Деловые совещания

 

 

Федеральное агентство Российской Федерации  по образованию

                       Тульский государственный университет

 

 

 

 

 

 

 

 

                              Контрольно-курсовая работа

                                       по теории менеджмента

                            на тему: «Деловые совещания»

 

 

 

 

 

 

                                   

 

                                                                                  Выполнил: ст.гр. 720112

                                                                              Вьюгина О.А.

                                                                             Проверил: Доможирова И.В.

 

 

 

 

                                            Тула , 2012

 

                                           Содержание

1. Введение……………………………………………………………………3
2. Деловое совещание: его понятие ,виды ,функции…………………….4-8
3. Особенности организации деловых совещаний………………………9-11
4. Основные правила проведения деловых  совещаний……………….12-15
5. Условия эффективности деловых совещаний……………………….16-17
6. Заключение………………………………………………………………18
7. Список используемой литературы………………………………………19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Введение

       В наше время развито очень много различных фирм ,предприятий , учреждений, которые задействованы в различных сферах трудовой деятельности. В условиях рыночной экономики им приходится постоянно конкурировать между собой. Для того ,чтобы фирма могла удержаться на рынке прежде всего необходимо взаимопонимание между руководителем и подчиненными, которое реализуется при проведении деловых совещаний, которые играют важную роль в достижении успеха данной фирмы или предприятия.

       Сейчас проблема организации делового совещания наиболее, актуальна. Издается большое количество книг ,журналов ,статей о том ,как правильно проводить деловые совещания, от которых зависят дальнейшие отношения вашей фирмы с партнерами других фирм, и конечно же, отношения руководителя и его подчиненных. Деловое совещание показывает на сколько понимают друг друга люди проводящие его ,уровень их профессионализма, умение коллективно принимать решения.

Проблемы  ведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей.

             Цель контрольно-курсовой работы заключается в том, чтобы изучить

      само понятие деловых  совещаний,их структуру ,виды и функции. В  

     соответствии с данной целью при выполнении контрольно-курсовой

     работы   поставлены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику деловых совещаний;

2. Рассмотреть виды деловых совещаний;

3. Проанализировать особенности организации деловых совещаний.

     Объектом исследования в работе является деловое совещание.    Предмет исследования: виды ,функции и особенности организации  деловых совещаний.

            Деловое совещание: его понятие , классификация, стили

   Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

     Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации.

Для некоторых  предприятий деловое совещание  — это единственная возможность  видеть и слышать руководителей  высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание — возможность  показать свой талант менеджера.

      Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам:[1,149]

По  назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По  периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По  количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По  степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По  принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные [7, 160].

Функции совещаний:

• объединение знаний и опыта участников;
• озвучивание претензий и жалоб;
• сбор информации;
• оценка текущего состояния дел;
• предоставление информации;
• выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;
• принятие решений;
• распределение ресурсов;
• оказание влияния на политику;
• помощь в принятии стратегических решений;
• помощь в решении стратегических проблем;
• усиление кооперации и преданности работников;
• распределение обязанностей;
• согласование действий.

      Деловые совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объём работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворённости участников.

Стили делового совещания:

 Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

• Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам.
• Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.
• Ограниченное доверие – не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку.

2.Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

• Лучший способ уяснения  проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия.
• От индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены.
• Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных её членов. [ 2, 127]

Стили руководства:

Диктаторский - когда руководитель ведет совещание и фактически единственный пользуется правом голоса. Примером такого совещания может быть ознакомление с приказом, новым направлением в работе.

Автократический - руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы. Регулярное использование данного стиля способствует выработке устойчивой неприязни к руководителю.

Псевдодискуссионный -сначала руководитель или кто-либо по его поручению делает сообщение, потом проводятся прения, в которых участвуют несколько работников по выбору руководителя.

Дискуссионный характеризуется свободным обменом мнениями и выработкой общего решения.

При свободном стиле проведения совещания руководитель четко не формулирует повестку дня и решения не принимаются.

 Однако, систематическое использование какого-либо одного стиля проведения совещания негативно влияет на межличностные взаимоотношения сотрудников, статус руководителя и эффективность работы.[3 ,53]

Виды деловых совещаний :                

Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное  совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации .[4 ,257]

Совещания и собрания представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются: [4, 284]

• кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты,
• ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);
• характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются
• текущие конкретные вопросы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);
• целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям проведения выделяют следующие  типы совещаний:

• ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации); информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения);
• разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то);
• проблемное (коллективный поиск решения вопроса);
• инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и

          объяснение способа действий);

• оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодолении узких мест).

           Особенности организации деловых совещаний

    Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты.

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие).

Проведение :совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.           Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.                            При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. . Основной критерий отбора участников будущего делового совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня. [5,138]                                        После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня необходимо определить: