Виды распорядительных документов

     Первый  экземпляр приказа после регистрации  подшивается в дело с приказами  по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в  день их подписания, в противном  случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

     После подписания и регистрации с приказа  снимаются копии и рассылаются  всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная  почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита  «Отметка о заверении копии». (Образец приказа смотрим в Приложении 1). 
 
 

1.2 Выписка из приказа

     В случае если приказ содержит большое  количество пунктов (касается большого количества работников), то в личное дело рекомендуется помещать выписку  из него. Выписка - это копия части  документа. Он оформляется на общем  бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов слово «выписка»  включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

     Выписка отличается от других видов копий  тем, что в ней воспроизводится  не весь текст документа, а его  часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из пяти пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два, три или четыре пункта. Порядковый номер пункта в  выписке будет соответствовать  номеру пункта в подлиннике. Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

     При оформлении выписки из приказа целиком  выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько интересующих пунктов.

     Типовой формуляр выписки из приказа по основной деятельности (см. Приложение 2) включает в себя следующие реквизиты:

• реквизиты общего бланка
• заголовок
• текст
• подпись
• заверительная надпись

Выписка из приказа по личному  составу

     В некоторых случаях по требованию сотрудника или по запросу интересующейся организации из приказа по личному  составу делают выписку.

     Составление и оформление выписки мало чем  отличается от выписки из приказа  по основной деятельности.

     В связи с отсутствием в приказе  по личному составу констатирующий части, из распорядительной выписывается нужный пункт. Дальнейшее оформление совпадает  с выпиской из приказа по основной деятельности.

     Типовая форма выписки из приказа по личному составу включает тот же состав реквизитов, что и выписка из приказа по основной деятельности. 
 
 
 
 
 
 

1.3 Указание и распоряжение

     Указание - распорядительный документ организационно-методического  характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным  с процессом исполнения приказов, инструкций и других.

     Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии..."

     Распорядительная  часть начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ". Текст может  делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения;

     В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают  должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой  указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата  А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

     Формуляр-образец  УКАЗАНИЯ (см. Приложение 3) состоит из реквизитов:

- наименование  организации (наименование министерства, ведомства,

- структурного  подразделения) - автора документа;

- наименование  вида документа - УКАЗАНИЕ;

- дата, номер (в пределах календарного  года);

- место  издания - город;

- заголовок;

- текст  (пишется через 1,5 интервала); - подпись;

- визы  или гриф согласования;

- отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело.

Распоряжение

     Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

     Распоряжения  по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера. (см. Приложение 4).

     Распоряжения  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы. Различие между ними:

1) Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ

2. Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

  Глава 2. Анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Дуэт»

  2.1.Караткая  характеристика предприятия

     Общество  с ограниченной ответственностью «Дуэт», далее по тексту Общество, учреждается и действует в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», иным действующим законодательством Российской Федерации и уставом Общества.

     ООО «Амеко»    создано      для осуществления предпринимательской деятельности и извлечения прибыли.

     Основными видами деятельности ООО «Дуэт» являются ремонт и пошив одежды, ремонт обуви.

     Место нахождения Общества: Россия, г. Улан-Удэ, ул. Бабушкина 14 б, тел: 89246543563.

     Уставной  капитал 10 000 рублей.

     В условиях рыночных отношений центр  экономической деятельности перемещается к основному звену всей экономики - производственному предприятию. Именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, выполняются общественно  необходимые работы, оказываются  необходимые услуги.

     На  предприятиях сосредотачиваются наиболее квалифицированные 
кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, снижения 
издержек           производства,          сбыта           продукции, применения высокопроизводительного оборудования и технологий. Все это требует от руководителей всех уровней глубоких экономических знаний. В условиях рыночной экономики выживает то предприятие, которое наиболее грамотно, своевременно и компетентно определяет требования рынка, организует производство продукции, пользующейся спросом, обеспечивает высоким доходом высококвалифицированных специалистов.

     ООО «Дуэт» - это обособленная специализированная организация (юридическое лицо), основанием которой является высокоорганизованный трудовой коллектив работников-профессионалов, способный с помощью имеющихся в его распоряжении средств производства из поставленного сырья и материалов изготовлять нужную потребителям продукцию. В связи с этим к важнейшим задачам ООО «Дуэт» относятся:

  - Возмещение произведенных расходов и получение дохода владельцем предприятия;

  -  Недопущение сбоев в работе предприятия, в том числе срывов поставок, выпуска недоброкачественной продукции, резкого сокращения объемов производства и доходов предприятия;

   - Обеспечение потребителей продукцией в соответствии с договорами и рыночным спросом;

  - Обеспечение нормальных условий труда (без травматизма), возможностей профессионального роста работников и своевременной полноценной зарплаты персоналу;

  -  Стабильное наращивание темпов роста объемов производства и доходов предприятия.         

    К основным функциям ООО «Тропа»  можно отнести:

  1)  Изготовление продукции в соответствии с профилем предприятия и спросом на рынке;

  2)  Обеспечение продажи и поставки продукции потребителям;

  3)  Послепродажное техническое и консультационное обслуживание продукции;

  4)  Материально-техническое обеспечение производственного персонала на предприятии;

  5)  Разработка и исполнение мероприятий по повышению качества продукции;

  6)  Снижение удельных издержек и рост объемов производства на предприятии;

  7)  Соблюдение действующих стандартов, нормативов, государственных законов и внутренних распорядительных документов.

     ООО «Дуэт» представляет собой сложный комплекс, динамизм и слаженность работы всех подразделений и служб которого обеспечивается механизмом управления. Механизм управления - это, прежде всего, иерархическая система административных органов и управленческих структур, при помощи которой согласованно решаются основные задачи предприятия и достигаются цели, стоящие перед производством, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контроль исполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всех подразделений, служб работников предприятия от рабочего до директора. Механизм управления ООО «Дуэт» включает следующие компоненты:

  -  Основные принципы и правила управления, нацеленные на решение задач, стоящих перед управляемым объектом;

  -  Функциональную структуру органов управления;

  -  Экономические и юридические законы и ограничения;

  -  Информацию, методы, правила и технические средства обработки информации.

     Функционирование  механизма управления обеспечивается администрацией ООО «Дуэт», к которой относится директор, его заместители и помощники, начальники цехов, служб, отделов и других подразделений, а также специалисты и служащие, подготавливающие для руководителей необходимую информацию и документы.  
 
 
 

  2.2. Анализ работы с документами в ООО «Дуэт»

     Документооборот в ООО «Дуэт» происходит по замкнутой цепочке. При поступлении или получении документа секретарь его регистрирует и предоставляет на резолюцию руководителю, после резолюции руководителя документы поступают к исполнителям в зависимости от рода документа, после выполнения документ поступает опять к секретарю для регистрации и отправки. Организация документооборота ООО «Дуэт» предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов, главным из которых является обеспечение оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. В ООО «Дуэт» выполняются правила обработки документов на каждом этапе движения документации. Работа с документами в ООО «Дуэт» относится к обязанностям офис –менеджмента.

     Обработка входящих документов ООО «Дуэт» проходит следующие этапы:

  -  прием и первичная обработка документов;

  -  предварительное рассмотрение и распределение;

  -  регистрация документов;

  -  рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;

  -  направление на исполнение;

  -  исполнение документов;

  -  помещение исполненного документа в дело.

     В ООО «Дуэт» документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем.

     Значительно ускорить движение документов помогает их предварительное рассмотрение, которое  проводится после первичной обработки  документов.