Персональные данные работника их защита

Довольно часто  от работника требуют сообщить исчерпывающую  информацию о его

семейном положении  и ближайших родственниках, о  жилищных условиях, состоянии

здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии

постоянной регистрации  по месту жительства и многое другое. Но такого рода

информация никаким  образом не относится к трудовой деятельности работника.

Наоборот, тем самым  работодатель переходит тонкую грань, отделяющую

персональные данные от сведений, составляющих тайну частной  жизни, личную или

семейную тайну  гражданина.

Среди документов и  материалов, содержащих информацию, необходимую

работодателю в  связи с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы, предъявляемые  при заключении трудового договора (см. ст. 65 ТК);

2) документы о  составе семьи работника, необходимые  для предоставления ему

гарантий, связанных  с выполнением семейных обязанностей;

3) документы о  состоянии здоровья работника, если в соответствии с

законодательством он должен пройти предварительный и  периодические

медицинские осмотры;

4) документы, подтверждающие  право на дополнительные гарантии  и компенсации

по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об

инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с

аварией на Чернобыльской  АЭС и др.);

5) документ о  беременности работницы и возрасте  детей для предоставления

матери установленных  законом условий труда, гарантий и компенсаций.

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ

(распоряжение) о  приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий

трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о

поощрениях и  дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период

действия трудового  договора среди персональных данных работника должна

находиться его  трудовая книжка[10].

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от

работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на

очень важное ограничение - это целевой характер использования  персональных

данных. Обработка  этого вида информации может производиться  исключительно в

целях, указанных  в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.

[11]

              Работа кадровой службы с персональными данными             

В силу специфики  своей деятельности обработкой персональных данных в

организации занимается отдел кадров. Именно здесь "оседает" весь объем

сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты

конфиденциальной  информации о работниках должны быть упорядочены, прежде

всего, в этой службе.

Правила ведения  конфиденциального делопроизводства должны применяться в

первую очередь  в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся

персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и

ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при

оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том,

какие документы  включать в состав личных дел.

Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников  должны

храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся  шкафах

или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы,

включенные в  состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из

них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные  сроки хранения и

обязательное требование по их передаче в государственные  архивы.

Отделу кадров целесообразно  вести журнал учета, в который будут заноситься

все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация

о движении документов, включенных в личные дела, и самих  личных дел. В таком

журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов

(личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых

документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего  личное дело,

обязательно сверяется  по описи наличие всех документов. Лица, получающие

документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них

пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать  документы из личного

дела или помещать в него новые.

Принципиальным  требованием правил работы с персональными  данными является

установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной

им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их

носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными

данными, должно принять  на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им

сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными,

обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно  сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей,

печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения

правил. В число  ограничений входят также запреты  на совершение определенных

действий, могущих  повлечь утрату носителей информации или разглашение

конфиденциальных  сведений, в частности, на передачу персональных данных

лицам, не имеющим  к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения

без служебной необходимости  и пр. Перечень указанных обязательств

целесообразно отразить в Положении либо должностной  инструкции специалиста.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о

неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом  тайну,

ставшую ему известной  в связи с исполнением своих  должностных обязанностей,

может быть включено в трудовой договор с таким  специалистом. В этом случае на

работодателе лежит  обязанность ознакомить работника  с локальными нормативными

актами предприятия, содержащими правила обработки  и защиты персональных

данных. Именно такая  процедура доступа может быть использована в отношении

специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение

регулярных проверок наличия документов и других носителей  информации,

содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с

ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует

полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во

многом от расстановки  и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того,

персонал - один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой

службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с

персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной

информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь  могут быть полезны

индивидуальная  беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение

юридических последствий  разглашения информации

[12].

     Общие  требования при обработке персональных  данных работника и гарантии  их

                                   защиты.                                  

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров

обеспечивается  отнесением их к служебной  тайне. Работа с персональными

данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к

обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим

конфиденциальности  персональных данных снимается в  случаях обезличивания их

или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

ѕ    документы, связанные с подбором персонала;

ѕ    документы, сопровождающие процесс оформления трудовых

правоотношений  гражданина (при решении вопросов о приеме на работу,

переводе, увольнении и т.п.);

ѕ    материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с

кандидатами на должность;

ѕ    трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения

сторон;

ѕ    подлинники и копии приказов по личному составу;

ѕ    личные дела и трудовые книжки сотрудников;

ѕ    дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

ѕ    дела, содержащие материалы по повышению квалификации и

переподготовке  сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;

ѕ    справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-

справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

ѕ    подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных

материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных

подразделений и  служб;

ѕ    копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики,

налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие

учреждения.

При работе с персональными  данными сотрудниками отделов кадров должны

соблюдаться следующие  основополагающие принципы по их защите:

·        личная ответственность руководства предприятия и работников отдела

кадров за сохранность  и конфиденциальность сведений о  работе отдела и

персональных данных, а также о носителях этой информации;

·        разбиение (дробление) персональных данных между разными

руководителями  предприятия и работниками отдела кадров;

·        наличия четкой разрешительной системы доступа руководства

предприятия и  работников отдела кадров к документам, содержащим персональные

данные;

·        проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных

документов, дел  и баз данных у работников отдела и кадровых документов в

подразделениях  предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров