Виды распорядительных документов

МИНОБРНАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Восточно-Сибирский  Государственный Технологический  Университет»

(ГОУ  ВПО ВСГТУ) 

Факультет прикладной лингвистики и коммуникации

Кафедра рекламы и связей с общественностью

              

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на тему:

 Виды распорядительных документов: Приказ, общие правила оформления. Выписка из приказа. Указание. Распоряжение

(название  работы) 

Исполнитель: студент Ринчинова Саяна Баировна (ФИО) заочной формы обучения  специальности «Связи с общественностью» 350602 

Руководитель  работы:                                             Варфоломеева Ю.Н. (ФИО) 
 
 

Улан-Удэ - 2011  

  Содержание

  Стр.

  Введение…………………………………………………………………….…3

  Глава 1. Виды распорядительных документов……………………………...5

1. Приказ, общие правила оформления…………………………………….6
2. Выписка из приказа………………………………………………………11
3. Указание и распоряжение………………………………………………..13

  Глава 2. Анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Дуэт»…………………………………………………………………………….15

  2.1.Караткая  характеристика предприятия…………………………………15

  2.2. Анализ  работы с документами в ООО  «Дуэт»…………………………19

  Заключение……………………………………………………………………29

  Список  использованной литературы………………………………………...31

  Приложения 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение

     Документы сопровождают любую часть нашей  жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей  жизни.

     На  сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением  и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные  документы, устав фирмы, договора, ряд  бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных и так далее. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

     В сфере рыночной экономики очень  важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех  фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого  нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как  грамотно оснастить рабочие места  компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные  с внедрением новейший техники и  технологии в обработку передачу и хранения документов, это более  высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально  повысить производительность и качество делопроизводства.

     В данной курсовой работе будут рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

     С помощью распорядительных документов:

  ·  Совершенствуется организация управления

  · Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности

  ·  Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

     Поэтому актуальность данной темы высока, так  как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и так далее, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.

     Целью данной работы является: рассмотреть этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.

     Основные  задачи, поставленные в данной теме:

  1.  описать этапы подготовки распорядительных документов;

  2.  перечислить основные виды распорядительных документов;

  3.  предоставить примеры оформления распорядительных документов;

  4. проанализировать работу менеджера  с документами в ООО «Дуэт».

Глава 1. Виды распорядительных документов

     К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся  постановления, решения, приказы, указания. Посредством этих документов решаются важнейшие вопросы управления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять  нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции  организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для  организации исполнения постановлений, решений и приказов. Постановление  принято определять как «правовой  акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих  перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

     В итоге можно сказать:

     Распорядительные  документы необходимы для того, чтобы  регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов. С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности.

1. Приказ, общие правила оформления

     Приказ  – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

     Подготовка  приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

     Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида, документа (ПРИКАЗ), дата издания, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Оформление  основной части приказа

     Подготовка  приказа основывается на детальном  и всестороннем изучении вопроса, поскольку  содержащиеся в приказах поручения  должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми  средствами, чтобы исключить в  дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в  связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.    

 Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

     Констатирующая  часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая  часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может  печататься прописными буквами без  разрядки с новой строки с абзацем  или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п  р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных  органах исполнительной власти.

     Распорядительная  часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный  пункт. Пункты распорядительной части  приказа могут носить организационный  характер, в этом случае формулируется  только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

     Если  в распорядительной части приказа  содержатся конкретные задания, необходимо указывать:      

- наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);      

-   поручение;       

-  срок выполнения поручения.

     Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

     При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется  отдельным подпунктом. Пункт или  подпункт приказа должен содержать  только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению  отдельно.

     Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление  приложений к приказу

     При большом объеме текста в самом  приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится  в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и другие. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

... (приложение 1) ... (приложение 2) – если приложений  несколько.

     На  документе, являющемся приложением, в  правом верхнем углу первого листа  печатается слово «Приложение» с  указанием, к какому приказу или  пункту приказа оно относится.

     Если  приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем  пункте распорядительной части делается отметка: ... (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

     Отметку о приложении можно оформлять  центрованным способом или выравнивать  строки по левому краю.

Визирование и подпись

     До  представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными  должностными лицами, юристом и заместителями  руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной  справке, которая прилагается к  проекту документа, а виза дополняется  фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного  характера можно вносить непосредственно  в представленный проект документа.

     После окончательного оформления приказа  до его представления на подпись  руководителю приказ должен быть завизирован  всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.