Функции управления

Искусство руководителя особенно наглядно проявляется в умении стимулировать  участие работников в принятии деловых  решений, что в итоге может  увеличить интеллектуальный потенциал  организации и удовлетворить  глубокую потребность личности в  самовыражении и в признании  результатов своего труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Контроль как функция управления.

 

Процесс управления протекает  в условиях постоянно изменяющейся внешней среды и характеризуется  различной степенью неопределенности. Достигло ли управляющее воздействие  поставленных целей? Нуждаются ли управленческие решения в корректировке? На эти вопросы дает ответ контроль, который осуществляется в системе управления с помощью обратных связей и обеспечивает количественную и качественную оценку труда и учет результатов деятельности организации.¹⁹

Контроль – это целенаправленные практические действия, которые позволяют  убедиться в правильности чего-либо. Такие действия не возникают сами по себе или каким-то сверхъестественным путем. Контроль осуществляют люди через  специально созданные для этого  структуры, наделенные определенными  полномочиями.

Контроль - это постоянный процесс обеспечивающий достижение цели организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объекта управления проблем и  изменений внешней среды, как на этапе подготовки, так и на этапе реализации плана. Контроль (учет, анализ) строится на системе наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям. Сущность контроля, как управленческой деятельности, заключается в фиксации состояния объекта управления в заданные моменты времени.

Эффективно организованный контроль, прежде всего, ориентирован на решение стратегических задач, на конечные результаты работы и должен быть прост, нагляден и убедителен для каждого исполнителя.²⁰

Человека окружает множество  вещей и процессов, которые являются объектами его контроля. Сюда относятся техника, технологические системы и процессы, флора, фауна, законы, решения, наказы избирателей, люди, организации и т.п. В системе управления производством объектами контроля являются народное хозяйство, отдельные его отрасли, регионы, министерства, объединения и предприятия.

Субъекты контроля так  же многочисленны и разнообразны, как и объекты контроля. Субъектами контроля являются люди, социальные институты, государство и т.п.

По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, т.е. контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп, различают контроль внутренний и внешний, общий или частный, линейный, функциональный или операционный.

Линейный контроль осуществляется директором предприятия, объединения  или начальником промышленного  объединения по отношению к предприятию, объединению, входящему в состав ВПО. В первом случае субъект контроля является внутренним, а во втором –  внешним. Эти субъекты решают общую  задачу контроля – контролируемость состояния и поведения предприятия  в целом.

Функциональному контролю подвергается не все состояние предприятия, а  только некоторую группу характеристик. Он осуществляется, например, главным  экономистом. Санэпидстанция, являющаяся внешним субъектом контроля по отношению  к данному предприятию, также  может провести функциональный контроль частного характера.

Операционный контроль –  контроль только одной какой-либо характеристики состояния и поведения предприятия. Например, соотношения темпов роста  производительности труда и  заработной платы.

Наиболее развитым типом  контроля является линейный, менее  развитым – функциональный, элементарным – операционный.

Еще один важный аспект классификации, позволяющий различать наряду с  типами контроля его конкретные виды, задан доминированием того или иного  общего метода контроля. К таким  методам контроля относятся методы: предварительного контроля; направляющего  контроля; фильтрующего и метод последующего контроля. Метод предварительного контроля используется до начала хозяйственной  операции; методы текущего, в том  числе, метод направляющего контроля (в течение всего ходя деятельности, действия, операции) и метод фильтрующего контроля приурочены к определенной дате в ходе хозяйственной операции; метод последующего (заключительного) контроля – после завершения операции.²¹

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки  для внесения коррективов в запланированные  показатели развития, как отдельных  подразделений, так и все организации. Поэтому контроль выступает одним  из главных инструментов выработки  политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации  и достижение ею намеченных целей, как  в долгосрочной перспективе, так  и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной  деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и способ выявления возможных  тенденций развития.²²

К задачам контроля относят:

• учет (сбор и систематизацию информацию о фактическом состоянии деятельности и ее результатах);
• оценка (оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление от стандартов – плановых заданий, нормативов;
• анализ (анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности);
• прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий (решений).

Значение контроля:

• завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями управления;
• производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.²³

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Координация как функция управления.

 

Одним из основных условий  успешной деятельности по достижении цели – скоординированные или согласованные действия исполнителей на этапе реализации плана. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга (создавали синергетический эффект и вели к одной цели - цели организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах). На это направлена такая организационная функция, как координация – управленческая деятельность, обеспечивающая согласованность работы всех участвующих в процессе реализации плана подразделений и отдельных исполнителей.²⁴

Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в  интересах выполнения стоящих перед  ней задач. Координация конкретно  определяет, кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в какой порядке передает собственные  результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.

В организациях, ориентированных  на долговременное функционирование, координация рассматривается как  дополнение и расширение функции  организации.

Основные приоритеты координации  – согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

Рабочая группа – это, как  правило, временный коллектив, сформированный для решения конкретной краткосрочной  проблемы с привлечением  представителей различных служб. Достоинством такой  группы является возможность ее формирования в сжатые сроки, что позволяет оперативно решать возникающие вопросы.

Координация посредством  информационных систем предполагает обмен  информацией внутри подразделений  и между ними с помощью компьютерной сети. Такая информационная система  позволяет составлять и распространять электронным способом отчеты, памятные записки, бюллетени и другие документы.

Координатор – это специальное  должностное лицо, отвечающее за координацию  деятельности различных служб. Такой  вид координации особенно эффективен при взаимодействии центральных  органов управления корпорации или  учреждения с филиалами по отдельным проблемам организации в целом.²⁵

Качественная оценка координационной  деятельности заключается в том, насколько достигнут ее конечный результат – достижение синергетического эффекта деятельности организации. Она может оцениваться двумя ступенями. Первая, низшая, ступень заключается в том, чтобы действуя совместно, исполнители хотя бы не мешали друг другу. Но при этом для достижения синергетического эффекта в ходе реализации решения руководитель будет вынужден затратить дополнительные значительные усилия для согласования усилий исполнителей. Вторая, высшая ступень, базируется на том, что основной объем работы по координации действий руководитель осуществляет на этапе подготовки. Следствием этого является достижение синергетического эффекта в результате вполне самостоятельной, без излишней опеки со стороны руководителя, деятельности исполнителей на этапе реализации решения.

Координация, как согласование действий, осуществляется по целям, задачам, месту, времени и способам выполнения задач. Координирование осуществляется непрерывно и при нарушении немедленно восстанавливается. На этом этапе координация и контроль, как функции организации, очень тесно связаны между собой. Для контроля за состоянием координации целесообразно разрабатывать план (таблицу) согласования (координации) действий.

Оперативная координация  действий состоит из этапов:

• установление причин отклонений от плановых заданий;
• корректировка действий (определение состава дополнительных работ и производственных заданий для их выполнения);
• определение резервов, выделяемых предприятием для выполнения дополнительных работ;
• уточнение распределения обязанностей и ответственности между исполнителями на различных уровнях управления в интересах устранения возникших отклонений в процессе реализации плана.

Руководитель любого уровня управления должен уметь согласовывать  действия исполнителей. Это умение считается  одним из важнейших  критериев при оценке уровня профессиональной подготовки руководителя.²⁶  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключительная  часть.

 

В данной работе были рассмотрены  основные функции управления.

Управление является самым  важным условием функционирования предприятия. Оно базируется на планировании, организации, мотивации и контроле. Изучение процесса управления с точки зрения его функций позволяет установить объемы работ по каждой из функций, определить потребность в трудовых ресурсах и в итоге сформировать структуру и организацию системы управления. Каждая управленческая функция наполнена характерным для нее объемом и содержанием работ и имеет специфическую структуру, в рамках которой она реализуется. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий.

Каждая функция менеджмента  представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы.

1. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник для вузов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 511 с.
2. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности «Менеджмент». – 2-е изд. изм. и доп. – М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА-ИНФРА.М), 2001. – 528 с.
3. 3. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с анг. – М.: Издательство «дело»,1997.—501с
4. Основы теории управления. Курс лекций/ В.А. Рязанов; под общ. ред. Н.Л. Присяжнюка. – М.: Акадекмия ГПС МЧС России, 2008. – 240 с.
5. Теория управления. Ученик. Изд. 2-е/ Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панокрухина. – М.: Изд-во РАГС, 2005 – 558 с.
6. Фомичев А.Н. Административный менеджмент: Учебное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003. – 228 с.

¹ Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности «Менеджмент». – 2-е изд. изм. и доп. – М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА-ИНФРА.М), 2001. – 528 с.