и Интернет

    Прежде  основным способом было бронирование с помощью телефона и факса. Затем появились глобальные системы бронирования, за ними – компьютерные системы резервирования гостиничных номеров (национальные и корпоративные). Сегодня с развитием Internet и его доступностью каждому человеку и любой организации, бронирование номеров осуществляется в основном с помощью GDS (которые могут быть доступны через Интернет) и с помощью собственно Интернета.

    Этапы взаимодействия типовой системы Интернет - бронирования с гостиничной АХСУ:

1. С помощью стандартной программы Internet Explorer, установленной на компьютере, клиент входит в интернет на web-сайт системы интернет-бронирования (напр. «Алеона») и знакомится с правилами бронирования.
2. Последовательно перебирая представленные гостиницы или используя некоторые критерии выбора (напр., цена номера не более 100 руб. за ночь), клиент находит гостиницу. Убедившись в наличии свободных номеров и заполнив необходимые информационные поля формы заказа, клиент оставляет заказ на сайте или отправляет его в систему по e-mail.
3. Система Int-бронирования автоматически обрабатывает заказ и отправляет предварительное подтверждение с условием внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания.
4. После получения соответствующих гарантий (предоплата, гарантийное письмо и т.д.), от клиента ему высылается системой (туроператором) окончательное подтверждение брони.
5. Копия окончательного подтверждения с сайта система Int-бронирования отправляется в гостиницу.
6. В гостинице бронь заносится в график загрузки, при этом автоматически изменяется статус номерного фонда, представленный в системе Int-бронирования.
7. Вся процедура занимает 7 секунд.

    Варианты  работы в GDS

    У «независимой» гостиницы есть несколько  вариантов с глобальными системами резервирования:

1. Установка терминалов одной или нескольких систем бронирования (наиболее сложный и дорогой).
2. Заключение договора с компанией-провайдером (посредником), специализирующейся на подобных услугах.
3. Заключение договора с крупным туроператором.

    Необходимая информация о гостинице  в GDS

    По  каждой гостинице, представляемой в  GDS, должна быть следующая информация:

    Общее описание – определяет возможность гостиницы как объекта размещения, содержит адрес, место расположения, год постройки и год реконструкции, данные об инфраструктуре, ближайших достопримечательностях и т.д.

    Описание  номерного фонда – содержит сведения о типах и классах номеров, их вместимости, подробное описание интерьера.

    Описание  тарифов, т.е. правил приобретения гостиничных услуг, отказа от них и возникающих в связи с этим требований и ограничений. По аналогии с авиаперевозками в гостиницах существует полный тариф, называемый Rack Rate, или, иначе, стандартный тариф, и система специальных тарифов. Цены на размещение по различным тарифам обычно разные:

1. По стандартному – цена размещения самая высокая, по этому тарифу обслуживаются индивидуальные клиенты, напрямую обратившиеся в гостиницу.
2. По корпоративному – стандартный тариф – (2-10%).
3. По специальному тарифу – стандартный тариф – 20%.

    Неотъемлемая  часть тарифа – величина комиссионных, выплачиваемая турагенту, совершившему бронирование. При продажах по стандартному и корпоративному тарифам это обычно 10%. Для специальных тарифов устоявшегося значения нет, все определяет соглашение сторон – иногда комиссия достигает 20%.

    Оплата  проживания в гостинице по тарифу возможна как в момент заезда, так и до заезда. Предоплата вносится через банк или по кредитной карте. Если оплата должна быть осуществлена в гостинице, то в качестве гарантии заезда обычно используется кредитная карта клиента, с которой в случае незаезда гостиница или провайдер будут иметь право взыскать штрафные санкции, которые обычно составляют стоимость проживания за первые сутки.  GDS предоставляют инструмент для совершения бронирования. Все финансовые операции – это прерогатива провайдера, гостиницы, турагентства и клиента.

    Наличие мест, и т.п. доступа. Существует несколько вариантов задания информации о наличии мест. На каждую конкретную дату при продаже номеров определенного типа по определенному тарифу может быть объявлена:

1. Свободная продажа (Free sale) – провайдер самостоятельно, не запрашивая гостиницу, возвращает турагенту подтверждение бронирования;
2. Ограниченная продажа (Allocation) – вариант свободной продажи в пределах определенного количества номеров в день.
3. Продажа по запросу (On request) – гостиница обязана в течение 24 часов подтвердить или опровергнуть запрос клиента.
4. Остановка продажи (Stop Sale)- гостиница переполнена и ли ожидается проведение какого-либо крупного мероприятия.

    Свободная продажа или ограниченная продажа  предпочтительны и для клиента, и для типичных гостиниц, которые мгновенно получают ответ на запрос. Если гарантировать наличие номера невозможно, то лучше использовать продажу по запросу.  

    Представление гостиницы в GDS (в сравнении с Internet).

1. Многократность представления и его стоимость.

    В GDS гостиница представлена 1 раз, и это представление требует от нее больших затрат. Случаи самостоятельного представления гостиницы в GDS практически неизвестны. Чтобы стать известной в GDS, гостиница может вступить в гостиничную цепь, представленную в GDS, или заключить контракт со специализированной компанией-провайдером.

    В Internet гостиница может быть представлена любое количество раз на мобильных серверах. Получить доступ в Internet и создать свою страницу проще и дешевле, чем получить доступ в GDS. 

2. Доступность гостиниц для клиента.

    В GDS гостиница доступна для клиента только через профессиональных провайдеров и туроператоров, получающих за свою работу комиссионные от гостиниц. Выплачивая эти комиссионные, гостиница теряет часть дохода, да и выгода клиента сводится только на экономии времени, кроме того, дешевые гостиницы в GDS просто не представлены.

    Гостиница через Internet доступна частным лицам, они имеют право выбора гостиницы разной «звездности» и номеров разной стоимости. Гостиница имеет возможность проводить самостоятельную гибкую тарифную политику, экономя на выплате комиссионных, предоставлять скидки клиентам (3%) при бронировании. 

    Выводы.

1. Почти все гостиницы, принимающие западных туристов, уже загружены в GDS. Позиции провайдеров и туроператоров на рынке изменяются в основном за счет перераспределения гостиниц между ними.
2. Стремительно развивается новый канал распространения информации о гостиницах – Интернет.
3. Int-технологии используются самими системами бронирования, что заставляет их создавать собственные Int-серверы, через которые обеспечивается доступ в GDS/
4. Int-технологии используются самими гостиницами, которые имеют благодаря этим технологиям мощную рекламу и невысокие накладные расходы. ( сравнение: в GDS гостиница может быть представлена 1 раз, в Internet – любое на любых серверах).
5. С GDS работают профессиональные турагенты (получающие с гостиниц комиссионные).

    Internet’ом пользуются частные лица, стремящиеся найти гостиницу подешевле.

6. Получить доступ в Internet и создать свою страницу проще и дешевле, чем получить доступ в GDS.
7. Работа в общих средах (GDS и Internet) требует профессионального подхода и предполагает выбор серьезного, грамотного партнера.