4. Направления совершенствования  ДОУ

     Внедрение компьютерных технологий открывает  новые перспективы для высокопроизводительного  документационного обеспечения  в сфере управления.

     Возможности компьютерных технологий:

• помощь в создании документа;
• передача документа на расстоянии;
• регистрация документа;
• контроль за исполнением документа;
• сохранение документа с помощью электронного архива.

     Внедрение ПК не меняет задачи и принципы делопроизводства, а только снижает трудоемкость работы и повышает эффективность работы с документами. С помощью ПК происходит сосредоточение информации в форме, удобной не только для работы делопроизводителя, но для владения ей и анализа руководством. В любой момент руководитель организации  может получить по ПК любую деловую  информацию, касающуюся документационного  обеспечения управления. 
 
 
 
 
 
 
 

                                  Заключение

     Во  время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления в предприятиях любой  формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия  в целом. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, использование  и правильный отбор на государственное  хранение.

     Работа  любого управленческого аппарата, как  и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации  труда. Всякий процесс организации  работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной  работы.

     Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств  механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

     К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения  документации.

     Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия. 
 
 
 
 

2. Практическая  часть

     Проектирование  организационной структуры турфирмы

     Управление  – процесс сложный и емкий, требующий не только классификации  по стилям, методам, но и структуризации.  
Организационная структура управления - важное звено в научном теоретическом менеджменте. На практике применение основных типовых структур – это не только необходимость, но и неизбежность. Невозможно установить  долговременные связи с персоналом на предприятии «методом хаоса». Все требует упорядоченности и иерархичности. В условиях современности для российского малого бизнеса, когда переход к рыночному укладу в экономике  уже произошел, а понимания построения организации у многих предпринимателей еще нет, как никогда актуальным становится научный менеджмент и его основные учения, в частности его выводы о типовых организационных структурах управления. 

     Организационная структура-это упорядоченное расположение ее взаимосвязанных и взаимодействующих  элементов. Основу организационной  структуры составляет совокупность обособленных  видов деятельности, направленных на достижение тех или  иных целей  организации. Эти виды деятельности объединяются  в самостоятельные  группы и служат основой процесса департаментализации, или формирования  соответствующих подразделений, то есть официально созданных групп людей, ответственных за выполнение  определенного набора конкретных функций. Подразделения различаются статусом, числом работающих, величиной средств, которыми могут оперировать в процессе своей деятельности.

     В качестве объекта проектирования выбрана туристская фирма «Мир путешествий»

     В перечень должностей турфирмы «Мир путешествий» входит:

- генеральный  директор

 - секретарь-референт

 -консультанты:

• Юрист
• Психолог
• Экономист

-менеджер  по управлению персоналом

-менеджер  по маркетингу и рекламе

-менеджер по туроператорской работе

-менеджер  транспортного отдела

-менеджер  турагентской работе

-главный  бухгалтер

-работники  гаража

-агенты  по закупки билетов

-транспортные  агенты

-рекламные  агенты

     При организации деятельности компания «Мир путешествий» использует линейно-функциональную структуру управления.

     При  линейно-функциональной структуре  управления имеется некоторая совокупность подразделений, специализированных  на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений  в системе линейного управления. В данном случае выполнение отдельных  функций по конкретным  вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления либо исполнитель  специализирован на выполнении  отдельных видов деятельности.

     В линейно-функциональной структуре  управления вместо универсальных менеджеров, который должны осуществлять  все  функции управления, используется штат специалистов, имеющих высокую  квалификацию в узкой предметной области и  отвечающих за определенное направление 

     Достоинствами  линейно-функциональной структуры  управления являются:

-высокая  компетентность специалистов, отвечающих  за осуществление  конкретных  функций;

-освобождение  линейных менеджеров от решения   профессиональных вопросов в  конкретной предметной области;

-стандартизация, формализация и программирование  явлений и процессов;

-исключение  дублирования параллелизма в  выполнении управленческих  функций;

-уменьшение  потребности  в специалистах  широкого профиля.

     Недостатки  линейно-функциональной структуры  являются:

-наличие  двойного и более подчинения  для исполнителей и нарушения  принципа единоначалия;

-чрезмерная  заинтересованность руководителей  подразделений  в реализации  целей и задач своих подразделений;

-трудности  в поддержании постоянных взаимосвязей  между различными функциональными  службами;

-появление  тенденций чрезмерной централизации;

-длительность  процедур принятия решений;

-относительно  застывшая организационная форма,  с трудом реагирующая на изменения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Организационная структура турфирмы  «Мир путешествий » 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

К линейно-функциональной структуре предъявляются следующие  требования:

1. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях управления устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления . Норматив управляемости не превышен.
2. Оперативность. За время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений. Более глубокая подготовка решения и планов, связанная со специализацией работников. Оперативность принятия решений.
3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления. Исключение дублирование и параллелизма.
4. Экономичность. Нужный эффект от управления достигается при минимальных затратах на управленческий персонал. Уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.

                                                                                                  
 
 
 
 
 
 
 

  Таблица 1

               Штатное расписание турфирмы «Мир путешествий»