Управление запасами

 

В условиях рыночной экономики  становится актуальным вопрос организации  оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов на предприятии. Решению данной проблемы в определенной степени способствует внедрение  автоматизированных систем управления предприятиями, которые позволяют  наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные  остатки). Результатом решения задачи по оперативному контролю является получение  ежедневной (недельной, декадной, месячной или иной периодичности) информации о фактическом наличии запасов  на складах предприятия и степени  их соответствия установленным нормам. Это позволяет осуществлять непрерывный  контроль за их величиной, своевременно и оперативно выявлять образование излишних остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить организацию бесперебойности функционирования потребителя.

 

Система оперативного контроля и управления представляет собой  организацию непрерывной деятельности работников отдела материально-технического снабжения, направленную на формирование производственных запасов в экономически обоснованных размерах и обеспечение  устойчивого объема и ассортимента материалов в течение всего планируемого периода для осуществления бесперебойной  работы предприятия.

 

Имеющаяся информация о движении, стоимости, сформированная нормативная  база по запасам и оборотным средствам  и т.д. по любой из применяемых  марок материалов позволяет менеджеру  оперативно управлять материальными  и финансовыми потоками на предприятии  в течение года. Данная информация позволяет решить следующий комплекс задач:

 

· выявить дефицитные позиции  материальных ресурсов;

 

· выбрать позиции материальных ресурсов, по которым сформировались излишние запасы и их можно реализовать;

 

· оценить обеспеченность запасами и их структуру;

 

· проанализировать структуру  оборотных средств на предприятии;

 

· определить, что и когда  нужно заказать, в каком объеме, даты очередных заказов на поставку материальных ресурсов (т.е. сформировать план материально-технического снабжения  на очередной месяц);

 

· определить потребность  в финансовых ресурсах для обеспечения  необходимых поставок материалов в  плановом месяце и т.д.

 

Остановимся только на некоторых  из вышеуказанных задач.

 

Пример расчета дефицитных позиций

 

Контроль осуществляется по всем маркам материальных ресурсов, применяемых на предприятии (правда, с разной периодичностью в зависимости  от важности рассматриваемого материала), а на печать выводятся данные по тем позициям, где имеет место  дефицит, т.е. уровень запаса меньше установленной нормы запаса по данной марке товара. Например, остатки  товаров, расходуемых ежедневно  и в больших количествах, должны проверяться с периодичностью один раз в неделю. Для решения нужно  по каждой марке товара определить средний остаток расходуемого запаса за определенный промежуток времени (например, за 90 или 60 предыдущих дней) и сравнить его с установленной нормой запаса по данному товару.

 

Исходной является следующая  информация:

 

установленная норма запаса по i-ой марке товара в натуральном  выражении Vi = 300 ед.;

 

индекс рассматриваемой  марки товара i;

 

средний запас i-ой марки на складе, посчитанный за 90 предыдущих дней, Zсрi = 260 ед.

 

Поскольку Zсрi < Vi, то необходимо выдать данные на печать по данной марке товара с сообщением, что по ней имеет место дефицит. Эта позиция должна быть поставлена под контроль на своевременность осуществления заказа в следующем месяце ответственным исполнителем, ведущим данную группу товаров.

 

Пример расчета даты заказа товара

 

Во всех системах управления запасами используется параметр, называемый точкой заказа - даты заказа. Это самый  нижний уровень запасов, по достижению которого необходимо организовать очередной  заказ на поставку данного материального  ресурса. Этот уровень должен быть достаточным  для удовлетворения спроса в период заготовительного цикла, т.е. времени  на оформление и оплату договора на поставку, изготовления материала у  поставщика и его доставку предприятию. Если по многолетнему опыту работы с постоянным поставщиком этот период известен (с определенным разбросом  по срокам), то задача может быть решена следующим образом.

 

Известны следующие исходные данные:

 

среднесуточный расход товара Pi = 200 ед./сутки;

 

индекс рассматриваемого товара - i;

 

дата контроля информации - 20-е число;

 

время заготовительного периода  Tзаг.i = 18 суток;

 

остаток материала на складе Zi = 5800 ед.;

 

договорная цена на поставку ci = 8500 руб./ед;

 

транзитная норма отгрузки Фтр = 68 ед.

 

Остатка товара хватит на 29 дней (n = Zi/Pi = 5800/200 = 29). Товар будет расходоваться 10 дней в текущем месяце и 19 - в следующем. С учетом продолжительности заготовительного цикла товар следует заказать 1-го числа следующего месяца (n - Tзагi =19 - 18 = 1). Не считая оплаты транспортных затрат на доставку, для обеспечения этой поставки необходимо зарезервировать оборотных средств на сумму 578000 руб. (Фтр х ci =68 * 8500 = 578000).

 

Проведя аналогичные расчеты  по всем позициям, можно определить - какие, сколько и когда нужно  заказать товары на следующий месяц, и сколько на это следует предусмотреть  оборотных средств.

 

Пример расчета обеспеченности склада запасом товара

 

Для этого нужно знать  значение запаса на конец последних  суток, среднесуточный расход данного  товара.

 

Исходные данные:

 

среднесуточный расход товара

 

Pk = 300 ед./сутки;

 

остаток товара на складе на конец предыдущих суток 

 

Zk = 9600 ед.

 

Данного товара хватит на 32 суток (Zk/Pk = 9600/300 =32).

 

6. Виды систем управления  запасами

 

Оперативные решения, касающиеся момента размещения и размера  заказа, реализуются с помощью  выбранной контрольной системы. Существует много разных типов контрольных  систем. Они реализуются в привязке к блоку прогнозирования спроса. В табл.2 приведены четыре основных типа контрольных систем: заказ фиксированного и переменного количества в сочетании  с фиксированным или переменным периодом между заказами.

 

Например, при наиболее распространенной системе (Q,R) заказывается фиксированное  количество (Q) в момент достижения запасом  точки возобновления заказа (R). При  использовании правила S,T заказ размещается через каждый T интервал времени в размере разницы между требуемым установленным уровнем (S) и текущим количеством к моменту поступления заказа. Эффективное использование любой системы требует правильного определения параметров (Q,R,S,T).

 

Системы управления запасами позволяют снизить инвестируемый  капитал, контролировать транспортные расходы и уровень обслуживания покупателей, обеспечивают лучший контроль за запасами. Даже на малых предприятиях наличие персональных компьютеров дает возможность применения рекомендуемых систем управления.

 

При компьютерной системе  поддерживается точный учет каждого  наименования, применяется либо система Q, либо T, прогнозируется спрос и  генерируются отчеты об эффективности  управления запасами.

 

7. Управление товарными  запасами

 

Управление запасами - это  балансирование между двумя целями, взаимоисключающими друг друга в  своих полярных точках: сокращение совокупных затрат, направленных на содержание запасов, и обеспечение максимальной надежности производственного процесса. Данное утверждение позволяет выделить правило управления запасами: увеличение запасов целесообразно до тех  пор, пока предполагаемая экономия превышает  затраты по содержанию дополнительных запасов и отвлечение оборотных  средств.

 

Первым шагом в управлении запасами является выделение целевых  показателей для отдельных структурных  подразделений или ответственных  лиц:

 

· минимизация суммарных  затрат, связанных с запасами (стоимость  хранения, стоимость выполнения заказа, убытки, связанные с отсутствием  необходимых товаров);

 

· ускорение оборачиваемости;

 

· снижение риска возможных  срывов производственной программы  или планов по продажам.

 

Модель управления запасами состоит из трех модулей:

 

· Построение среднесрочного (на месяц) прогноза сбыта - модуль прогноза.

 

· Текущий (ежедневный) контроль складских запасов и формирование заявок на основании «точки заказа» - модуль снабжение.

 

· Корректирование цен  на основании соответствия среднесрочного прогноза текущей ликвидности остатков и ситуации в снабжении - модуль ценообразования.

 

Первый модуль функционирует  независимо от системы корпоративного учета компании, с которой он связан посредством системы шлюзов импорта/экспорта информации. Второй и третий модуль целиком реализован в рамках системы  корпоративного учета. Взаимодействие с пользователем осуществляется посредством системы специальных  интерфейсов и отчетов. Модуль прогноза. Прогноз сбыта - прогноз расхода  каждой позиции прейскуранта на следующий  месяц в количественном выражении. Для прогноза используются аппроксимированные значения предыдущих периодов с учетом существующих тенденций поведения  прогнозируемой величины на всем промежутке 3t. Наиболее простым методом выявления  тенденций временного ряда является сглаживание его уровней. Оптимальные  результаты получаются по методу скользящей средней путем замены фактических  уровней расхода рядом средних  величин, которые рассчитываются для  интервалов фиксированной длины. Чем  продолжительнее интервал сглаживания, тем сильнее усредняется и  больше поглощается разброс. Метод  скользящей средней целесообразно  применять при незначительных колебаниях средних, а также для краткосрочного (до месяца) прогнозирования. В том  случае все данные имеют статистику данных за 2n+1 периодов, т.е. прогноз  на 1 месяц вперед необходимо рассчитывать по трем предыдущим. В случае значительного  изменения расхода в течение  периода 3t (или его разброса) следует  применять метод взвешенной скользящей средней, в которой веса подчиняются  экспоненциальному закону. По товарным позициям, имеющим устойчивый спрос (группа А) и составляющим до 60% объема продаж, прогноз по статистическому  ряду оказывается достаточно точным и не вызывает сомнений в качестве прогноза. Фактически, прогноз тем  точнее, чем дольше товар был в  продаже и чем более выражено позиционирование компании как поставщика этого товара. После завершения формирования прогноза сбыта на следующий месяц  должны быть определены среднедневной  расход и достоверность прогноза по каждой позиции прейскуранта, а  также оценена и подтверждена тенденция изменения расхода. После  утверждения прогноза сбыта он передается ответственному сотруднику отдела снабжения, который производит их анализ на соответствие текущей ситуации во взаимоотношениях компании со своими контрагентами, а  также общей товарной политики. Каждой позиции прогноза заблаговременно  должен быть сопоставлен свой поставщик, изменения поставщика от месяца к  месяцу возможно, но на прогнозируемом отрезке времен все операции по данной позиции должен производиться только через определенного в процессе прогнозирования контрагента. Если позиция заказывается одновременно у нескольких поставщиков, то в прогноз  на этапе формирования должны быть добавлены дублирующие поставщики. На следующем этапе необходимо обозначить ориентировочную цену входа на каждую позицию у обозначенного поставщика в прогнозируемом количестве. После  этого необходимо проанализировать рентабельность прогноза, сгруппировав прогнозируемые закупочные суммы по поставщикам. На этом этапе возможна смена поставщика или удаление позиции из прогноза снабжения ввиду несоответствия рентабельности общей политики компании. Время процессинга - время в днях необходимое для поступления товара в продажу от момента заявки.

 

· Минимальная сумма заявки - сумма заявки поставщику, которые  будет рентабельна для компании с точки зрения обозначенного  вида транспорта и системы скидок контрагента.

 

В случае если время процессинга разных позиций одного поставщика различаются в прогнозе необходимо разделить этого поставщика на необходимое количество групп со своим временем процессинга (индивидуально выставленным для каждой позиции временем процессинга). Минимальная сумма заявки остается единой для всей группы.

 

Также для каждой позиции  прейскуранта должны быть установлены  следующие параметры:

 

· Кратность позиции - минимальный  шаг в количестве заказываемой позиции.

 

· Объем и вес партии позиции, равной кратности.

 

На этом этапе прогноз  замораживается и вносится в систему. С этого момента он является основным документом, регламентирующим товарную политику компании. На его основании  ответственными сотрудниками отдела снабжения  должны быть достигнуты соглашения с  поставщиками.

 

Модуль снабжения

 

Модуль снабжения представляет собой систему оперативного (краткосрочного) планирования и контроля текущих  складских остатков.

 

Его работа исходит из следующих  предпосылок:

 

Максимальная ликвидность  товарного остатка по каждой позиции  не должна превышать n рабочих дня.

 

Существует запас процессинга (ЗП) для каждой позиции прейскуранта, который рассчитывается как произведение времени процессинга поставщика позиции на среднедневной расход. Под процессингом понимается максимальное время, проходящее с момента заказа до включения позиции в прайс-лист.

 

Существует страховой  запас (СЗ) для каждой позиции прейскуранта и рассчитывается в долях от запаса процессинга в зависимости от товарной группы, к которой относится позиция (АВС).

 

Максимальный размер заказа, формируемый системой, не может превышать  суммы рабочего диапазона РД (21 рабочий  день), запаса процессинга и страхового запаса. В рамках системы корпоративного учета модуль снабжения реализуется следующим образом:

 

-Ежедневно система осуществляет  перерасчет текущей ликвидности  товарного остатка по каждой  прогнозируемой позиции прейскуранта.

 

-Ежедневно ответственный  сотрудник отдела снабжения запускает  интерфейс в системе корпоративного  учета, который анализирует информацию  по каждой прогнозируемой позиции.  Если сумма остатка на складе  и товара в пути меньше суммы  страхового запаса и запаса  процессинга формируется предварительная заявка на сумму

 

-Таким образом, эта  заявка восстанавливает общую  ликвидность запаса по данной  позиции до 21 дня без учета  запаса процессинга и страхового запаса. Полученная заявка на позицию модифицируется в соответствии с параметром кратности позиции определенным для нее в системе. Ответственный сотрудник отдела снабжения анализирует выданные системой предварительные заявки и отмечает к исполнению. При наличии больших отклонений в прогнозе заявка должна быть обязательно подвергнута экспертной оценке.