Внедрение ERP-систем на примере 1С

ГЛАВА  I

Основные понятия  «Автоматизации процессов управления предприятием»

1. Понятия «управление» и «система управления»

1.1.1Понятие «управление»

Суть управления

В самом широком смысле управление представляет собой целенаправленное воздействие на определенный объект с целью стабилизации или изменения  его состояния таким образом, чтобы достичь поставленной цели. Необходимость в управлении возникла с развитием специализации производства, увеличения его масштабов. Оно позволяет  упорядочить и согласовать деятельность многих людей, занятых в производстве.

Управление – это труд людей, направленный на организацию  и координацию деятельности трудовых коллективов и отдельных работников в процессе производства продукции, оказания услуг. Оно связано прежде всего с организацией совместной деятельности людей, с налаживанием согласованных действий в рамках предприятия, с регулированием отношений между личностью и предприятием.

Цель управления заключается  в эффективном использовании  рабочей силы и ограниченных ресурсов для достижения желаемого и возможного состояния производства. При управлении всегда возникают вопросы: что, кому, где, когда, сколько, из чего? Число таких  вопросов все время растет. Растет и плата за ошибку.

Управление предприятием призвано решать две основных задачи:

1. Поддерживать нормальный ход производства, обеспечивать его цикличность и стабильность;
2. Обеспечивать развитие производства, совершенствование продукции, введение технических и технологических новшеств.

Управление предполагает наличие знаний и данных о состоянии  производства. Оно представляет собой  совокупность информационных процессов  и воздействий на поведение персонала  предприятия, порядок выполнения которых  регламентируется определенными правилами  и инструкциями. На основе анализа  информации вырабатываются управленческие решения о переводе производства в новое, заранее определенное состояние.

Суть управления заключается  в следующем:

1. Сбор, хранение, обработка и передача информации.
2. Разработка и принятие управленческих решений.
3. Выработка управляющих воздействий и выдача их объекту управления.
4. Контроль исполнения принятых решений.

Это можно представить  следующей формулой: 
У = И + Р + В + К.

Управление равно: информация плюс решение, плюс воздействие, плюс контроль.

Труд управленцев заключается  в том, чтобы собирать, хранить  и обрабатывать информацию; вырабатывать и принимать управленческие решения; выдавать воздействия на объект управления; контролировать исполнение управленческих решений.

При рассмотрении понятия  управления можно выделить три основных аспекта: содержание, организация и  технология управления.

1. Содержание управления  заключается в выявлении и  разработке основных закономерностей  управления, его принципов, методов  и путей, позволяющих наилучшим  образом достигать поставленных  целей.

Содержание управления зависит  от целей, задач и конкретных особенностей производства. От принятой технологии производства. От взаимосвязей производственных подразделений. От характера основных и оборотных фондов. От рабочей  силы и всей системы производственных отношений.

2. Организация управления  характеризуется построением рациональной  системы управления путем выделения  взаимосвязанных уровней, функций  и стадий управления.

Разрабатывается иерархическая  структура органов управления, которые  специализируются на выполнении определенных управленческих функций и наделяются правами и полномочиями для их выполнения.

3. Технология управления  представляет процесс, который  включает процедуры и действия, связанные с выполнением основных  управленческих операций.

Технологические процедуры  управления можно разделить на формализуемые, которые можно выполнять по установленным  правилам (алгоритмам) на компьютере, и  на творческие, которые выполняются  людьми (управленцами). Увязка всех элементов  технологии управления обеспечивается с помощью автоматизированной системы  управления.

Все три аспекта управления должны комплексно использоваться в  зависимости от конкретных особенностей управления.

 

 

 

1.1.2 Содержание понятия  «система управления» в современных  условиях

В науке управления к началу 90-х г. г. сложился определенный понятийный аппарат, позволяющий описать систему управления предприятием. Тем не менее, в отношении понятий «система управления», «организационная система управления» нет единого мнения. 
Определения этих понятий можно классифицировать следующим образом.

• Система управления — это состав и номенклатура управленческих органов и должностей. Некоторые авторы под организационной структурой понимают лишь аппарат управления предприятием
• Большинство же авторов учитывает взаимосвязи между элементами, и система управления определяется как:
• «конструкция» организационной системы, характеризующая состав, взаимосвязь звеньев управления и исполнения (объекта и субъекта управления);
• строение управляющей системы, способ ее внутренней организации, связи элементов субъекта управления между собой (порядок расположения, соподчиненность отдельных звеньев управленческого аппарата — отделов, групп, бюро), позволяющие выполнять необходимые функции управления;
• элементы системы, их связи, ее целостные свойства если они так или иначе обеспечивают устойчивое существование системы;
• состав элементов, их права, ответственность и взаимосвязи по реализации задач управления объектом;
• взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий, ответственности, а также функциональной и технологической связей, возникающих в процессах управления
• В ряде работ рассматривается понятие организационной структуры и взаимосвязь организационно-производственной и организационной структур
• Другие авторы наряду с этим считают решающим в организационной структуре информационные связи и взаимоотношения

 

  Возникновение многих из вышеуказанных определений было продиктовано конкретными историческими условиями, экономическими преобразованиями, и несмотря на произошедшие значительные изменения в экономике и политике нашей страны, в научной литературе они продолжают существовать.  

В условиях административно-командной системы стратегия развития производства определялась централизовано, и единственной функцией предприятия было выполнение этих заданий. Формирование системы управления, включая структуру органов управления, должностей, окладов, тоже происходило централизовано. Поэтому преобладающими были определения системы управления, относящиеся к первой группе.  

В 60–70-х г. г. были проведены некоторые экономические преобразования с целью дать предприятиям определенную самостоятельность; эти годы характеризуются большим разнообразием систем управления, их развитием. В литературе и методических рекомендациях обращалось внимание не только на состав и соотношение управленческих подразделений, уровней управления, но и на их взаимоотношения и согласованность действий. Именно в этот период вторая группа определений организационных систем управления стала преобладающей в научной литературе.  

Начиная с 1983–84 г. г. при проведении экономических экспериментов, которые послужили основой исследованиям форм и разнообразия организационных систем управления, основное внимание стала привлекать не сама система управления, а управление производственной структурой предприятия. В литературе стала появляться третья группа определений.  

В условиях создания рыночной экономики предприятия и их руководители получили возможность свободного выбора организационных форм и структур управления. Функции, которые ранее выполняли министерства, органы экономического управления, были переданы на более низкий уровень — уровень предприятий, которым пришлось, теперь уже самостоятельно, решать вопросы стратегии развития производства, поиска поставщиков и потребителей, формирования системы управления и пр.  

Таким образом, значительно  увеличилось количество функций, выполняемых  конкретным предприятием. Увеличение количества информации, необходимой  для эффективного управления, явилось только следствием этого. Поэтому, с моей точки зрения, рассмотрение системы управления как, прежде всего, совокупности информационных связей (четвертая группа определений) дает неполную картину сложности всей системы.

В современных условиях более адекватным было бы рассматривать систему управления не только как структуру управления, но учитывать и все возможные ее взаимосвязи, как внешние, так и внутренние, в динамике, что обеспечивает гибкость системы, способность адаптироваться к меняющимся условиям. 
  

Любое предприятие с точки зрения системного подхода представляет собой взаимодействие объекта управления и органа управления, который осуществляет воздействие на объект для достижения их общих целей, рис. 1. Объект управления — это такой результат взаимодействия элементов системы управления, который обеспечивает его эффективное функционирование. 

Для координации своей деятельности система, т. е. предприятие, использует два инструмента:

1. организационная структура предприятия — представляет собой иерархически упорядоченную совокупность всех элементов управления (должностей и подразделений), которая отражает административные связи между ними (соподчинение); организационную структуру можно оценить как относительно статическую составляющую системы управления;
2. бизнес-процессы — совокупность функций, объединенных определенным управляющим воздействием, характеризуемая в течение определенного времени фиксированным направлением связей между функциями, набором признаков, которые обозначают момент ее начала и окончания. Это динамическая характеристика управления предприятием.

 

  Процессы управления отражают взаимодействие подразделений предприятия, строятся на основе организационной структуры и должны быть закреплены в регламентирующих документах.

Между элементами системы  существуют связи:

1. прямые — Орган управления? Объект управления;
2. обратные — Объект управления? Орган управления.

 

  Следует заметить, что со стороны объекта управления существует ряд ограничений, требований, особенностей, которые необходимо учитывать. Например, численность работающих, структура кадров, уровень техники, культура предприятия, система оплаты труда, соблюдение нормы управляемости и т. п.  

Так как система является открытой, то помимо внутренних связей существует взаимодействие субъекта и объекта управления с внешней средой (потребители, поставщики, конкуренты, экономическая, политическая ситуация, уровень технологии, трудовые ресурсы, культура и т. д.).  

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений   

Взаимоотношения объекта  управления с внешней средой касаются материальной стороны. Взаимоотношения органа управления — информации.  

Предприятие не в состоянии управлять изменениями внешней среды и способно лишь приспосабливаться к ее требованиям: современные технологии, передовая техника, прибыльность, конкурентоспособность, обеспеченность ресурсами, в том числе информационными, гибкость и т. д. Поэтому в процессе управления должны учитываться и факторы внешней среды.  

Ввиду того, что имеет  место двойное воздействие на субъект управления — со стороны внешних и внутренних факторов, система управления предприятия должна быть сформирована в соответствии с их требованиями, что обеспечит ее обоснованность и эффективность.  

Таким образом, определение  системы управления предприятием как  совокупности организационной структуры  и процессов дает возможность более эффективной организации управления, адаптации к изменяющимся условиям среды.

1.1.3 Определение понятия «система».

Решение вопроса о специфических  признаках системного подхода, в  отличие от любого другого типа научного исследования, предопределяется тем, что  понимается под системой. 
Термин «система» употребляется во многих значениях, что приводит к опасности упустить основное содержание этого понятия.  
Под системой понимается: 
o «Комплекс элементов, находящихся во взаимодействии» (Л. Берталанфи); 
o «Нечто такое, что может изменяться с течением времени», «любая совокупность переменных..., свойственных реальной логике» (Р. Эшби); 
o «Множество элементов с соотношением между ними и между их атрибутами (Холл А., Фейдшин Р.)»; 
o «Совокупность элементов, организованных таким образом, что изменения, исклю-чения или введение нового элемента закономерно отражаются на остальных эле-ментах» (Топоров В.Н.); 
o «Взаимосвязь самых различных элементов», «все состоящее из связанных друг с другом частей» (С. Бир); 
o «Отображение входов и состояний объекта в выходных объекта» (М. Месарович). 
Правильно было бы сказать, что строгого, единого определения для понятия «система» в настоящее время нет.  
В первом приближении можно придерживаться нормативного понятия системы. 
Система (греч.- «составленное из частей», «соединение» от «соединяю») - объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе. 
Система есть совокупность или множество связанных между собой элементов. 
Элементы системы могут представлять собой понятия, в этом случае мы имеем дело с понятийной системой (инструмент познания). 
Элементами системы могут являться объекты (устройства) (ПК - клавиатура, мышь, монитор и т.д.). 
Элементами системы могут быть субъекты: игроки в футбольной команде, студенты в группе и т.д. 
Таким образом, система - это совокупность живых и неживых элементов либо тех и других вместе. Существует несколько десятков определений этого понятия. Их анализ показы-вает, что определение понятия система изменялось не только по форме, но и по содержанию. 
Так Л. фон Берталанфи определяет систему, как «комплекс взаимодействующих компо-нентов или как совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с дру-гом и со средой». 
Система - это полный, целостный набор элементов, взаимосвязанных между собой так, чтобы могла реализовываться функция системы. 
Отличительным (главным свойством) системы является ее целостность. Комплекс объектов, рассматриваемых в качестве системы, представляет собой некоторое единство, целостность, обладающую общими свойствами и поведением. 
Очевидно, необходимо рассматривать и связи системы с внешней средой.  
Система проявляется как целостный материальный объект, представляющий собой закономерно обусловленную совокупность функционально взаимодействующих элементов. Основные свойства системы проявляются через целостность, взаимодействие и взаимозависимость процессов преобразования вещества, энергии и информации, через ее функциональность, структуру, связи, внешнюю среду и пр. 
Как и любое фундаментальное понятие, система конкретизируется в процессе рассмотрения ее основных свойств.  
Можно выделить четыре основных свойства: 
o система есть, прежде всего, совокупность элементов, которые при определенных услови-ях могут рассматриваться как системы; 
o наличие существенных связей между элементами и (или) их свойствами, превосходящих по мощности (силе) связи этих элементов с элементами не входящими в данную систему. Под существенными связями понимаются такие, которые закономерно, с необходимостью определяют интегративные свойства системы. Указанное свойство отличает систему от простого конгломерата и выделяет ее из окружающей среды; 
o наличие определенной организации, что проявляется в системе энтропии (системе неопределенности, хаоса), системы по сравнению с энтропией системообразующих факто-ров, определяющих возможность создания системы, число существенных связей, кото-рыми может обладать элемент, число квантов пространства и времени; 
o существование интегративных свойств, т.е. присущих системе в целом, но не свойствен-ных ни одному из ее элементов в отдельности. Их наличие показывает, что свойства си-стемы хотя и зависят от свойств элементов, но не окружают их полностью. Т.е. система не сводится к простой совокупности элементов, и, расчленяя систему на отдельные ча-сти, нельзя познать все свойства системы в целом. 
 
В самом общем случае понятие «система» характеризуется: 
o наличием множества элементов; 
o наличием связей между ними; 
o целостным характером данного устройства или процесса. 
В научной литературе имеется множество определений этого понятия. В философском теоретико-познавательном смысле система есть способ мышления как способ постановки и упо-рядочения проблем. В научно-исследовательском понимании система представляет собой общую методологию исследования процессов и явлений, отнесенных к какой-либо области человеческих знаний, в качестве объекта системного анализа. В проектном понимании система представляется как методология проектирования и создания комплексов методов и средств для достижения определенной цели. В наиболее узком, инженерном смысле система понимается как взаимосвязанный набор вещей (объектов) и способов их использования для решения опреде-ленных задач. В Советском энциклопедическом словаре система определяется как множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. 
Анализируя различные взаимно дополняющие понятия системы, следует отметить, что наиболее полное определение должно включать и элементы, и связи, и свойства, и цель, и наблюдателя (исследователя), и его язык, с помощью которого отображается объект или процесс. Однако есть системы, для которых наблюдатель, исследователь очевиден, и его не надо включать в определение системы, например для некоторых технических систем. Иногда не нужно в явном виде говорить о цели. Таким образом, при исследовании с целью проектирова-ния, создания или совершенствования объектов техники нужно проанализировать ситуацию с помощью полного определения системы, а затем, выделив наиболее существенные компоненты, принять "рабочее" определение системы, которым будут пользоваться все лица, участвующие в принятии решении. Важно, чтобы в понятии "система" был отражен подход и объект исследования как к системе. Дело в том, что один и тот же объект на разных этапах его рассмотрения может быть представлен в различных аспектах, соответственно существуют и различные аспекты понятия "система": теоретико-познавательный, методологический, научно-исследовательский, проектный, инженерный, конструкторский и т.д., - вплоть до материального воплощения. 
Система представляет собой совокупность элементов (объектов, субъектов), находящихся между собой в определенной зависимости и составляющих некоторое единство (целостность), направленное на достижение определенной цели. 
Система может являться элементом другой системы более высокого порядка (надсистема) и включать в себя системы более низкого порядка (подсистемы). 
Таким образом, понятия "элемент", "подсистема", "система", "надсистема" взаимно преобразуемы: система может рассматриваться как элемент системы более высокого порядка, а элемент - как система (при углубленном анализе). 
Система может быть представлена в виде блока с неизвестной структурой и из-вестными только "входами" и "выходами" (в кибернетике и теории систем такое представление называют "черным ящиком") или в виде графических структур с не до конца выявленными элементами и существенными связями, или в виде математического описания, например в виде формул. 
В настоящее время ученые пришли к выводу, что математика неэффективна при исследовании широких проблем с множеством неопределенностей, которые характерны для исследования и разработки техники как единого целого. Вырабатывается концепция такого исследования, в котором упор делается преимущественно на разработку новых диалектических принципов научного мышления, логического анализа систем с учетом их взаимосвязей и противоречивых тенденций. При таком подходе на первый план выдвигаются не математические методы, а сама логика системного подхода, упорядочение процедуры принятия решений. И видимо, не случайно, что под системным подходом зачастую принимается некоторая совокупность системных принципов.