Внедрение ERP-систем на примере 1С

 

1.1.4 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ  ОБ АСУ

Интенсивное усложнение и  увеличение масштабов промышленного  производства, развитие экономико-математических методов управления, внедрение ЭВМ во все сферы производственной деятельности человека, обладающих большим быстродействием, гибкостью логики, значительным объемом памяти, послужили основой для разработки автоматизированных систем управления (АСУ), которые качественно изменили формулу управления, значительно повысили его эффективность. Достоинства ЭВМ проявляются в наиболее яркой форме при сборе и обработке большого количества информации, реализации сложных законов управления.

АСУ — это, как правило, система “человек—машина”, призванная обеспечивать автоматизированный .сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации процесса управления. В отличие от автоматических систем, где человек полностью исключен из контура управления, АСУ предполагает активное участие человека в контуре управления, который обеспечивает необходимую гибкость и адаптивность АСУ.

Рассмотрим упрощенную структурную  схему переработки данных в АСУ (рис.11 .2). Цифрами обозначены этапы  переработки данных. Из анализа схемы  видно, что этапы 1,2,3, 4, 5, 9 в своем  составе могут содержать много  операций, которые не требуют творческого участия человека и, следовательно, могут быть выполнены техническими средствами. Этапы же 5, б, 7 требуют творческого подхода к решению поставленных задач, этап 7 вообще не может быть осуществлен без участия человека, так как несет в. себе элемент правовой ответственности.

Поэтому следует говорить не о вытеснении человека из контура управления сложными системами, а о рациональном распределении функций управления между человеком и техническими средствами, освобождающем человека от решения рутинных задач и возлагающем на него задачи, решение которых требует творчества.

Существенными признаками АСУ  являются:

наличие больших потоков  информации, сложной информационной структуры, достаточно сложных алгоритмов переработки информации.

Общими свойствами и отличительными особенностями АСУ как сложных  систем являются следующие:

наличие большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, причем изменение в характере функционирования какого-либо из элементов отражается на характере функционирования другого и всей системы в целом;

система и входящие в нее  разнообразные элементы в подавляющем большинстве являются многофункциональными;

взаимодействие элементов в системе может происходить по каналам обмена информацией, энергией, материала и др.;

наличие у всей системы  общей цели, общего назначения, определяющего  единство сложности и организованности, несмотря на все разнообразие . входящих в нее элементов;

переменность структуры (связей и состава системы), обеспечивающей многорежимный характер функционирования, возможность адаптации как в структуре, так и в алгоритме функционирования;

взаимодействие элементов  в системе и с внешней средой, в большинстве случаев носит стохастический характер - система является эргодической, ибо часть функций всегда выполняется автоматически, а другая часть — человеком. При этом следует отметить высокую степень автоматизации, в частности широкое применение средств автоматики и вычислительной техники для гибкого управления и механизации умственного и ручного труда человека, работающего в системе. Управление в подавляющем большинстве систем носит иерархический характер, предусматривающий сочетание централизованного управления или контроля о автономностью ее частей.

1.2  ERP-системы

1.2.1 Что такое ERP?

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами,финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP.

Концепция ERP сформулирована в 1990 году аналитиком Gartner  как видение развития методик MRP II и CIM в начале — середине 1990-х годов появилось несколько успешных тиражируемых ERP-систем для крупных организаций, наиболее известные — разработки компаний Baan (нидерл.), Oracle, PeopleSoft, SAP, JD Edward, сформировался рынок услуг по внедрению ERP-систем с участием компаний большой четвёрки, в 2000-е годы произошла консолидация поставщиков, появилось значительное количество ERP-систем для малого и среднего бизнеса, наиболее известными поставщиками которых стали Sage Group и Microsoft.

Внедрение ERP-системы считается  фактически необходимым условием для публичной компании и, начиная с конца 1990-х годов, ERP-системы, изначально внедрявшиеся толькопромышленными предприятиями, эксплуатируются большинством крупных организаций вне зависимости от страны, формы собственности, отрасли.

ERP системы внедряются для того, чтобы объединить все подразделения  компании и все необходимые  функции в одной компьютерной  системе, которая будет обслуживать  текущие потребности этих подразделений.  Разработка подобной единой системы  - непростая задача. Обычно каждое  подразделение имеет собственную  компьютерную систему, оптимизированную  для решения его задач.

ERP система ведет единую базу  данных по всем подразделениям  и задачам, так что доступ  к информации становится проще,  а главное, подразделения получают  возможность обмениваться информацией.

Возьмем, к примеру, типичную ситуацию поступления заказа от клиента. В  виде бумажного документа заказ  начинает путешествие по кабинетам  и службам, частенько перепечатываясь, отдельная информация из него вносится в частные базы данных подразделений. Каждая перепечатка, каждый дополнительный ввод данных чреваты ошибками. В итоге финансовый отдел ничего не знает о состоянии склада и возможности выполнить заказ срочно. А разгневанный заказчик, не получивший в срок свой заказ, произносит сакраментальное: "Вы должны были узнать на складе!".

 

1.2.2 КАК ERP СИСТЕМА  МОЖЕТ УЛУЧШИТЬ РАБОТУ КОМПАНИИ?

ERP система автоматизирует  задачи, встроенные в выполнение  бизнес-процессов. Так, при получении  заказа от потребителя менеджер  имеет всю информацию об отношениях  с заказчиком и его кредитный  рейтинг. Когда одно подразделение  заканчивает работать с заказом,  тот автоматически передается  в следующее подразделение. При  этом исключаются многократные  ошибки ввода информации, потери  документов и тому подобные  казусы. В итоге заказы обрабатываются  быстрее и без ошибок. Аналогичные  возможности возникают у многих  других служб - службы персонала,  производственного отдела, отдела  маркетинга, службы снабжения. Единая  информационная база позволяет  учитывать взаимосвязь отдельных процессов, как , на пример, загрузка заказами на текущий месяц и график отпусков персонала.

ERP система меняет отношение  персонала в отдельности и  служб в целом к своей работе. Теперь менеджеры, ведущие заказ,  владеют информацией о его  состоянии в каждый момент  времени и по всем аспектам: поступила ли оплата за работу, достаточно ли комплектующих  на складе, стоит ли в графике  выполнения работ их заказ  к нужному сроку... И если, на пример, склад не вовремя введет в систему информацию о запасах, то получивший запрос клиента менеджер, справившись в системе о состоянии склада, может ответить отказом на его обращение, увидев, что запас на складе недостаточен или нужное изделие отсутствует. Тем самым ERP система повышает ответственность каждого за общее дело.

Компании выбирают ERP системы, исходя из трех основных соображений.

Объединение финансовых данных

Когда управляющий хочет составить  представление об общем положении  дел в компании, он может получить много версий, и все они будут  верны. Каждое подразделение ведет  свой учет, каждое имеет свое мнение относительно вклада в общее дело, и далеко не всегда легко понять - затраты на маркетинг достаточны или избыточны, окупаются или  нет. При использовании ERP системы  затрудняются манипуляции с данными, поскольку данные едины и все  подразделения используют одну и  ту же систему.

Стандартизация производственных процессов

Производственные компании, особенно те, у которых много подразделений, географически удаленных, расположенных  в разных странах и на разных континентах, осознают, что отдельные подразделения  могут пользоваться разными методами учета, разными компьютерными системами, так что не всегда концы сходятся с концами. Объединенная многовалютная система позволяет сократить персонал и унифицировать учетные процессы. Развитие Internet обеспечивает простой доступ к данным из любого, самого удаленного места. Кроме того, когда производство конечного продукта раздроблено на производство комплектующих в разных местах, не менее важно обеспечить техническую совместимость, единство методов контроля, своевременность поставок партий сырья, заготовок, комплектующих.

Стандартизация информации в системе  кадров

ERP система с успехом решает  задачи объединения данных о  персонале в различных подразделениях - кадровый подбор, перспективы роста,  переподготовка и т.п. С помощью  системы облегчается возможность  связи с каждым сотрудником.  Фактически ERP системы являются своеобразным  компьютерным представлением способов  ведения бизнеса различными компаниями. Каждая отрасль промышленности  имеет свои особенности, поэтом  у разработчики систем ориентируют их на применение в различных областях, где их возможности будут проявлены максимально. Вот почему потребители из соответствующей отрасли промышленности требуют от разработчиков максимального соответствия их потребностям.

 

1.2.3 Современные ERP системы

Современные ERP системы - это  набор интегрированных приложений, поддерживающих комплексно, в целостном  информационном пространстве, все наиболее важные аспекты управленческой деятельности организации - планирование ресурсов (финансовых, материальных, кадровых) для создания товаров и услуг, оперативное  управление выполнением планов (включая в себя ведение договоров, снабжение, сбыт), все виды учета, анализ результатов деятельности организации.

Изначально ERP системы разрабатывались  для нужд единичных компаний, отвечали определенным требованиям бизнеса  и решали в первую очередь управленческие задачи. С 1960-х годов на Западе выделили общие особенности планирования и функционирования производственных организаций. Тогда же начали появляться новые системы планирования, которые были ориентированы на возможности компьютерных технологий. Современные ERP системы дают возможность автоматизировать процесс принятия заказов, их обработку и изготовление, координируют работу всех отделов компании в интегрированной компьютерной системе.

ERP системы касаются ключевых  аспектов управленческий деятельности компании, предоставляют топ-менеджменту информацию для принятия решений, а также формируют инфраструктуру обмена информацией между компанией, поставщиками и потребителями.

Современные ERP системы включает в себя: 

все функции ее предшественницы MRP II;

предоставление всей необходимой  отчетности;

все финансовые функции;

автоматизацию продаж;

функции управления качеством  продукции;

производственные функции;

функции предоставления сервиса;

инженерные функции;

функции управления штатом компании;

функции распространения  и логистики.

Так как ERP системы ещё  окончательно не сложились, то существуют определенные разночтения относительно того, что же такое ERP: ее типовой  набор функций, технологические  особенности, ориентация на масштаб  компании и объемы обрабатываемой информации.

ERP-системы больше предназначены  для крупных компаний.

Важная черта ERP - возможность  глобального управления производством, продукцией и услугами. В современные ERP системы добавляются механизмы  управления транснациональными корпорациями, включая поддержку разных часовых  поясов, валют, языков, систем бухгалтерского учета и отчетности. Это очень  важно для крупных международных  компаний, где отдельные дочерние компании и подразделения тесно  взаимодействуют друг с другом, находясь при этом в разных странах и  регионах.

Когда компания не заинтересована в том, чтобы внедрять современные  решения, использовать актуальные системы  автоматизации для выполнения тех  или иных процессов, это может  говорить только об одном — наблюдается  процесс экономического спада у  этого предприятия. (рис.  2) 
 
В основном такая ситуация складывалась вокруг отечественных компаний, которые даже банально не имели компьютерной сети. Но в последнее время приятно радует тот факт, что предприятия всё активнее интересуются такой системой для планирования работы компании как ERP.

Концепция этой системы была разработана  ещё в 90-х годах, а на сегодняшний  день она на все сто процентов  доказала свою эффективность.

По сути, ERP является набором интегрированных  приложений, позволяющих создавать  единую среду для автоматизации  процесса планирования, контроля, учёта  и анализа основных бизнес-операций, осуществляемых каждым конкретным предприятием. Все выполняемые операции по планированию и анализу в системе подразделены на отдельные специальные модули. Вся информация, принадлежащая предприятию, хранится в единой базе данных. Она может быть получена оттуда любым уполномоченным сотрудником при вводе соответствующего запроса. Современные российские erp системы предоставляют предприятиям целый ряд преимуществ. Среди них особо бы хотелось выделить следующие: