На настоящий  момент в отделе кадров работают три  должностных лица:

1. Начальник отдела кадров
2. Заместитель начальника отдела кадров
3. Специалист по вопросам кадров и кадровой работы

 
 
 

Начальник отдела кадров[5]

Выполняет следующие  функции:

1. Руководит работниками отдела а также структурными подразделениями (службами, группами, бюро, пр.), входящими в состав отдела кадров.
2. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных  о количественном и качественном составе кадров.
3. Организует разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия.
5. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.
6. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
7. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
8. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
9. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
10. Организует:
• Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
• Учет личного состава.
• Выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
• Хранение и заполнение трудовых книжек.
• Ведение установленной документации по кадрам.
• Подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
• Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.
• Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.
11. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.
12. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
13. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
14. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Анализирует  причины текучести кадров.
15. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
16. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Начальник отдела кадров вправе:

• Знакомиться с проектами решений директора предприятия, касающимися деятельности отдела.
• Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия.
• Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
• Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
• Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.).

Начальник отдела кадров несет ответственность:

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
• За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
• За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Заместитель начальника отдела кадров[6]

Обязан:

• Непосредственно  и  постоянно  исполнять  часть функциональных обязанностей, делегируемых ему начальником отдела, последний контролирует их качественное и своевременное выполнение.
• На  время  отсутствия начальника отдела (командировка,  отпуск,
• болезнь) исполнять   его   обязанности   в   полном   объеме   и    нести ответственность за надлежащее их исполнение.
• Выполнять отдельные служебные поручения руководителя отдела.

Заместитель начальника отдела имеет право:

• Подписывать   и   визировать   документы   в   пределах   своей компетенции.
• Знакомиться   с   проектами  решений  руководства  предприятия, касающимися деятельности отдела.
• Вносить    на    рассмотрение    руководства   предложения   по совершенствованию работы своего отдела.
• В  пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела о всех недостатках, выявленных в работе отдела,  и вносить предложения по  их устранению.
• Осуществлять  взаимодействие  с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия.
• Вносить  предложения  о  поощрении   отличившихся   работников, о наложении   взысканий   на   нарушителей  производственной  и  трудовой дисциплины.
• Требовать  от руководства предприятия (учреждения) и начальника отдела оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей  и прав.

Заместитель начальника отдела несет ответственность:

• За ненадлежащее  исполнение или неисполнение  своих должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной  инструкцией,  в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
• За  правонарушения,  совершенные в процессе осуществления своей деятельности,  в пределах,  определенных  административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• За причинение материального ущерба в  пределах,  определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Специалист  по вопросам кадров и кадровой работы[7]

На специалиста  по кадрам возлагаются следующие  функции:

• Комплектование   предприятия   кадрами   требуемых   профессий,                специальностей и квалификации.
• Изучение       и        анализ       должностной        и профессионально-квалификационной  структуры  персонала  предприятия и его подразделений.
• Взаимодействие   с  представителями  сторонних  организаций  по вопросам, входящим в его компетенцию.
• Методическое   и   информационное  обеспечение  соответствующих вопросов.
• Работа с документацией по кадрам.
• Представление установленной отчетности.

Для выполнения  возложенных  на  него  функций  специалист по кадрам

обязан:

• Выполнять   работу   по   комплектованию   предприятия  кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
• Принимать  участие  в  работе по подбору,  отбору,  расстановке кадров.
• Проводить   изучение   и   анализ: должностной     и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений; установленной документации  по учету кадров,  связанной с приемом, переводом,  трудовой  деятельностью и увольнением  работников; результатов аттестации  работников  и оценки  их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах;  подготовки предложений по замещению вакантных должностей  и созданию  резерва на выдвижение.
• Участвовать  в  изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах,  установления и  поддержания  прямых связей с  учебными  заведениями,  контактами с предприятиями аналогичного профиля.
• Принимать участие в разработке перспективных и текущих плановпо труду.
• Осуществлять  контроль  за  размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии  с полученной  в учебном заведении   профессией   и специальностью,  проведением их  стажировок, принимать участие в работе  по  адаптации вновь принятых  работников  к производственной деятельности.
• Участвовать в подготовке по  развитию  персонала,  планированию деловой карьеры,  обучению  и  повышению  квалификации кадров,  а также в оценке эффективности обучения.
• Анализировать  состояние  трудовой  дисциплины  и   выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвовать в разработке  мероприятий  по  снижению  текучести  и улучшению трудовой дисциплины.
• Контролировать своевременное  оформление  приема,  перевода  и увольнения работников,  выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и  заполнения  трудовых  книжек, подготовку документов  для  установления льгот и компенсаций,  оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам,  а также внесение соответствующей   информации   в   банк   данных   о   персонале предприятия.

Специалист по кадрам имеет право:

• Знакомиться  с  проектами  решений   руководства   предприятия, касающимися его деятельности.
• Вносить   на   рассмотрение    руководства    предложения    по совершенствованию работы,  связанной  с  обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
• Получать    от    руководителей    структурных   подразделений, специалистов информацию  и  документы  по  вопросам,   входящим   в   его компетенцию.
• Требовать от  руководства  предприятия  оказания  содействия  в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Специалист по кадрам несет ответственность:

• За  неисполнение  (ненадлежащее  исполнение)  своих должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной   инструкцией,   в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
• За совершенные  в  процессе  осуществления  своей  деятельности правонарушения - в пределах,  определенных административным,  уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• За причинение материального ущерба - в  пределах,  определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Виды  и порядок подготовки внутренней документации отдела кадров

Прием на работу.[8]

Прием на работу сотрудников - самая распространенная процедура в работе службы персонала.

Порядок оформления приема на работу (трудовых отношений) урегулирован в статье 68 ТК РФ[1]. Для соблюдения законности и максимальной защиты интересов работодателя необходимо:

• выполнять все этапы кадровой процедуры, с соблюдением сроков и правил составления документов;
• условия трудового договора должны соответствовать ст.57 ТК РФ[1] и не противоречить другим документам - коллективному договору, нормам и правилам трудового распорядка, а также другим локальным нормативным актам.

Для определения  уровня квалификации и личностных качеств  работника работодатель может использовать анкеты при приеме работника на работу. Такие анкеты заполняются собственноручно  соискателем. При заполнении анкеты работнику необходимо предоставить два вида информации - данные о себе и данные о работе, которую он хотел бы получить.

Следующим этапом может быть написание заявления  о приеме на работу. Образец такого заявления, обычно можно получить в  отделе кадров работодателя. Заявление  оформляется работником, в нем  обычно указывается должность, на которую  он претендует и дата, с которой  он может быть принят на работу. Часто  на заявлении ставится виза непосредственного  начальника о том, что он согласен с кандидатурой работника или  виза отдела безопасности.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника  под роспись с правилами внутреннего  трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором.

Прием на работу делится на:

• Прием работника на основную работу
• Прием на работу совместителя
• Прием на работу несовершеннолетнего

Увольнение

Увольнение - в  трудовом праве прекращение трудовых отношений между работником и  работодателем, как в частном, так  и в государственном секторе. В Трудовом Кодексе Российской Федерации  увольнению посвящена Глава 13 - Прекращение  трудового договора, в которой  подробно описаны все условия  и процедура увольнения работника.

При прекращении  трудовых отношений трудовой договор  подлежит расторжению. Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и  произвести расчет.

В соответствии со статьей 6 ТК РФ[1] установление порядка расторжения трудовых договоров (увольнения) относится к ведению федеральных органов государственной власти.

В статье 77 ТК РФ[1] приведен перечень общих оснований прекращения трудового договора (увольнения).

Кроме общих  оснований (ст.77 ТК РФ)[1] работник может быть уволен и по другим, дополнительным основаниям, которые предусмотрены ТК РФ (например, статьи 278, 288, 307, 312, 336 ТК РФ)[1] и иными федеральными законами.

Все основания  увольнения законодательно делятся  на несколько больших групп:

• Соглашение сторон;
• Истечение срока трудового договора;
• Расторжение трудового договора по инициативе работника;
• Расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
• Перевод работника на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
• Отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника организации;
• Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;
• Отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья;
• Отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;
• Обстоятельства, не зависящие от воли сторон;