Коммуникации

       Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей: а/ прямоточность движения информации, б/ ритмичность, в/ специализация потоков информации, г/ плотность /интенсивность информационных потоков, д/ параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния:

      -взаимосвязь  и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной полсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

-иерархическую направленность движения информации;  
-направленность и виды оформления выходной информации.  
Для этой цели успешно используются информационные модели

объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления и построению информационной  
модели управления в целом для предприятия.

       Пои помощи этих моделей становится возможно:

       -анализировать плотность информационных потоков по основным каналам управления;

       -выявлять  специализацию информационных потоков для соответствующих функциональных подразделений управления;

      -определять маршрутизацию информационных потоков с указанием и устранением "узких мест" их движения.

       Пои обосновании направлений и характера движения в рамках

блоков информационного обеспечения необходимо базироваться на следующих основных принципах организации массивов информации:

       1.Принцип  объединения данных по их входимости в задачи управления; основное преимущество этого принципа заключается я том„

что исходные массивы, разработанные для систематизации и размещения переменных данных в памяти, в то же время могут служить  
в качестве рабочих массивов задач; недостаток принципа - в многократном дублировании данных между исходными массивами.

       2.Принцип объединения данных по времени их возникновения;

преимущество данного принципа заключается в отсутствии в под- 
системе информации какого-либо дублирования данных; однако трудоемкость образования Рабочих массивов задач при этом настолько  
велика, что рассматриваемый принцип может быть малоэффективным;

       3.Принцип  объединения данных по частоте обращения к ним; он также характеризуется полным отсутствием дублирования данных; организация массивов по этому принципу очень эффективна при создании информационно – поисковых систем научно – технической информации, в меньшей степени – для постановки экономических задач;

       4.Принцип  объединения данных по внутримассивным адресным связям; он широко распространен при размещении данных в оперативной памяти ЭВМ; многократное дублирование данных предопределяет низкую эффективность рассматриваемого принципа при организации исходных массивов.

       Целенаправленное  использование перечисленных принципов позволяет по-разному и наиболее эффективно организовать блоки информации. Затраты по их осуществлению достаточно велики. Как правило, они связаны с развитием технической базы процесса управления и развитием математического обеспечения. Однако часть расходов связана прямо с изменением информационного обслуживания. К ним относятся затраты:

       - на формирование информации, необходимой  определённым группам объектов, которые включают стоимость организации  запросов, трудоёмкость их удовлетворения, расходы по коммуникациям;

       - на рационализацию форм отражения  необходимой информации, прежде  всего по рационализации состава  и форм документов;

       - на организацию банков данных  в конкретных объектах или  межобъектных банков данных \отрасль,  регион и др.\

       Первая группа затрат всегда связана с совершенствованием информационного обеспечения достаточно большой группы объектов и при оценке эффективности рационализации информационно обеспечения на конкретном объекте учитывается в некоторой доле.

       Вторая  группа затрат может носить характер непосредственно объективный, групповой или общий. В последнее время сделан существенный шаг в сторону стандартизации документов, что превратило затраты по совершенствованию документов в одноразовые применительно к целым отраслям.

       Затраты на организацию  банков данных, как правило, связаны с отдельными  объектами и зависят от цели, задачи, круга принимаемых решений и структуры объекта. Однако и в этом направлении в последние годы появилось тенденция к унификации. Так сделана попытка разработки стандартов поведения, т.е. типовых информационных блоков под типичные управленческие решения. Такой подход создает реальную основу для индустриального метода проектирования информационного обеспечения: компоновка его из типовых блоков.

       Таким образом, результаты анализа информационного обеспечения системы управления оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих процессов (технологии управления), распределению состава работ по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев – по совершенствованию организационных структур управления.(Приложение 3). В тоже время анализ информационного обеспечения прямо связан с изучением состава и методов обоснования управленческих решений разного типа, т.е. с содержанием работ по управлению.  
 

2.4. Совершенствование  коммуникационного процесса в современных организациях. 

       Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениях. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

       В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых

структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

       Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению "организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

       При совершенствовании коммуникационного процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

         Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы. коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

       Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам.

       Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

       Вторая  концепция- ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

       Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.

       К основным её недостаткам относятся:

       -существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы;  
              -наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

       Достоинствами такой стратегии являются:

-рационализация  организационной структуры фирмы;

-максимальная  занятость всех работников;  
-высокий профессиональный уровень;

-интеграция  профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

       Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

       Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.

       Деловая стратегия организации и стратегия в области информационных технологий связаны таким образом. 

         
 
 
 
 
 

       Рис.4. Связь деловой стратегии  и  информационной технологии.

       Бизнес-стратегия  организации формируется путём анализа различных внутренних. и внешних входных сигналов с использованием ряда,.воэможностей для, создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей /что должно быть. сделано/ должно быть затем. переведено в решения, основанные на технологии /как потребности могут быть удовлетворены/.

       Потенциальное влияние ИС/ИТ на организацию в её деловой среде будет зависеть не только оттого, что она хочет сделать, но также оттого, что делают другие, или на что они способны.

       ИС/ИТ могут и должны быть учтены в процессе формулирования

стратегии, в условиях которой они могут содействовать деловой стратегии.

       Важнейшим условием совершенствования технологий принятия и реализации решений является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и автоматизированных систем.

       Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации имеет современная информационная технология. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется электронная почта- эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.

2.5. Расчет экономической  эффективности организации

обработки информации и коммуникационных

процессов на АО «СИГМА». 

      Экономическая эффективность от совершенствования  организации управленческого труда  рассчитывается на этапе с анализа  с целю определения целесообразности перестройки  организации труда, на этой этапе оптимизации – с целю выбора наиболее рационального варианта проектных решений /расчетная эффективность/ и, наконец, на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность. Расчет экономической эффективности необходим также для установления возможного размера одного из источников  вознаграждения за работу и внедрение НОУТ.